圖書館的團隊管理策略

■劉 龍

圖書館的團隊管理策略

■劉 龍

團隊管理是知識經濟時代管理新理念中的核心理念之一。團隊管理是將工作中相互聯系、相互依存的組織成員視為一個整體，采取更有效的合作方式來達到組織的目標，它強調的是組織的整體效應，追求的是創新、高效、綜合實力和抗風險的能力。從企業的發展角度來說，團隊的精神和力量是企業可持續發展的內在動力，是一個現代企業生存與發展必不可少的要素。從圖書館角度來看，團隊管理是一種創新，它是通過團隊成員的協作，在集體智慧的推動下，建立一種人才共享機制，求得人才利用效率最高，以實現人才資源的最優整合的一種全新的管理模式。在目前圖書館用戶需求多元化、專業化、個性化不斷加強的情況下，提升服務效率，提高圖書館的科研能力，僅憑個人智慧難以承擔讀者服務和科學研究的重任。因此，對圖書館人力資源進行有效整合，構建團隊，優化群體結構，發揮群體的智慧和力量，是圖書館求生存、求發展、求創新的要求，是提高圖書館競爭力的重要手段，更是圖書館緊跟時代步伐、與時俱進的必然選擇。

一、團隊管理在圖書館中應用的必然趨勢

1、團隊管理適應人們的心理需求，對人們的工作起到更大的激勵作用。從根本上說，人們都有一種傾向，用“他們”和“我們”的概念來看待世界，并且也十分易于為自己所屬的團隊或者群體感到驕傲。這是一種原始的動機源泉，起源于人是社會性動物這一事實，團隊工作便直接切中了這一動機。組織心理學家早已發現，一旦人們被授予某種職權，他們就會更負責任。嚴格而單調的體系會使工作者產生厭憎情緒，并一味消極被動，此外還會妨礙交流。在圖書館中施行團隊管理正是應用了這一原理。團隊工作會給人一種新生的感覺，滿足工作人員的歸屬感和成就感，而且，當人們意識到自己的努力受到贊賞時，就會更好地工作。團隊管理就是要讓每一個圖書館工作者意識到自己屬于圖書館這一團體。這種做法為人們提供一種積極的自豪感，使大家都能積極而努力地工作，調動了大家的工作積極性，圖書館的整體工作效率就能提高，圖書館的信息服務質量自然就得到了提高。

2、館員提高自身素質的迫切需要為團隊管理的應用打下基礎。美國心理學家亞布拉罕·馬斯洛認為，人最高層次的需要是自我實現的需要，這種需要就是“人希望越變越完美的欲望，人要實現他所能實現的一切的欲望”。而自我實現的需要只有在從事自己所稱職的事業中才能得到滿足。館員也希望能夠完善自我，能不斷提高自身素質。團隊工作就正好滿足了這種需要。團隊工作沒有明確的分工，對每個人都是平等的，因此對個體的工作能力也要求更高。在團隊中每個人甚至都必須是一個“完人”，必須熟悉團隊的每一項工作，必須能承擔團隊的任何工作任務，任何時刻都能夠獨擋一面。實行團隊管理，其工作人員就能得到全面的鍛煉，從而大幅度地提高個人的能力和素質，也因此滿足了館員提高自身素質的需要，其直接結果就是圖書館服務質量有明顯提高。

二、構建團隊管理的意義

團隊管理可以滿足人才本身自我實現的需求，可以給那些有才華、有能力的個體一個充分表現的機會。通過實行團隊管理，個人的能量得以激發，相關的知識和能力往往能跳躍式地向前發展，有利于不同個體和整個群體克服自身的局限和不足。

1、有利于建設優秀的圖書館文化

優秀的圖書館文化決定了圖書館未來發展的方向與潛力。優秀的圖書館文化可以保證圖書館持續、穩定、快速發展。團隊管理需要館員具有較高的心理素質，團隊管理需要圖書館的領導層具有高瞻遠矚的戰略眼光與高超的領導藝術。圖書館團隊管理可以促進優秀的圖書館文化建設，而優秀的圖書館文化也有利于團隊的生存與成長。

2、有利于圖書館的科學管理

在高校圖書館中，當工作以個體為基礎設計時，管理者往往要花去大量時間監督他們的下屬和解決下屬出現的問題，而很少有時間進行戰略思考。運用工作團隊，則能讓管理者把精力主要集中在諸如圖書館長期發展規劃等重大問題上。在高校圖書館團隊中，大都是知識型員工，他們來自不同的學科專業，他們的專長和技能是互補的，管理者所起的真正作用是充分發揮影響力，在溝通基礎上達成共識；在信任基礎上彼此之間達成承諾，尊重館員的個性發展；在自主的基礎上達成科學的管理，并為團隊建立一種創新和學習的機制。

3、有利于建立學習型的組織

就是把學習與工作系統地、持續地結合起來，以支持在個人、工作團隊及整個組織系統這三個層次上的發展。學習型組織的最大特點是：學習已成為員工、個人及部門主管和團隊等組織的共同職責，學習與工作已不可分割地聯系在一起，學習與工作中的創新已成為整個組織系統的自覺行為。能夠使整個團隊的學習和創新力始終處于一個較高的水平。通過團體學習，達到統一認識，統一奮斗目標，使團體成員分散的力量達到整合，最后達到遠遠超過個人愿望的共同愿景。

4、有利于充分滿足館員個性化的需求

隨著社會的進步以及知識型員工的增加，人們需要滿足各自的安全、地位以及自我實現等需求，人性需求表現的變化要求組織進行相應的變革。“團隊”這種新型的組織形態正是為了適應這種環境而產生的。在高校圖書館中，館員的能力有高有低，而且，每個館員擁有的能力又各不相同，團隊可以滿足館員本身自我實現的需求，可以獲得或實現安全、地位、自尊、歸屬、權力及實現目標的需要。可以給那些有才華、有能力的館員，有足夠的表現機會。通過這種有效形式展示自身才華和能力，館員的能量得以激發，相關的知識或能力往往能跳躍式地向前發展。在面臨復雜的問題時，有利于與他人在知識與認識方面的協作，有利于不同個體和整個群體克服自身的局限和認識的偏頗，從而能比較深刻地接觸到真理或揭示真理，使館員成長更快。

5、有利于增強圖書館的適應性

傳統圖書館在開展導讀、定題服務及服務態度等方面大都不盡如人意，而在讀者滿意度成為圖書館工作效果關鍵指標的今天，高校圖書館必須在服務速度、服務內容、服務方式等方面做得更快、更個性化。這就要求圖書館與讀者之間多點接觸，而且每個觸點都能對讀者需求做出完整的反應，并給讀者提供綜合解決方案，這樣的觸點不可能是個人，也不可能是只具有單一功能的某一部門，必須是集各部門功能于一體的“團隊”。圍繞信息服務、信息產品開發等組建的項目或產品開發團隊、服務團隊，都能大大增強圖書館的適應能力。

6、有利于提高圖書館的工作績效

在團隊管理中，把一些決策權下放給團隊，能使組織在做出決策方面具有更大的靈活性。團隊成員對與工作相關的問題常常要比管理者知道得更多，并且離這些問題也更近。因此，相比以個體為基礎的工作設計來說，采用團隊形式，決策常常更迅速得多。這表明，團隊是一種高效機制，通過增強協作程度，能產生很強的核心能力。圖書館隊伍是由不同專業、不同層次的個人組成，看問題的廣度要比單一性質的群體更大，同樣，由風格各異的個體組成的團隊所做出的決策要比單個個體的決策更有創意，并且，團隊的學習能力以及創新能力遠遠大于傳統的組織形式，這種能力是高校圖書館在競爭激烈的市場環境中獲取持續競爭優勢的重要因素。

7、有利于促進圖書館的轉型

團隊管理具有自我管理、集體負責的特點，團隊管理最重要的作用就在于它可以改變傳統圖書館的運作基礎以及運作方法，以適應高等教育發展和社會進步對圖書館的要求。目前，團隊的重要作用已經得到了社會各界的認可，并逐漸開始廣泛使用。在圖書館團隊管理中，地位平等，大家享有同等的發言權，更能體現民主性，提高決策的正確性。因此我們相信，團隊管理可最終改變傳統圖書館運行的基礎，并促進傳統圖書館的轉型。

8、有利于塑造團結精神

在高校圖書館里，為了確定并實現圖書館的發展目標，以團隊方式開展工作，并用一定的規范協調人們的行為和相互關系，形成一個有“戰斗力”的集體，以完成學校和社會賦予圖書館的新任務，促進圖書館員之間的合作并提高圖書館員的士氣。同時，還可創造一種增加工作滿意度的氛圍。

三、構建團隊管理的模式

1、組織學術研究群體

圖書館工作人員可根據學術研究的需要靈活地構成各種學術研究群體。例如：由學科帶頭人的引力所自然形成的服務科研群體；由課題組若干研究人員所形成的各種科研群體；由對同一學科領域感興趣而逐漸形成的各種學術沙龍群體；以友情為紐帶所組成的學術群體等。也可突破圖書館內部人員的局限，利用對文獻信息檢索、評價、利用的自身優勢及圖書館豐富資源的優勢，參與館外學術群體，發揮獨特的作用。這些群體協作是培養學術人才、深化學術研究的一種特殊土壤，它對促進和提高圖書館人員群體質量、提高服務水平具有重要意義。

2、設立工作小組或委員會

可根據工作的性質與任務，成立一些常設性工作小組或委員會，以團隊形式開展工作。根據各種不同的業務需要，設立各種委員會，使館員參與的機會更多，做得更好。團隊可以由同一部門人員組成，也可以跨部門組成，團隊把不同學科和能力的人有機結合起來，共同解決許多單憑一個人的力量無法解決的問題（參考咨詢、信息開發、多媒體技術），從而不斷提高工作質量。如香港科技大學圖書館成立了信息服務委員會、采購委員會、編目委員會、館藏發展委員會等。這是一種真正自主的團隊，它們不僅探討問題解決的方案，并且親自執行解決問題的方案，對工作承擔全部責任。

3、建立質量改進團隊

質量改進團隊通常由6—8人來自同一部門或跨部門的圖書館員組成，有時也可以包括讀者和圖書館供應者，團隊的任務主要是提出需改進的業務流程或需解決的關鍵問題，團隊成員定期聚會，利用已掌握的各種工具和技能，分析問題，解決問題。如采訪工作，可由采訪人員及服務部門骨干圈定書目，再由質量改進團隊人員（各高校學科專家，類似學報編委性質人員）審定，以提高采訪的質量。

4、構建虛擬團隊

虛擬團隊是借助計算機網絡和現代信息通訊技術，以共同目標和任務為導向，跨越空間、時間而組成的以核心團隊為中心的虛擬結合體。一般是由相當專業水平的專家組成，運用自身的知識相互協作，解決復雜問題以滿足組織需要。此柔性靈活的虛擬組織，將成為未來圖書館組織管理的重要形式。如設立虛擬參考咨詢臺，就是利用這種方式，以解決人力、物力、能力的不足。

圖書館實施團隊管理，具有以往管理方式所不具備的許多優勢，是適應時代潮流的。圖書館管理改革的真正目的在于提高圖書館的信息服務水平，促進圖書館的持續發展。團隊管理的變革，團隊精神的培育，無疑將為圖書館的發展提供真正具有活力的細胞。

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劉龍（1964.10-）男，1988年7月畢業于天津商學院管理工程系商業圖書情報專業。現在云南省大理市大理學院圖書館工作，副研究館員，主要從事圖書館人力資源管理與讀者服務工作研究，發表專業論文三十多篇。）