論適應(yīng)知識管理的圖書館組織文化塑造

余曉華

鄭州輕工業(yè)學院圖書館

〔河南省鄭州市 450002〕

知識管理是圖書館管理的發(fā)展方向,正日益深入到圖書館的各項變革之中,建立并逐步形成適應(yīng)知識管理的圖書館組織文化。從管理的角度來看,一個健康、積極向上的組織文化可以調(diào)動工作人員的巨大潛能,有利于圖書館的發(fā)展,使圖書館在激烈的競爭中立于不敗之地。因此,在知識經(jīng)濟時代,塑造優(yōu)秀的組織文化,充分發(fā)揮組織文化在知識管理中的作用,就成為圖書館亟待解決的一個重要問題。

一、圖書館組織文化的內(nèi)涵及結(jié)構(gòu)

圖書館組織文化,是其在整合內(nèi)部環(huán)境與適應(yīng)外部環(huán)境的過程中、在長期的生存與發(fā)展中,通過累積、凝聚與升華而逐漸形成的,是其特有的管理風格、人際關(guān)系、思想認知、行為準則、價值觀念、愿景使命、規(guī)章制度、習俗風氣、建筑樣式、服飾打扮等文化現(xiàn)象,是其價值、文明、保障措施的總和。圖書館組織文化可以劃分為物質(zhì)文化、制度文化與精神文化三個層面。物質(zhì)文化包括圖書館的館藏(紙質(zhì)書刊、各種數(shù)據(jù)庫、學科導(dǎo)航及電子圖書等)、外貌(館舍建筑風格,所處自然環(huán)境與周圍環(huán)境美化、綠化情況,內(nèi)部空間總體布局及環(huán)境治理等)、文化傳播網(wǎng)絡(luò)(自辦的宣傳欄、有線廣播、報刊及計算機網(wǎng)絡(luò)等)、設(shè)施(為其開展知識導(dǎo)航,文獻編目、查詢及借閱,管理工作等所需);制度文化包括圖書館風俗(其約定俗成、長期相沿的習慣與行為等)、一般制度(館長與工作人員的崗位責任制度,圖書館文獻資源采訪、編目、典藏與借閱制度等)、特殊制度(工作人員福利開支規(guī)定、考勤制度及圖書館會議制度等);精神文化包括圖書館宗旨(對社會的承諾及存在的價值等)、職業(yè)道德(品德、信念、技能、態(tài)度)、風氣(人際關(guān)系、精神風貌、辦事作風等)、精神(行為方式、傳統(tǒng)習慣、觀念意識等方面積極因素的提煉、培養(yǎng)與倡導(dǎo)的優(yōu)良成果)、哲學(館領(lǐng)導(dǎo)對圖書館發(fā)展戰(zhàn)略、策略與發(fā)展目標等的基本信念)、最高目標(共同追求)。物質(zhì)文化、制度文化與精神文化是緊密聯(lián)系的。物質(zhì)文化標志著一所圖書館信譽、文化魅力、服務(wù)能力、服務(wù)效果、服務(wù)風格等方面綜合實力的高低,是制度文化、精神文化的物質(zhì)基礎(chǔ);制度文化是圖書館組織文化規(guī)范性的反映,約束、規(guī)范著物質(zhì)文化、精神文化的建設(shè),是圖書館組織文化發(fā)展與強化的重要保證;精神文化既是物質(zhì)文化與制度文化的支撐,又是物質(zhì)文化與制度文化的升華和結(jié)晶,是圖書館組織文化的靈魂與核心。

二、圖書館組織文化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前,在圖書館的知識管理實踐中存在著許多問題,如缺少學習與共享的氛圍、隱性知識難以擴充、顯性知識數(shù)字化程度不夠等,其主要原因是圖書館的組織文化與知識管理活動不夠融洽。

(一)決策模式欠科學

在知識經(jīng)濟時代,我國的大多數(shù)圖書館仍然沿用金字塔式的、傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu),通過行政命令的方式與等級森嚴的組織對工作人員進行管理、任用、獎懲、績效考核與外部控制,采用層層匯報、高層決策模式進行圖書館管理。這種模式靈活性較差、比較僵化,不利于調(diào)動工作人員的積極性、創(chuàng)造力與工作熱情,無法實現(xiàn)人性化管理。

(二)學習精神較匱乏

過去,由于工作人員長期受“干好干壞一個樣,干多干少一個樣”思想的影響,逐漸形成了不思進取、安于現(xiàn)狀的意識,不想用新的理念指導(dǎo)工作,不愿改革現(xiàn)有的工作方式,不去主動學習新知識。這種落后的行為與思想不僅無法滿足知識經(jīng)濟時代社會對圖書館日益增長的文獻信息需求,而且阻礙了圖書館實施知識管理的進程。

(三)規(guī)章制度不完善

目前,在大多數(shù)圖書館的規(guī)章制度中,對于工作人員的管理,無形規(guī)范較少,有形規(guī)范較多,提升人文素質(zhì)的要求較少,加強業(yè)務(wù)工作的要求較多,忽視對工作人員行為模式的影響與共同價值觀體系的倡導(dǎo),不利于在圖書館內(nèi)形成勇于創(chuàng)新、積極工作的文化氛圍。

(四)知識共享不活躍

在圖書館傳統(tǒng)的金字塔式組織結(jié)構(gòu)下,工作人員思想相對封閉,知識共享氛圍不濃厚。一方面,工作人員認為,個人掌握的知識是其事業(yè)成功的資本,是其獲得比別人更多晉升機會、更好待遇以及做出比別人更好業(yè)績的基礎(chǔ),屬于個人的財富,不愿意與他人共享自己的知識;另一方面,大多數(shù)工作人員長期從事業(yè)務(wù)技能單一的各自部門范圍狹窄的具體工作,加之圖書館各部門之間、工作人員之間缺少必要的交流與接觸機會,勢必造成工作人員對圖書館整體工作把握與認識不足的局面。這種局面不利于圖書館知識管理的實施。

(五)人力資源不樂觀

人力資源是圖書館實施知識管理的關(guān)鍵因素。長期以來,大多數(shù)高校圖書館幾乎成了引進博士家屬的聚居地、其他部門分流人員的安置點。在吸引人才、招募人才與留住人才方面,圖書館缺乏有效的激勵機制,專業(yè)人才普遍缺乏,人力資源狀況不容樂觀。同時,一些專業(yè)人才在圖書館又不能學以致用,沒有實現(xiàn)其自我價值,沒有感受到工作帶來的成就感,沒有得到應(yīng)有的尊重與重視,對圖書館現(xiàn)狀十分不滿,他們無奈地選擇消極對待工作或跳槽,致使圖書館人力資源嚴重流失。

三、圖書館組織文化對知識管理的影響

當代美國組織理論、公共管理學領(lǐng)域的著名學者威爾遜(W ilson)認為,組織文化將使組織在內(nèi)部管理方面變得更加容易和富有成效。大量實踐也證明,一個組織創(chuàng)建、傳遞與應(yīng)用知識的能力可以依靠組織文化來提升,這是現(xiàn)代組織生存與發(fā)展的基本思路。圖書館知識管理是其以知識信息為對象,以讀者與工作人員為主體,以讀者需要與知識增值為中心,以創(chuàng)新知識與實現(xiàn)知識價值為目標的管理。優(yōu)秀的組織文化,對于構(gòu)建圖書館知識管理系統(tǒng)具有重大作用。

(一)導(dǎo)向作用

優(yōu)秀的圖書館組織文化包含著崇高的目標追求,是全體工作人員共同的價值觀念,是引導(dǎo)工作人員勇往直前的一面旗幟。優(yōu)秀的圖書館組織文化,能以完善的規(guī)章制度作為工作人員日?；拘袨榈囊?guī)范,引導(dǎo)工作人員走向正確軌道;優(yōu)秀的圖書館組織文化,能把圖書館整體的價值觀念及行為取向引導(dǎo)到圖書館的既定目標上來,指引圖書館前進;優(yōu)秀的圖書館組織文化能對工作人員的心理、性格、行為加以引導(dǎo),指導(dǎo)其始終不渝地為實現(xiàn)圖書館的目標而奮斗。

(二)規(guī)范作用

優(yōu)秀的圖書館組織文化中的道德規(guī)范、價值觀念、約定俗成的行為準則,能夠規(guī)范工作人員的言行舉止,使圖書館能夠穩(wěn)定、健康地發(fā)展。優(yōu)秀的圖書館組織文化構(gòu)成工作人員內(nèi)心的一種職業(yè)信念,促使工作人員自發(fā)、自動地為圖書館忘我工作,并奉獻自己的一切。

(三)凝聚作用

優(yōu)秀的圖書館組織文化通過珍惜工作人員的感情、尊重工作人員的價值,把工作人員團結(jié)在圖書館文化周圍,使工作人員對圖書館產(chǎn)生聚合力與歸屬感,將工作人員的命運、思想、感情與圖書館的安危緊密聯(lián)系起來,同心協(xié)力,不斷增強圖書館的核心競爭力。

(四)激勵作用

所有的工作人員都往往比較關(guān)注自身的發(fā)展空間、自身的能力發(fā)揮及自己的薪酬待遇,前兩個愿望的實現(xiàn)與圖書館組織文化密切相關(guān)。優(yōu)秀的圖書館組織文化可以創(chuàng)造一種人人受重視、人人受尊重的文化氛圍。這種良好的文化氛圍能夠最大限度地激發(fā)工作人員的創(chuàng)新能力與工作熱情,使其產(chǎn)生進取心、責任感與榮譽感,滿足其高層次需要,從而為圖書館的發(fā)展貢獻更大力量。

(五)輻射作用

優(yōu)秀的圖書館組織文化不僅會對工作人員產(chǎn)生影響與發(fā)揮作用,而且會通過宣傳、交往等渠道對社會產(chǎn)生輻射功能。隨著圖書館知名度的擴大,優(yōu)秀的圖書館組織文化必將輻射到社會的各個角落,對整個社會的價值觀產(chǎn)生深遠影響。

(六)協(xié)調(diào)作用

優(yōu)秀的圖書館組織文化會使工作人員在工作中保持共同的價值觀念與行為模式,促進工作人員之間的信任、溝通與協(xié)作,減少工作中不必要的摩擦、沖突與矛盾,確保彼此間和諧相處,提高圖書館服務(wù)質(zhì)量。

(七)塑造作用

優(yōu)秀的圖書館組織文化塑造著圖書館的形象,良好的形象是圖書館成功的重要標志。良好的形象:對內(nèi)可以激發(fā)工作人員對圖書館的榮譽感、自豪感與責任感,提高工作人員之間的相互支持感,增強工作人員的滿意度,提高圖書館的績效;對外可以提高社會對圖書館的美譽度與好感度。

(八)創(chuàng)新作用

創(chuàng)新是圖書館生存的手段與發(fā)展的關(guān)鍵。創(chuàng)建具有鮮明特色與獨特風格的優(yōu)秀圖書館組織文化,是激發(fā)工作人員創(chuàng)新精神的動力與源泉,是圖書館創(chuàng)新并在競爭中獲勝的一個重要保障,是影響圖書館知識管理實施效果的重要因素之一。

四、塑造適應(yīng)知識管理的圖書館組織文化的有效措施

(一)實行民主式德行領(lǐng)導(dǎo)

民主式德行領(lǐng)導(dǎo)要求領(lǐng)導(dǎo)者以身作則、公私分明,不斷提高其領(lǐng)導(dǎo)水平,適當改善其領(lǐng)導(dǎo)風格,努力在組織內(nèi)營造一種民主的文化氛圍。只有這樣,才能有力推動知識管理的實施。為此,圖書館館長要做到:(1)在領(lǐng)導(dǎo)風格上,館長對工作人員不宜過分求全責備,要勇于接受自己或他人因創(chuàng)新而產(chǎn)生的錯誤與失敗,只有適度地容許失敗,才能創(chuàng)建一個勇于創(chuàng)新、樂于學習的圖書館組織文化,才能增強工作人員追求新知的愿望;(2)圖書館的學習風氣、民主氛圍及工作人員的創(chuàng)新行為可能對圖書館現(xiàn)有的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威與運作方式帶來沖擊,館長要心胸開闊、勇于接受;(3)館長要身體力行,以身作則,積極參與和規(guī)劃圖書館的知識管理,注重知識在圖書館內(nèi)的應(yīng)用與傳播。

(二)重構(gòu)圖書館價值體系

圖書館價值體系的重構(gòu),要做好兩方面的工作。一方面,要以尊重工作人員為基礎(chǔ)。只有尊重工作人員才能使其釋放出創(chuàng)新精神,運用其智慧不斷開發(fā)、傳播、共享、創(chuàng)新與應(yīng)用知識,這是知識管理的關(guān)鍵與靈魂。另一方面,要以知識為重心。要自覺地把知識的生產(chǎn)、傳播、共享、創(chuàng)新與應(yīng)用作為圖書館工作的重要組成部分,改變工作人員的舊有價值觀念,建立新的價值體系。只有這樣,才能充分發(fā)揮工作人員的主觀能動性,激勵工作人員為實現(xiàn)圖書館的共同目標而努力工作。

(三)營造信任、關(guān)懷的圖書館組織文化

信任是知識共享的必要條件。工作人員之間面對面地交流,在知識轉(zhuǎn)移與創(chuàng)新過程中的重要作用是知識管理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等無法取代的。充滿信任與關(guān)懷的圖書館組織文化可以使工作人員認識到自己與圖書館是生命共同體的關(guān)系,使工作人員發(fā)自內(nèi)心地支持與擁護圖書館的知識管理。充滿信任與關(guān)懷的圖書館組織文化的營造關(guān)鍵在于:(1)館長要鼓勵工作人員之間的人際接觸(工作經(jīng)驗、技能、技巧及學習體會等的交流),發(fā)展互相信任的基礎(chǔ);(2)完善圖書館的激勵機制,使工作人員在共享知識的同時獲得圖書館的物質(zhì)和精神獎勵,體驗到知識共享給自己帶來的好處,促進知識轉(zhuǎn)移,推動工作人員與圖書館的共同發(fā)展;(3)信任與關(guān)懷要從館長、部主任做起,不能利用工作人員的知識達成個人利益,否則就破壞了互相信任的基礎(chǔ)。

(四)重構(gòu)圖書館制度文化

在知識經(jīng)濟時代,為了提高工作人員的創(chuàng)造性與積極性,滿足圖書館知識管理的要求,必須從制度層面進行文化重構(gòu),即創(chuàng)立圖書館柔性管理機制。重構(gòu)圖書館制度文化,要通過運用思想情感、道德規(guī)范、價值觀念等精神要素及微妙的文化暗示,對工作人員的內(nèi)心世界進行內(nèi)在的、隱性的管理,引導(dǎo)他們的行為取向,施行心靈塑造,開發(fā)人力資源;重構(gòu)圖書館制度文化,要以人的管理為中心,采用非強制的管理方式,通過工作人員的自我激勵與自我約束,促使工作人員為實現(xiàn)圖書館的目標而自覺奉獻其聰明才智。

(五)建立靈活、開放、自由、多元的知識溝通網(wǎng)絡(luò)

圖書館的溝通網(wǎng)絡(luò)由正式與非正式兩大類構(gòu)成。正式溝通網(wǎng)絡(luò)有助于館內(nèi)顯性知識的傳遞與共享,包括程序操作手冊、政策說明、各類統(tǒng)計分析報告、館內(nèi)專題研究或研討會報告、館務(wù)會議記錄等內(nèi)部文件。圖書館在重視發(fā)揮正式溝通網(wǎng)絡(luò)作用的同時,也不能忽視非正式溝通網(wǎng)絡(luò)(內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)等)的影響力。圖書館要重視建立靈活、開放、自由、多元的知識溝通網(wǎng)絡(luò),使工作人員的工作技能、工作技巧與工作經(jīng)驗等隱性知識在圖書館建立的信息交流平臺(以館內(nèi)計算機信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ))上得以流通,逐步在圖書館內(nèi)部形成良好的交流氣氛。同時,要為知識溝通網(wǎng)絡(luò)的運作提供必要的資源,確保工作人員之間暢通無阻地交換信息、開誠布公地分享彼此的思想與知識,充分發(fā)揮知識溝通網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新知識與傳遞隱性知識的功能。

(六)創(chuàng)建學習型組織文化

圖書館要推行知識管理,必須創(chuàng)建學習型組織文化,鼓勵工作人員創(chuàng)造與共享知識,培養(yǎng)工作人員終身學習的理念,逐步將圖書館培育成學習型組織。學習型組織所構(gòu)建的“高自主性學習意愿”的組織文化:一方面可以使工作人員充分實現(xiàn)自我,激發(fā)個人的學習潛能,充分參與圖書館的決策活動,在館領(lǐng)導(dǎo)與工作人員之間實現(xiàn)高效溝通與信息快速傳遞,形成優(yōu)秀的圖書館組織文化與圖書館氣候,從而促進圖書館的進步與創(chuàng)新;另一方面可以使圖書館以正確、快速的方式適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的變化,使經(jīng)驗與知識在圖書館充分流通,達到圖書館持續(xù)發(fā)展與順應(yīng)時代變遷的目的。

五、結(jié)束語

優(yōu)秀的圖書館組織文化建設(shè)是一個長期培育、不斷發(fā)展與逐步完善的過程。圖書館推行知識管理,必須在館內(nèi)營造信任、關(guān)懷、尊重與合作的人際關(guān)系,充分了解工作人員的心理需求,完善促進知識轉(zhuǎn)移的激勵制度,鼓勵工作人員之間工作經(jīng)驗、技能、技巧的交流,培養(yǎng)有助于知識創(chuàng)新與共享的組織文化。只有將適應(yīng)知識管理的組織文化真正融入到圖書館的管理工作之中、融入到工作人員的價值觀念及行為取向之中,知識管理的精神才能落實到實處,才能不斷提升圖書館的管理水平及文化品位,最終實現(xiàn)知識管理的目標。

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