企業辦公室工作中的精細化管理

陳宏偉

企業辦公室工作的精細化管理，就是按照精細的要求對工作進行明確的分工，將企業辦公室崗位落實下來，責任到每一個員工，注重工作中的薄弱環節，實施精細化的管理工作。辦公室工作的精細化管理有利于辦公室人員提高其工作效率，有利于促進整體組織目標的更好完成，促進企業目標的實現。

精細化管理的內涵

精細化管理源于發達國家的企業管理理念，是現代企業管理的必然要求，也是一種最大限度減少資源損耗，降低管理成本的管理方式。精細化管理要求管理責任的具體化和明確化，要求每一個工作人員都要把工作做到位，及時檢查，發現問題并及時糾正。精細化管理就是以最經濟的方式，實現管理上的可持續發展。服務是企業辦公室在管理中的最大體現，因此，只有將小事做好，將平常事做出色，才能保證整個企業的正常運行和發展，細節決定成敗。

精細化管理的原則

數據化原則。企業辦公室管理要遵循嚴謹的原則，而嚴謹來自于詳實的資料與數據，只有切實的數據才對員工具有說服力，才能讓員工明白做的是否正確，做到了何種程度，也能夠使企業明白如何分配資源和使用設備，查找出計劃和實際完成工作的差距，找出管理中的不足，以便進行調整。

可操作性原則。企業辦公室工作規則制定以后，就要實施規則的操作和檢查，在具體的工作中，規則應當發揮實際的作用，而不是做表面文章。在企業辦公室工作中，應當把規則考慮得盡量詳細，使其容易操作和執行。在表述上也要減少無關的廢話，做到直奔主題，明確細則。

人性化原則。雖然精細化管理需要相應的制度，但是也要堅持以人為本的思想，在管理上考慮實際情況，通過對員工進行有效的約束和鼓勵，來促進員工最大限度地發揮工作積極性和主動性，最大程度地提高工作效率。

工作鏈原則。 企業辦公室的每一項工作和任務都應該有一定明確的工作鏈，在平時的工作中，應當繪制工作流程圖，做好過程控制，使每一個工作環節都能夠精細化，保證企業辦公室的整體管理水平，達到精細化管理的目標。

精益求精原則。注意在工作中創新管理的思路和觀念，樹立精益求精的嚴謹作風，培養員工的責任感和細致精神，不斷促進員工的工作改善和管理改進。

簡潔性考核原則。辦公室工作目標的量化和具體化要采取科學簡潔的方法，并針對不容易量化的目標任務，聯系實際認定邊界考核條件，以減少不確定因素的影響。

為什么企業辦公室要實施精細化管理

企業辦公室作為一個企業的綜合性部門，是企業內部行政管理和事務性管理的重要組成部分，隨著社會競爭的加強和企業的不斷發展，企業辦公室的工作也面臨著前所未有的挑戰。因此，辦公室工作的管理應該與時俱進，在管理的觀念和模式上都要采取更加適合、更加科學的。只有通過科學化、精細化的管理，才能全面提升企業辦公室的工作水平，更好地發揮辦公室的服務功能，促進企業的整體發展。精細化管理對于企業辦公室工作有著很大意義，也是提高辦公室管理效率的有效方式。

企業辦公室的主要職能有政務決策、事務管理、服務基層、服務中心工作等等，看似是各種繁雜的工作，其實占有非常重要的地位。企業辦公室職能發揮的狀況直接影響著企業的整體工作成效。據有關調查，最近幾年我國企業辦公室參與政務和搞好服務的工作水平都得到了一定提高，但是也存在一些問題和不足。其中，工作流程不夠精細是很多企業辦公室工作的共同缺陷，這直接導致了崗責體系不全，責任不能落實到位，工作效率也由此不能提高。因此，企業辦公室工作應該做到精細化管理，科學化管理。

如何實施精細化管理

企業辦公室工作的精細化管理是提高辦公室整體管理水平的重要途徑，要做好辦公室管理精細化，就要從管理觀念、崗位設置、規章制度、績效評價、人員素質等方面做起，人之對待每一個方面的建設與工作，全面實現企業辦公室工作的精細化管理。

管理觀念。建立科學的、與時俱進的管理觀念，圍繞企業發展來進行管理，為領導決策與基層工作服務。注重辦公室職能的轉變和執行能力的增強，同時，不可忽視工作中的細節問題。

人員培養。企業辦公室的精細化管理的關鍵在于人，也就是說，要提高辦公室干部隊伍的管理能力。加強企業辦公室管理人員的作風建設和素質培養，有利于推進辦公室工作的科學化管理。辦公室工作的綜合性很強，要求相關人員不僅要具備過硬的理論水平，還需要較強的實際操作能力，因此，要加強辦公室人員的學習和素質培養。

流程設置。明確各自的職責。企業辦公室要分解工作內容，優化工作流程，引導員工按照規章制度開展工作，不越位，不缺位。在工作中還要建立監督與管理體系，例如調查研究、檔案管理、信訪、值班等工作，以確保工作環節順暢，員工能夠按規章辦事。另外，還要做好相關協調工作，各個部門積極配合，將工作做好。

考核評價。崗位責任的落實需要依靠科學的考核評價體系，否則，崗位職責也形同虛設，互相推脫責任的現象也將出現。只有進行嚴格的監督與考核評價，才能使辦公室的各項規章制度得以貫徹執行，促進辦公室工作的科學、精細化管理。要保證企業辦公室精細化管理有效實施，就必須認真檢查實施效果，并建立回饋機制，以便及時發現實施過程中的問題，加以改善和提高。當然，考核內容和標準要科學化，要盡可能量化。可以運用多種多樣的考核方式來反應真實客觀的情況。辦公室要努力形成精細文化，讓每一位員工在工作過程中樹立起精細化的意識。

運用科學技術。 企業辦公室精細化管理會產生大量的信息和數據，還要時常面對資料的收集整理、加工分析等工作，這就要求促進辦公室的信息化水平。因此，辦公室管理工作也不能繼續停留在以前的水平，加快信息化建設的腳步是現代辦公室管理的必然趨勢，也是提高辦公效率，降低管理成本的有效措施。科學、準確的辦公程序也促進了辦公室工作的精細化管理。

不斷創新。在辦公室管理中，規范性方法是基本的、不可或缺的要求和手段，然而在規范性的基礎上有所創新，才能夠更好地切合實際情況，提高管理水平。創新的關鍵在于細節，辦公室工作的不斷改善可以通過對每一個細節的不斷改善來實現，從而也可以取得巨大的成效。因此，細節創新是辦公室管理創新的方向和動力，同時，注重細節的創新也是精細化管理的重要表現。

企業辦公室精細化管理是一種科學的管理理念與管理技術，它全面落實了科學發展觀，圍繞企業的中心工作，把握企業辦公室工作的內在規律，推進管理創新，實現工作流程的優化以及制度的科學嚴密。精細化管理是提高企業辦公室工作水平的重要保障，有利于制度的完善性，有利于考核評價的科學性，還有利于工作責任的落實。因此，企業辦公室工作中的精細化管理是具有客觀必要性的。（作者供職于寧夏電力公司寧東供電局）