關(guān)于企業(yè)辦公室管理協(xié)調(diào)職能的服務(wù)意識探討

趙宇超

摘 要：本文首先闡述了對辦公室協(xié)調(diào)的認識以及強化辦公室職能對于服務(wù)的意義，接著分析了如何發(fā)揮辦公室管理協(xié)調(diào)職能的服務(wù)意識， 最后對強化電力企業(yè)辦公室協(xié)調(diào)職能的思考進行了探討。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；協(xié)調(diào)職能；服務(wù)意識

引言

辦公室作為企業(yè)的樞紐，協(xié)調(diào)工作是企業(yè)工作的核心，也是體現(xiàn)企業(yè)管理和服務(wù)意識的關(guān)鍵。辦公室的協(xié)調(diào)工作主要體現(xiàn)在協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系；協(xié)調(diào)部門與部門之間的關(guān)系；協(xié)調(diào)員工與員工之間的關(guān)系以及協(xié)調(diào)與下屬之間的關(guān)系。這表明，協(xié)調(diào)是反映辦公室服務(wù)質(zhì)量和辦公室服務(wù)意識的必然和直接的聯(lián)系。

1 對辦公室協(xié)調(diào)的認識

1.1 企業(yè)上下的協(xié)調(diào)

企業(yè)之間的協(xié)調(diào)涉及到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人與各部門和基層的關(guān)系。辦公室協(xié)調(diào)的主要職責(zé)是在他們之間上傳和分發(fā)信息，上層和下層之間相互矛盾的溝通，以及問題之間的聯(lián)系。積極維護領(lǐng)導(dǎo)者與基層組織的關(guān)系和工作，加強企業(yè)職能，提高企業(yè)服務(wù)意識。

1.2 企業(yè)左右的協(xié)調(diào)

要實現(xiàn)辦公室效率的提高，實現(xiàn)辦公室管理職能和服務(wù)意識的實現(xiàn)，就必須在左右辦公室之間進行協(xié)調(diào)。做好辦公室周圍的協(xié)調(diào)工作，就是要處理好各平行部門之間的關(guān)系和矛盾，通過溝通和溝通，有效地協(xié)調(diào)和協(xié)調(diào)各部門。這樣，消除了內(nèi)部消費，解決了矛盾，平衡了雙方之間的關(guān)系，統(tǒng)一了向上的協(xié)同作用，實現(xiàn)了企業(yè)管理的效率和效率。

1.3 企業(yè)內(nèi)外的協(xié)調(diào)

企業(yè)內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)主要是調(diào)節(jié)企業(yè)與其他企業(yè)之間的關(guān)系。主要表現(xiàn)在維護企業(yè)利益的同時，與其他企業(yè)保持著良好的合作發(fā)展關(guān)系。我們要尊重企業(yè)各方面的意見，傳達各方面的建議，溝通內(nèi)部矛盾和分歧，求同存異，共同發(fā)展。我們要同企業(yè)一道，構(gòu)建和諧統(tǒng)一的發(fā)展關(guān)系，形成共同的協(xié)調(diào)發(fā)展理念。

2 強化辦公室職能對于服務(wù)的意義

2.1 能夠疏導(dǎo)企業(yè)之間的關(guān)系、緩解企業(yè)之間的矛盾

企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系，無論是通過行政手段、法律手段還是經(jīng)濟手段，往往是多種多樣、復(fù)雜的，顯然是強制性的，不能從根本上解決問題。因此，該辦公室的協(xié)調(diào)作用已經(jīng)出現(xiàn)。通過相互協(xié)商和調(diào)整，達到指導(dǎo)人際關(guān)系、澄清合理問題、溝通信息交流、反復(fù)協(xié)商討論的目的，從而體現(xiàn)了辦公室協(xié)調(diào)職能的服務(wù)意識。

2.2 能夠輔助領(lǐng)導(dǎo)部門維持企業(yè)之間的相對平衡

在當(dāng)今市場競爭日益激烈的前提下，如何構(gòu)建和諧有效的市場格局和合理有序的協(xié)調(diào)機制是當(dāng)今市場經(jīng)濟的主題。作為行政管理的基礎(chǔ)部門，辦公室要做好協(xié)調(diào)工作，積極幫助領(lǐng)導(dǎo)上傳、分發(fā)，充分發(fā)揮決策人員的作用，為領(lǐng)導(dǎo)部門提供建議。此外，辦公室還存在協(xié)調(diào)不同部門利益的問題?？梢哉{(diào)整各部門的利益損失，使企業(yè)的發(fā)展和服務(wù)更加一致和統(tǒng)一，有效促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 如何發(fā)揮辦公室管理協(xié)調(diào)職能的服務(wù)意識

3.1 協(xié)調(diào)好辦公室的內(nèi)部矛盾

辦公室的內(nèi)部協(xié)調(diào)是該辦公室履行協(xié)調(diào)職能的催化劑和接口。作為辦公室協(xié)調(diào)的基本職能，辦公室的內(nèi)部協(xié)調(diào)職能不僅要求辦公室內(nèi)各部門保持高度的凝聚力和統(tǒng)一性，但也要求辦公室工作人員及時準(zhǔn)確地完成協(xié)調(diào)任務(wù)，做好溝通、協(xié)商和調(diào)解的基本工作。其次，它還要求辦公室工作人員密切關(guān)注工作的發(fā)展和現(xiàn)狀，以便及時解決突然出現(xiàn)的矛盾。同時也要重視過境部門的配合，正確把握各過境環(huán)節(jié)的銜接，提高整體協(xié)調(diào)效率。

3.2 工作與學(xué)習(xí)做好統(tǒng)籌兼顧

在辦公室工作人員的工作過程中，學(xué)習(xí)也是至關(guān)重要的。學(xué)習(xí)不僅是工作的準(zhǔn)備和積累，也是認真工作和良好協(xié)調(diào)的前提。以身作則也是員工的一種態(tài)度。這也是一種責(zé)任和能力。因此，在協(xié)調(diào)工作的過程中，只要有利于協(xié)調(diào)職能的行使，有利于提高工作能力和水平，就能促進實際的協(xié)調(diào)工作過程，是值得學(xué)習(xí)的，這樣，知識和具體工作就可以結(jié)合起來，實踐和理論也可以結(jié)合起來。

4 強化電力企業(yè)辦公室協(xié)調(diào)職能的思考

4.1 加強重視，給予辦公室充分的權(quán)力空間

在引入一些商業(yè)政策時，領(lǐng)導(dǎo)者的意志往往占主導(dǎo)地位。在這種影響下，企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)有限，辦公室也顯得作用不大，為了改變這一現(xiàn)象，電力企業(yè)必須首先充分注意辦公室內(nèi)外協(xié)調(diào)的重要性，賦予辦公室充分的協(xié)調(diào)權(quán)力，保證辦公室在協(xié)調(diào)職能方面的權(quán)威，并允許辦公室在各部門之間進行靈活的溝通。為了發(fā)揮電力企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)、溝通和潤滑功能，能夠有效協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和決策層做出最合理的決策。

4.2 有的放矢，加強辦公室在全面協(xié)調(diào)方面的力度

辦公室應(yīng)認識到其在連接電力公司各部門和使領(lǐng)導(dǎo)層更接近基層工作人員方面的作用，并將自己視為電力公司的智囊團和優(yōu)秀工作人員。在企業(yè)內(nèi)部，有必要提出企業(yè)管理層的想法和決策，重視調(diào)度和跟蹤實施，做好及時反饋工作。對外宣傳電力企業(yè)的宏觀政策和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提高企業(yè)的社會形象和社會價值。在有針對性的情況下，通過全面協(xié)調(diào)加強電力企業(yè)辦公室，確保電力企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。在內(nèi)部和外部協(xié)調(diào)方面，辦公室應(yīng)頒布詳細的管理條例和協(xié)調(diào)規(guī)范。另一方面，它可以結(jié)合人員在設(shè)立員額方面的優(yōu)勢，讓專業(yè)人員負責(zé)專業(yè)部門的協(xié)調(diào)。

4.3 人才適崗，強化辦公室工作人員素質(zhì)能力建設(shè)

在辦公室人員素質(zhì)和能力建設(shè)方面，要確保辦公室職位與具有較強協(xié)調(diào)能力的專業(yè)行政人員相匹配。第一，對辦公室工作人員的專業(yè)知識進行評估，對工作的實際情況采取后續(xù)行動；第二，加強辦公室工作人員處理公共關(guān)系的培訓(xùn)，使他們掌握一定的社會知識和人際溝通技能；三是根據(jù)電力企業(yè)的實際情況，定期對電力行業(yè)相關(guān)政策進行補充研究。總之，在新形勢下，電力企業(yè)應(yīng)立足于發(fā)展和改革，抓緊提高企業(yè)辦公人員的綜合協(xié)調(diào)能力，使電力企業(yè)實現(xiàn)部門間的順暢溝通。

結(jié)束語

電力企業(yè)的管理是復(fù)雜的，在電力市場競爭日益激烈的背景下，電力企業(yè)應(yīng)首先發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)作用，提高電力企業(yè)的管理能力和管理水平。通過加強協(xié)調(diào)職能和積累辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)，辦公室可以靈活處理內(nèi)部和外部各類管理事務(wù)的綜合協(xié)調(diào)，為電力企業(yè)的升級改造和電力企業(yè)的潤滑奠定了基礎(chǔ)。

參考文獻

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