信息社會石化企業辦公室文書檔案管理的改革與創新

張蘭

隨著信息化技術的不斷發展與深入，我國已經進入了信息化時代，網絡和電腦技術深入到我們經濟發展的方方面面，石化企業作為我國經濟發展的重要支柱產業，提高信息化水平更是迫在眉睫。辦公室文書檔案管理對于石化企業的發展有重要作用，但是傳統的文書檔案管理工作已經不能很好的適應形勢的發展需要，因此研究石化企業辦公室文書檔案管理改革和創新有著重要的現實意義。

石化企業辦公室文書檔案管理存在的問題

石化企業的文書檔案主要包括企業各部門的文件、信息、以及對各級子公司、分公司業務部門傳達的信息；企業員工的重要檔案信息，因此文書檔案管理的重點是收集、保存資料，故它們不僅記載著企業發展的重要歷程，而且能夠最客觀的反映了企業發展中處理問題、決策問題、企業建設的各個方面的過程和取得的成果，因此對于石化企業的長期發展有重要的借鑒意義。但是傳統的文書檔案管理工作內容繁瑣、費時費力，主要存在以下以下幾個問題：

第一，文書檔案的資料管理效率和質量都比較低。石化企業是我國的重點企業，且均是集團企業，下屬大量的子公司和分公司，隨著石化企業子公司、分公司規模的不斷擴大，辦公室的文書檔案出現了沉重的庫房壓力。且石化企業的發展歷史較長，文書檔案存在著一定的自然老化現象，直接影響了文書檔案的全面性。同時，文書檔案的管理多是采用立卷整理的方式，即根據文書檔案記載的內容逐級分類、編號、確定保管期限等信息，程序較為繁瑣，管理人員工作量極大，因此文書檔案的管理效率和質量都比較低。

第二，企業內部各單位文書檔案管理的方式不相同。石化企業內部的各級子公司、分公司職能部門設置存在不相同的現象，因此各單位在文書檔案管理上選擇的方式也不相同，同時，由于子公司、分公司級別不同，其管理人員的水平也存在一定的差距，因此文書檔案管理的結果大不相同，增加了文書檔案管理的查詢難度和使用難度，對于企業的整體發展不能提供有效的借鑒作用。

第三，對于文書檔案管理的信息化缺乏整體規劃。目前，不少石化企業已經開始了信息化進程，文書檔案的管理也在一定程度上開始與計算機技術相結合，但是由于缺乏對文書檔案管理的整體規劃，使得文書檔案管理的信息化只是停留在將各種信息直接輸入電腦的水平上，沒有形成科學的管理系統。

信息社會石化企業辦公室文書檔案管理的創新

為了有效提高石化企業辦公室文書檔案管理的效率，必須要改變文書檔案管理方式，采取創新的管理模式對文書檔案進行科學管理，信息化社會的發展為石化企業的辦公室文書檔案管理提供了改革和創新的途徑，當然，文書檔案管理的信息化創新不是簡單的將文書檔案信息輸入電腦，而是一個系統化的管理過程。

第一，開發適應石化企業專用的計算機文書檔案管理系統。石油企業的文書檔案由于內容繁多，為了盡可能減少信息損失，需要大容量的文書檔案存儲空間。計算機技術提供的磁盤存儲系統或者光盤存儲系統能夠有效的解決該問題，可以有效的減輕文書檔案管理人員的工作量，從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。同時，由于石化企業作為集團企業，子公司、分公司層級較多，因此必須在網絡存儲系統的基礎之上形成完善的文書檔案管理系統，在集團總部——子公司——分公司之間建立統一的管理系統，將文書檔案管理有效的區分為三方面的內容：第一，文書處理，在各級子公司、分公司收（發）文件登記時需要將各種信息數據全部存儲至管理系統中；第二，組卷歸檔，由于文書檔案的保管期限不同，文書檔案管理系統可以根據企業內部的文書檔案的保管期限設置不同的分類代碼，按照分類代碼將文書檔案進行歸檔；第三，檔案管理，管理系統內的檔案信息必須能夠提供查詢、借閱、檢索、匯編等功能，從而使各級子公司、分公司之間能夠實現信息快速有效傳遞和共享。

第二，強化文書檔案的管理人員的信息化意識和信息化工作技能。計算機文書檔案管理系統的開發要求管理人員不僅要熟悉電子文件和電子檔案的使用，而且還必須掌握計算機系統和網絡安全的防護知識。因此文書檔案的管理人員必須要提高自身的信息化意識，從思想高度對文書檔案管理的信息化創新給予重視。

第三，文書檔案的管理工作有一定的延續性，石化企業不可能直接將現有的管理人員全部更新為信息化工作技能較高的員工，且不同企業內部的信息化管理方式存在很大的不同性，因此企業必須有計劃的、有針對性的對企業專用的計算機文書檔案管理系統進行技能培訓，從計算機技術、網絡技術、通信技術、系統應用等各個方面進行詳細講解，使文書檔案的管理人員對于企業專用的計算機文書檔案管理系統了如指掌。并且由于當今社會信息化的發展水平極快，文書檔案的管理人員必須通過自身學習，不斷關注現代科學技術在文書檔案管理工作中的應用情況，時刻創新工作思路和工作方式。當然，石化企業可以通過建立激勵機制的方式，將文書檔案管理的信息化水平作為業績考核的一個重要內容，督促工作人員不斷進步。

第四，創新文書檔案管理工作的管理制度，保證文書檔案管理工作的客觀性和保密性水平。雖然文書檔案管理在信息社會中的改革和創新能夠有效的提高工作效率，但是由于電子文件的形式不固定，且內容易于變化，這直接降低了文書檔案管理的客觀性和保密性水平，因此必須創新文書檔案管理工作的管理制度。第一，需要明確責任范圍，傳統的文書檔案管理工作的責任主要是根據文件、檔案中的蓋章或者簽字來確認。在計算機文書檔案管理系統中，不能為每一份電子文件檔案都設有蓋章或者簽字，因此，石化企業必須制定相應的工作內容分工，不僅文書檔案管理人員內部需要明確責任范圍，對于企業內部的各部門員工都必須有明確的職責權限。第二，辦公室文書檔案管理的系統要做到內、外網分離。由于文書檔案內容的特殊性，其管理工作有一定的保密性，但是由于網絡病毒等各種不安全因素的存在，計算機系統中的文書檔案很難做到絕對保密，因此，為了盡可能保證其保密性，辦公室的文書檔案管理要做到內、外網分離。通過IP地址、防火墻認證等措施保護文書檔案管理的安全。

總而言之，在信息社會中，石化企業文書檔案管理工作改革和創新的方向即在于實現其信息化，這樣不僅可以減低企業人力、物力和財力的花費，更可以有效的提高工作效率，使文書檔案能夠真正做到體現企業歷史、服務企業管理、促進企業發展的作用。當然，由于各級分公司、子公司之間的信息化水平有一定的差距，石化企業作為集團發展企業，必須從企業整體規劃的角度出發，從集團的長遠發展制定文書檔案管理的信息化發展工作，使企業經營管理的信息化、辦公的自動化、文書檔案管理的信息化能夠相互輔助，實現集團內部、各子公司、分公司內部信息資源共享，最大限度地支持石化企業的經營發展。（作者供職于新疆獨山子石化公司）