關于做好高校教學秘書工作的幾點思考

羅笑芳

（閩西職業技術學院 文化傳播系，福建 龍巖 364021）

關于做好高校教學秘書工作的幾點思考

羅笑芳

（閩西職業技術學院 文化傳播系，福建 龍巖 364021）

教學秘書是高校教學管理中最基礎的一支隊伍，在教學秩序和教學改革的突破方面有著不可替代的重要作用。本文從教學秘書工作的職責出發，分析闡述了做好高校教學秘書工作需要具備的素質要求和能力結構。

高校教學秘書 素質要求 能力結構

教學秘書工作是高校工作的一個重要環節，是連接學校教學教務管理與系級教學工作的橋梁和紐帶。高校教學秘書是各系教學主任的助手，是學生們的良師益友，是領導和一線教師之間的樞紐，是與其他教學單位直接對話的代言人。教學秘書必須通過不斷的分析判斷和勤奮思考才能營造一個良好的教學環境，才能使各教學活動有序地進行，也才能完成提高教學質量的歷史使命。我結合自己幾年來的工作體會，對如何做好這個角色進行了總結和思考。

一、教學秘書要有充分的為教學服務的意識和良好心態

教學秘書的宗旨是為教學服務、為教師服務、為學生服務，這是教學秘書一切工作的出發點和歸宿。教學秘書服務的對象是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、學歷、地域等均有所不同，面對性格迥異、受教育程度、生活環境不同的教師和學生，教學秘書的服務對象有特殊性，服務的難度加大。由于教師和學生是學校的主體，因此，教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務。新型的管理，人是管理的主體，即管理方與管理相對方均是管理主體，絕不應將管理相對方視為管理對象或客體。［1］

二、教學秘書工作強調協調、合理地安排教學工作

在教學管理的整個過程中掌握好協調藝術，是教學秘書做好工作的關鍵所在，所以教學秘書要經常與各相關管理部門保持密切聯系，及時進行溝通。［2］因此，在教學管理中，教學秘書還應該處理好“四個關系”。

1.與教學主管領導的關系。主管領導對教學工作的領導要靠教學秘書的具體工作去實現。這里領導者同教學秘書的相互配合默契、職能互補顯得非常重要。一方面，領導者要幫助教學秘書解決教學管理中的具體矛盾，對秘書的建議冷靜分析，主動聽取合理的意見，支持秘書的工作，做秘書的后盾。另一方面，教學秘書要充分發揮主觀能動性，積極地做好工作，對于工作中的問題，要主動取得領導的支持，并給予及時的處理和解決，對于上級主管部門布置的有關工作事項要及時向領導匯報，要始終與領導者取得密切的聯系，在本職工作范圍內創造性地開展工作。總的原則是以事業為重，從工作出發，從領導與被領導的地位出發，對正職和副職領導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協助。

2.與教研室教師的關系。在教學管理過程中有很多工作要經常同教研室老師取得聯系，并依靠他們去落實。因此，教學秘書要主動聽取教研室老師對教學管理工作的意見和建議，協調各教研室相互之間的關系，及時解決教研室老師提出的有關問題，不能協調處理的有關問題要及時向系領導匯報，以求解決。教師是教學活動的主導，教學秘書是教學管理工作的組織者。“管理就是服務”，教學秘書要有強烈的服務意識，為教師的教學科研服務。教學秘書與教師接觸頻繁，負責征訂教材，核對教學任務，督促教師上交教學大綱和成績單等，核對教師工作量，調課、補課、監考人員的落實，期中教學質量檢查，期末考試日程安排等工作。教師與教學秘書作為教學工作的實現者和管理者，二者之間幾乎沒有一天不聯系。教學秘書要及時督促教師完成每項教學任務，要堅守服務信念，服務教師而不是管理教師，端正態度是與教師建立良好溝通的第一步，只有取得教師的理解與支持，教學秘書的工作才能持續有效地開展。

3.同廣大教師和學生的關系。教學秘書要尊重老師，關心愛護學生；要善于聽取老師的意見，做學生的知心朋友，熱情處理和及時解決教師及學生教學和學習中的有關具體問題。教學包括教與學，學生是教學活動的主體。教學秘書在工作中面對的另一大對象就是學生。教育工作要圍繞“一切為了學生，為了一切學生”的目標來進行，教務工作也是如此，因此教學秘書的工作不能脫離這個方向，也要服務于學生。教學秘書的大部分工作都是面對學生，如組織各類考試、調課、補課、補考和重修的安排、學籍管理、成績管理，等等。每一項工作都與學生的切身利益息息相關，不可馬虎大意，必須具有高度的責任心和責任感。面對學生的同時，不可避免地要與學生家長打交道，個別學生或家長可能把社會上的不良風氣帶到學校，這就要求教學秘書要有嚴格的組織紀律性，做到不該說的話不說，不該做的事不做，不弄虛作假，不感情用事，堅持原則，做到公正、嚴謹。同時教學秘書對學生還具有榜樣示范的作用，教學秘書的工作態度、一言一行對學生都起著言傳身教的作用，因此，在教務員工作中要做到以身作則，為人師表，既要嚴格管理，又要理解關心學生，在與學生之間構建一座心靈溝通的橋梁。

4.各專業之間的關系。現代社會各學科越來越向綜合化發展，這樣就形成學科之間的交叉，因此，在教學管理中，各專業教師互相交叉任課，甚至課程之間交叉現象很多，這就對教學管理工作提出了新的要求。教學秘書要了解、熟悉各有關專業的基本情況，協調好各專業教學中的關系。教學秘書與各專業（系）之間的聯系主要表現為各專業（系）的教學秘書之間的橫向協調。同時教學秘書的工作具有相似性，工作內容大致相同，教學秘書在工作中難免會遇到困難或挫折，這時可以向其他教學秘書咨詢或者尋求幫助。加強溝通，互幫互助，在教學秘書之間建立團結協作的良好關系，有利于營造教學秘書工作良好的工作氛圍。

在處理以上四個關系的過程中，教學秘書要特別重視各項具體事務的協調，要掌握協調的方法。如“明”協調、“暗”協調。所謂“明”協調，就是利用各種會議形式和其他公共場合進行協商對話，把問題擺在桌面上，當面協商解決，以達到協調目的；而“暗”協調，就是利用非正式場合進行協調，對矛盾比較尖銳復雜，不宜公開協調的問題，暗中周旋。“暗”協調主要是靠秘書在暗中穿針引線，疏通關系，化解矛盾。“暗”協調用得好，就可能起到“明”協調所起不到的作用。

三、教學秘書應注重自身整體素質的提高，重視繼續教育

高校教學秘書應強化學習意識，養成不斷學習的習慣，這樣才能使自身的綜合素質得到不斷提高，才能真正勝任教學秘書工作。一個稱職的、成功的教學秘書應是“通才”和“雜家”，不僅要學習專業知識，而且要學習輔助管理知識，更應該不斷調整、更新知識結構，增強表達能力、參謀能力和記憶能力，這樣才能與科技發展的速度同步。教學秘書應該系統地學習各種有關高等教育管理知識，如教育管理學、教育心理學、教育哲學、高等教育學，等等，加強理論研究，提高創新能力、文化素質和業務素質，使個人素質顯著提高。定期或不定期參加有關教學管理方面的培訓班或研討會，學習、交流教學管理工作的經驗，取長補短，以不斷提高業務水平。

四、高校教學秘書必須學會科學管理，提高創新能力

教學秘書的日常工作主要分為三大部分：一是各類教學文件的存檔管理；二是日常教學工作的運行管理；三是教學質量的監督管理。這不僅要求教學秘書能夠使用一些先進的儀器設備如計算機網絡及許多相應教務教學軟件等，而且要學會科學化的管理模式。一些文字資料的存檔是檢驗教學秘書基本功的尺子，在許多新建的院校中，學科專業的發展規劃、教學計劃和培養目標是學院的指導性文件，教學秘書對這些文件一定要吃透，把它作為日常工作的指南，這樣對于這許許多多的教學資料在吃透的基礎上再進行分類存檔就會得心應手了。此外，在做這項工作的時候還要注意完整性、規范性。所謂完整性就是指教學文件必須具備它的基本要素和連貫性，否則就會失去其應有的價值。規范性是指資料必須符合學校的要求，如紙型、字體字號、封面、備注等，這樣從表面上看很整齊，也很美觀，并便于查看。

教學秘書要更好地服務教學工作還要時刻牢記一條準則，所有工作都必須以它為向導，那就是“立足本職，開拓創新”。由于教學秘書工作繁雜，如果不理出一套切實可行、簡單適用的工作方法，就會整天被各種事情所累。所以，教學秘書要勤于在工作中學習、總結，充分發揮主動性和創新性，有一定的創新能力。［2］教學秘書的創新意識，就是要創造性地貫徹教育方針和領導意圖，既尊重教育教學的客觀規律，又能突破條條框框，在看似呆板滯后的工作中尋求出新的突破，突現出新的活力。這就要求教學秘書克服因循守舊、墨守成規、按老套套辦事的習慣性心理和怕吃虧的畏難心理，主動從工作觀念、工作方法、工作手段上尋求創新，高效地為領導、教師和學生提供服務。

五、高校教學秘書要不斷提高科研能力

教育教學管理是一門學問，是一個跨管理學和教育學的學科。因此，教學管理人員既要有很強的組織管理能力，又要有較高的學術造詣和較強的研究能力。只有這樣才能按照教學和教學管理的自身規律創造性地搞好教學管理工作，從而促進教學管理工作邁向新的臺階，為培養高質量人才提供更好的保證。

隨著我國教育改革的不斷深化與拓展，高校管理不斷成熟與發展，對教學秘書的要求也越來越高。這對于教學秘書來說，既是機遇，又是挑戰。一方面，我們要善于抓住機遇，充分發揮自己的才能，在高校管理中盡自己之全力，為學院管理作出自己應有的貢獻。另一方面，也要敢于迎接挑戰，堅持學習，從全局出發，改革舊的、不合時宜的工作模式和管理方法，努力學習新知識、新觀念和新技能，不但要提高自己的業務水平，更重要的是要逐步培養和提高自己的基本能力。

［1］曹義孫.高校教學管理［M］.北京：法律出版社，1997.

［2］李文博，周燕.高校教學秘書隊伍專業化建設的思考［J］.科教文匯，2009，（1）.

［3］徐輝.創新能力在高校教學秘書工作中的重要作用.科技信息，2008，（9）.