高校院系資料室建設芻論——以渤海大學為例

李麗君

（渤海大學圖書館，遼寧 錦州 121000）

李麗君 女，1966年生。本科學歷，館員。

高校院（系）資料室為教師、學生查閱文獻信息資料、獲取情報信息提供平臺，為教學、科研提供服務，是學校圖書情報工作的重要組成部分，對學校教學質量、科研水平以及管理水平的提高起著重要作用。隨著高校辦學規模的不斷擴大和高校圖書館的數字化、網絡化建設的蓬勃興起，原有的院（系）資料室管理模式已不能適應新時期高等教育飛速發展的需要。高校院系資料室如何面對當前網絡時代的復雜情況，加快改革和創新，建立與高校教學、科研相適應的管理體制和機制，使傳統信息服務的內容和方式重新煥發生機，已成為當前院系資料室改革重要而緊迫的任務。本校為適應新時期教學改革和發展的需要，為高水平地服務教學、科研，對校內各院系資料室進行了整合，納入到圖書館統一管理，從而更好地實現資源共享。

1 院系資料室建設現存的問題

隨著高等教育的發展，高校各院系的圖書資料室建設日益重要。以渤海大學為例，全校22個學院，除3個學院外，都先后建立了自己的圖書資料室。但隨著擴招和專業改造、新增專業、科研項目和任務增加，圖書資料的購置逐年遞增，館舍面積將日漸狹小，無論是從資源的配置、資料員的培訓，還是從管理制度上，院系資料室存在的諸多問題日益顯現。

1.1 管理體制松散脫節

高校圖書館和各院系都是學校的二級單位，在行政上是平級的，由學校管理。院系資料室隸屬于院系，由院系行政管理，只是業務上由校圖書館指導。這種行政、業務分開的隸屬關系使院系資料室有時“無所適從”，例如對資料員業務上的指導、進修、交流、水平提高等，都沒有真正納入圖書館管理。管理體制的松散脫節造成院系資料室相互之間處于封閉、孤立狀態，在購書、采編、日常管理等方面各自為政、各行其是，更談不上協調，這樣不僅容易導致文獻品種少、重復率高、利用率低，造成圖書經費、人力、物力和時間等資源的浪費，而且容易導致文獻共享障礙，降低文獻資源利用率。

1.2 運作機制封閉且隨意

由于院系資料室與校圖書館不具有隸屬關系，同時院系資料室之間還存在著管理和行政領導的差異，因此，各個院系資料室的運作基本上是一種“內運作”模式，即封閉式模式。其一，由于資料室各自為政，與其他資料室及校圖書館缺乏交流和聯系，在購置文獻資料上與圖書館及各系之間都有重復現象，造成了資金使用的浪費，也嚴重影響了信息的開放性和文獻資源的共享。另外，資料室收集的文獻資料，有的是有目的、有計劃的訂購，有的是為建設重點學科而額外采集的，有的則是科研人員為項目的需要而臨時補充的。這種隨機性使資料室難以建立清晰的服務作業流程，使得文獻資源建設的質量和系統性難以保證。其二，資料室受到院系重點學科服務范圍的制約，一律不對外服務，使得需要圖書資料的外單位教師和科研人員很難借閱到所需的文獻資料。在學科相互滲透交叉的今天，資料室這種封閉式管理，不利于學校的教學和科研。

1.3 服務方式單一且落后

由于受投入經費和人員編制的限制，本校院系資料室還不能充分利用計算機和網絡等現代化設備管理文獻資料，大部分資料室的工作仍然是傳統的手工服務方式，資料室工作限于紙質載體的采購、裝訂、檢索、借閱等，有些資料室對現有室藏文獻沒有及時編制室藏目錄，不少師生在查找圖書時，不能快速、準確地找到所需要的信息資料；不善于利用圖書館信息資源數字化網絡平臺，一些資料室只是利用一臺微機將其可收集的書、報、期刊等文獻錄入而已，遠遠未達到信息資源數字化、信息傳遞網絡化及信息利用共享化的要求，從而不僅使其文獻收藏能力受到極大限制，而且使其變成一個孤立的小型“藏書樓”，不能實現資源共享，無法充分發揮其專業特色的優勢，大大降低了其應有的價值。

1.4 服務水平低下

院系資料室工作人員素質參差不齊，大多資料員有專業知識背景，但不具備圖書情報專業知識，難于適應資料管理、信息咨詢等工作需要。由于資料室管理人員很難適應新形勢要求，導致服務水平低下、服務方式原始、服務效率不高、服務層次不夠專深，很難開展研究型情報服務、定題跟蹤服務等高層次服務，并且在文獻資料服務中欠缺標準化和規范化，只能從事簡單的圖書登記、蓋章、上架、出借等服務工作。

2 院系資料室建設的對策

2.1 改革體制，理順關系

為了適應信息技術、通訊技術和計算機網絡技術的飛速發展和信息資源數字化要求，改變院系資料室各自為政的散亂狀況和落后封閉的管理模式，本校從2011年初把各院系資料室統一并入到校圖書館系列，資料室人員的業務、職稱、編制由校圖書館統一管理，資料室的全部書刊資料也納入到圖書館資源建設的范疇，統一規劃，統一管理，統一布局，建立統籌規劃、統一協調發展機制和結構合理的文獻資源保障體系，實現全校文獻資源一體化，突出校圖書館在文獻信息資源整體化、網絡化、數字化建設中的組織協調作用，減少書刊建設的重復與遺漏，節約了經費，增加了文獻的種類，有利于學?？傮w文獻資源建設。

2.2 創新運作模式，轉換作業機制

院系資料室的統一整合，改變了原有的封閉式運作模式，徹底打破了“內封閉”狀態，使圖書情報工作適應網絡化、信息化技術發展要求，構建了開放式、互動式、網絡式資源共享平臺，形成一個多功能、多層次服務的文獻情報網絡系統，從而大大提高全校信息資源的使用效率。指定業務素質和專業水平高的學科館員從網絡中搜集與院系專業相關的文獻資料、情報信息，分門別類地進行篩選、整理、加工，使之系統化、有序化，便于師生查找和使用；或以電子郵件方式向教師提供信息推送和導航服務，這樣大大提高了效率，方便了讀者。

2.3 突出專業特色，提高服務水平

撤銷院系資料室后，查找和篩選資料的難度相對增加，那么如何突出專業特色，提高服務水平就成了當務之急。首先，資料室文獻信息的搜集、加工、整理、存貯、傳遞、咨詢和檢索應實現現代化，對院系資料室書刊進行回溯建庫，納入圖書館系統，以滿足師生網上文獻信息查詢及光盤數據庫檢索的需要。其次，加強網絡設施建設，改善文獻信息服務條件。以學科、專業的需要為中心，根據專業的性質、服務對象及學科發展趨勢來決定收藏的重點和范圍。再次，制作目錄清晰、結構合理、內容獨特新穎、具有專業特色的網頁，將資料室的信息資源與圖書館的信息資源在校園網上并網運行，對已經收集到的各種專業信息資源進行科學有序的整理、分析和提煉，以滿足不同層次和不同對象的需要，實現資源共享，提高信息資源的利用率。

2.4 加強業務培訓，提高學科館員的專業素質

本校圖書館為高質量地完成對全校師生提供信息服務的職能，建立了學科館員制度。加強業務培訓，選拔一批既熟悉本館文獻信息資源、具有較強的信息咨詢與檢索能力，又熟悉某學科專業知識、與相關院系的教師有良好溝通能力的圖書館專業人員，承擔起為讀者主動提供深層次信息服務的工作，建立一種對口服務的新制度。由于學科館員的對口聯系，在院系、學科專業與圖書館之間架起了一座相互溝通的橋梁，保障了學科專業文獻可最大限度地發揮效益，相關學科信息資源得以更有針對性地組織，相關學科的專題服務得以向更深層次延伸，為讀者提供“專、深、快、準”的針對性服務。

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