評估之后的思考——圖書館和諧檔案管理芻議

●許惠（廈門市圖書館，福建廈門361012）

1 業務和諧——評估標準與檔案制度及日常檔案工作之間的和諧

2009年第四次省級圖書館評估定級工作完美結束。事實證明：建立起科學、規范、系統的圖書館檔案資料，是評估取得好成績的關鍵。檔案資料不僅是圖書館工作業績的真實反映，也是國家對圖書館進行評估定級的重要依據。

1.1 存在問題

評估定級所依據的《省級圖書館評估標準》（以下簡稱《評估標準》）不僅僅是對當下圖書館工作優劣評判定級的標尺，更是一種方向和指揮棒，對于做好評估定級后的圖書館工作以及4年后的下一次“迎評”工作，都有著極為重要的指導意義和啟示作用。[1]隨著新一輪評估周期的開始，如何用評估標準來規范圖書館檔案管理，如何把評估標準落實貫穿于日常檔案管理工作中，同時又能與固有的檔案制度（包括國家檔案局第8號令、廈門市《歸檔文件整理規則》實施細則等）相和諧，是擺在圖書館檔案工作者面前一項緊迫且重要的任務。今年，筆者試著將評估標準與檔案制度相結合，參照評估標準，以評估檔案的形式整理我館2009年度業務檔案，實踐中發現該方法雖有一定的科學性但也存在一些問題：

（1）評估標準與檔案制度相矛盾。目前一般采用“年度—問題—保管期限”的方法對檔案進行分類，如果“問題”的設置以評估標準中的類目來劃分，就容易造成同一問題分散在不同保管期限的多卷中，將導致每卷的檔案數量太少難以立卷。而如果把同一問題相對集中存放，就會違背《歸檔文件整理規則》的要求，出現不同保管期限的材料放同一卷里或不同問題同一佐證材料多次重復出現在多卷中等問題，違背了檔案制度唯一性原則；即使在備注中做參見，也因數量太多而顯得雜亂無章。

（2）以評估細則來指導、檢驗本部門檔案整理的意識有待加強。以往部門檔案材料的形成就是對平時工作材料的簡單收集和整理，而如果具體按評估細則所列舉的條目進行細化分類，我們就會發現仍有不少的疏忽缺漏，工作做了，但是拿不出要求的原始資料或匯總說明等。圖書館檔案資料來源于各部門的日常工作，專職檔案管理員不可能全面深入掌握各部門具體業務的開展情況，需要花費大量時間先按評估細則分類整理后，再對照逐項補缺補漏，與部門反復多次溝通核對，即便如此仍難免存在遺漏。要在每年初檔案移交后第一時間一次性向領導提交檔案材料具體的缺漏情況更是有相當難度。

（3）電子文件的檔案歸檔管理亟需規范。隨著檔案數字化的新趨勢，電子檔案已成為業務檔案乃至評估檔案的有力補充，評估細則中很多備查項，紙質檔案無法完整收錄的材料都可以電子文件的形式儲存。紙質文件歸檔經過多年的實踐已形成穩定的流程，而電子文件歸檔整理意識則相對薄弱，部門電子檔案移交時，多是一股腦打個包就發給檔案管理員，不管是否定稿、不管有無存檔價值，處理起來零亂無頭緒。

1.2 工作建議

如何將評估融入日常檔案管理中，通過評估標準審查發現問題、糾正偏差、及時補漏，同時又能兼顧檔案制度的要求，和諧共存，使檔案資料更好地為評估服務，這也是筆者在日常工作中不斷思考的問題。以下是幾點建議：

（1）以評估細則作為歸檔范圍。評估標準中的所有細則都是對圖書館業務工作的規范，是圖書館行業的標準，在檔案制度的基礎上更具針對性、更加具體化，因此，與其事后花大量時間、精力查漏補缺，不如將評估標準作為各部門業務材料歸檔范圍的參考，分放給各個部門，全員參與了解評估，發揮以綜合檔案室為中心的全館檔案管理網絡的實效作用，在日常業務工作中執行該標準，形成規范化、標準化的檔案材料，增強圖書館員的標準化意識。[2]

（2）在不與檔案制度相左的情況下，盡量按評估細則中的類目立卷。筆者認為作為單位綜合檔案管理應以嚴格遵循檔案制度為前提，從長遠來說更能充分發揮檔案職能。按“年度—問題—保管期限”的分類方法，問題的設置在不與檔案制度相左的情況下，應盡量按評估細則中的類目立卷，以便今后評估檔案整理的查找利用。同時，綜合檔案不應該等同于評估檔案，它只能作為評估檔案的基礎，盡可能涵蓋評估標準中列出的各細則要求，為包括圖書館評估在內的各項評估檢查工作服務。

（3）編寫文件目錄時，注意主題詞的選擇使用。為方便評估時對綜合檔案的利用，除注意按評估標準保證文件的完整、齊全外，尤其在編寫文件目錄時，盡可能使用評估細則中提及的材料名稱，突出重點，準確概括，便于查找使用；有的重要數據、重要問題，在卷內目錄應注明，主題詞不符合檔案制度對題名規定的，可在備注中標注，讓使用者查閱目錄時能很快注意到要找的目標。一些經常利用的重要文獻可進行備份，單獨存放，便于提取。[3]

（4）注重電子文檔的保存以及紙質文檔的數字化處理。以前，人們通常將圖書館自動化、網絡化等看作是圖書館現代化的主要內容，但隨著近幾年圖書館自動化和網絡化建設的普及和提高，其在評估工作中的重要性已有所降低，而數字化建設的重要性和分值大大增強。數字化圖書館已成為圖書館現代化發展的大方向，作為圖書館工作基礎的檔案管理必須與時俱進。首先要解決的就是電子文件的保存問題，筆者認為在形成階段就應首先考慮電子文件的形成目的和意圖，并對工作文檔進行有效篩選，看是否有保存價值、是否是最后定稿等，這在很大程度上就決定了電子檔案的質量。其次需要制定電子文檔指導性的保存原則或指南。與紙質檔案相對應，以紙質檔案的歸檔范圍為依據，同時作為紙質檔案的補充，保存普通文件電子稿及無法打印出來、只能以電子形式加以利用的文件。關于紙質檔案數字化問題，筆者認為應對一些需永久保存的文檔、重要文檔以及利用率高但無電子稿的檔案進行數字化，以促進方便利用。

2 人員和諧——館領導、中層干部與專職檔案管理員三者之間的和諧

我館目前建立的是以綜合檔案室為中心的全館檔案管理網絡，各部門均配備了以部門副主任為主的兼職檔案員，檔案管理工作實現以“館領導—專職檔案管理員—各部門副主任”為網絡的分級管理責任制。館領導負責對日常工作進行指導；專職檔案管理員具體負責檔案的整理歸檔；各部門副主任負責收集本部門日常工作中形成的各種原始資料。[4]三者通過指導、溝通與協作共同促進我館檔案工作的和諧發展。

2.1 各級領導對檔案管理的重視是工作開展的有力保障

2.1.1 館領導重視

自2007年我館新館開館以來，在館領導的帶動下，多項促進檔案管理的舉措得以實施。一是加強圖書館檔案管理制度化建設，包括設立了專職檔案管理員，建立了綜合檔案室并配齊相應設備，修訂了《廈門市圖書館檔案管理制度》等；二是制定切實可行的檔案管理工作規范，包括設立三級圖書館檔案管理網絡、統一業務文件格式等；三是經常與檔案管理員溝通，過問、了解檔案工作動態，指導解決檔案工作中出現的問題；四是提出以評估指導檔案工作的管理理念及建議。在館領導的重視和指導下，我館已逐步建成科學、規范的檔案管理和完整齊全的檔案材料，這是搞好圖書館評估的基礎和依據，檔案資料在圖書館評估和日常工作中的作用日漸凸顯。

2.1.2 中層干部重視

圖書館的中層干部上承館領導的決策和指示，下啟各部門內部崗位和人員管理的各個環節，他們既是管理者，又是被領導者；既是具體工作的參與或操作者，又是館里各部門具體工作目標的實施者。工作做的好與不好，某種程度上取決于中層干部。中層干部的主動意識和工作責任心直接影響著工作的深入與發展。[2]2009年，我館檔案試行以評估標準為依據的歸檔整理方法，中層干部按照檔案制度要求收集整理本部門工作資料，隨時與檔案管理員溝通、核對所需佐證材料及相關數據，并按評估標準撰寫情況說明、統計分析、編制各類數據統計表，為檔案管理工作的順利實施奠定了基礎。

2.2 專職檔案員是圖書館檔案管理和諧規范的必備條件

如何將收集的資料按歸檔要求整理成檔案，這是檔案管理人員的工作。檔案人員要按歸檔原則、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔價值進行分類、立卷。[4]各圖書館可根據本單位實際情況確立歸檔內容和歸檔范圍。如我館目前試行的以圖書館評估標準為依據的歸檔方法，對專職檔案員提出了更高的要求，除了具備扎實的檔案專業知識，還應定期接受統一的培訓、繼續教育，不斷更新知識。同時加強圖書館業務學習，只有具備扎實的圖書館業務基礎，才能對移交材料進行全面審視，查漏補缺。在這里關于和諧，筆者著重要強調的一點是專職檔案員還要具備良好的協調溝通能力。檔案工作比較平凡、瑣碎，容易使人產生厭煩心理，不像其他業務工作，短期內就能見明顯實效，它注重的是資料的歷史性、連續性以及作用的長效性。因此長期以來多數圖書館人都認為圖書館只要做好讀者服務工作就行，檔案工作無關緊要。慶幸的是隨著圖書館評估，文明館、巾幗崗的評比以及舉辦展覽等業務工作的深入開展，各業務部門逐漸認識到了檔案的重要性。這就要求檔案管理人員應審時度勢，抓住時機，找機會不斷宣傳檔案的重要性和必要性，積極主動與業務部門進行溝通交流，及時總結歸納檔案工作中存在的問題。

3 結語

這兩年我館的各項業務工作突飛猛進，先后順利通過了多項考核評估，成績的背后是全體圖書館人的汗水和辛苦的付出。為總結經驗，提前做好評估各項準備工作，筆者認為必須進一步規范各項檔案管理制度，以評估促工作、以評估促創新，逐步建立“業務和諧、人員和諧”的良性互動的和諧檔案。

[1]吳林.比較·啟示·思考——2009年省級圖書館評估標準解讀[J].新世紀圖書館，2010（4）：60.

[2]關春琦.評估過后話評估——圖書館評估標準應落實于日常工作管理[J].圖書館學刊，2010（6）：33－34.

[3]壽潔敏.檔案資料在圖書館評估中的重要性[J].圖書館研究與工作，2005（2）：37.

[4]潘玉萍.檔案資料在公共圖書館評估定級中的作用——兼論如何加強圖書館檔案工作[J].情報探索，2008（6）：80－81.