電子文獻保管及相關設備系統維護

張 兵

（沈陽師范大學職業技術學院圖書館，遼寧 沈陽 110034）

張 兵 男，1957年生。副研究館員，館長。研究方向：圖書館管理、職業教育。

1 電子文獻的特點

隨著電子信息技術的普及推廣，電子文獻在圖書館的收藏量逐漸增大。其保管的難度也在增大，電子文獻保管不同于紙質圖書。與紙質圖書相比，電子文獻的特點主要表現在以下幾個方面：

1.1 保管和日常維護的技術難度增加

電子文獻是以數字化信息形態存在的，平時在計算機顯示器或在打印機上所見的只是電子文獻的某種輸出形態，它在物理介質上的存儲形態完全不同于其邏輯顯示，具體存儲方法依存儲介質的特性而定。如在磁介質上以一定的磁強度來表示，在光盤上是以微米大小的凹坑來標記的。為保證這些以數字化形態存儲的信息能夠被讀取、理解，必須依靠相應的讀取顯示等軟硬件設備，并保存相關參數，這就增加了文件保管的技術難度。

電子文獻數字化形態日常維護的難度加大。首先，因為它不能被人直接閱讀理解，其維護工作也不可能像系統檔案那樣直觀，例如紙質文件可以通過觀察紙的物理狀況、字跡磨損程度或者生物蟲害等特性來開展維護工作。電子文獻載體上數字化編碼記錄是人眼無法直接識讀的，像磁性載體用來記錄編碼的“磁疇”，極性是物質內部的物理性質，并沒有提供相應的物理外觀特征用以辨識，而且電子文獻還可能遭到電腦病毒之類的“隱形殺手”的破壞。其次，電子文獻載體的信息記錄密度較大，刻寫激光斑的直徑小于百萬分之一毫米。第三，載體上的數字編碼往往經過加工、壓縮編碼、加密等處理，電子文獻的這種非直讀性使其日常維護工作涉及多方面復雜的因素，有很強的技術性。

1.2 電子文獻管理成本增加

電子文獻的系統依賴性增大了電子文獻管理成本。電子文獻系統的依賴性包括對字符編碼、軟件、硬件、標準、技術設備更新以及加密技術的依賴。這一特點給文獻的保管和利用帶來的影響是巨大的：如果設備發生故障或系統癱瘓，電子文獻將被破壞以至喪失；電子文獻對其設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其他設備上讀取；不同軟件環境形成的電子文獻難以實現格式轉換；軟硬件的更新換代速度不斷加大，使得電子文獻所生存的軟硬件環境也發生變化。出于安全保密需要，人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理加大了電子文獻的系統依賴性。因此，很有可能出現的普遍情況是保存完好的電子文獻載體，卻無相應的讀取環境。要使電子文獻得到有效的利用，必須保存完整的讀取環境，這無疑也會增加管理成本。

1.3 電子文獻的共享性給信息保管帶來不安全因素

電子文獻的共享性在帶給用戶足不出戶就可以閱讀文獻便利的同時，其信息的安全也面臨威脅。因為電子文獻共享性是通過網絡環境實現的，但隨著網絡化的發展，網絡安全問題亦日益凸顯。電子文獻保管部門應強化安全意識，采取安全措施，確保電子文獻安全。

2 保護電子文獻的措施

縱觀電子文獻的發展趨勢，科學地保管電子文獻已是擺在我們面前的首要任務，提高認識，做好電子文獻的收藏保管工作勢在必行。按我們現在的館藏技術水準保管電子文獻首先要注意載體的保護。

2.1 控制適宜的溫濕度

溫濕度是影響電子載體耐久性的重要因素，因此要保證館室溫濕度的穩定。溫濕度的變化導致的物理變化和水解反應，可能引起磁性載體粘合層脫落，會使磁性載體粘合層脫落。長期放置在高溫下，會使磁性形體和光盤變形，相對濕度大會使磁性載體造成記錄的信息丟失，甚至材料變質，永遠失去使用價值。相對濕度過低，磁性載體和光盤都容易產生靜電，因而吸附更多灰塵，使讀出錯誤率增加。長期處于低溫中，會使電子文獻載體變脆易裂。歸檔的電子文獻形體一般應保存在溫度14度到27度，相對濕度在40%～60%的環境中。

2.2 防止灰塵

灰塵的影響對電子文獻載體危害極大，它可以造成電子文獻載體的物理損傷、化學損傷和生物損傷。灰塵污染或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成其物理損傷，引起記錄信息的損失。灰塵中所含的化學成分，會不同程度引起磁盤、磁帶、光盤的腐蝕、降解等化學作用而損壞作為霉菌孢子的傳播者、培養基繁殖地，灰塵落到電子文獻上，在一定條件下霉菌就會滋長，霉菌分泌的有機酸和酶會損壞磁性形體和光盤。因此，要做好防塵工作，保持環境衛生，創造減少空氣中含灰塵量的條件，嚴禁觸摸軟盤讀寫窗口和索引孔處；不能用手直接接觸光盤的信息部，使用后應放在盤盒中儲存，不應隨處存放。

2.3 防止外來磁場

外來磁場作用于載體上，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。在電子文獻保存和使用過程中，一定遠離強磁場，確保不受磁場的破壞。可使用軟磁物質（軟鐵、鎳鐵、合金）等制成箱柜，對磁場進行屏蔽，在存有重要電子文獻的館室里設置測磁設備，以檢測隱蔽的磁場。

2.4 防止機械震動

機械磨損和強烈震動也能對電子文獻產生破壞。磁盤、磁帶在驅動器內高速運行，長期使用會使它磨擦損傷，使記錄信息丟失。在保存和傳遞過程中會因磨擦、劃傷、彎折等現象而引起磁記錄和光盤記錄的信息損壞；同時強烈的震動也會影響磁性載體材料中的磁物質內部磁分子的排列順序，造成剩磁衰減，破壞已記錄信號。硬盤驅動器應平放、固定，防止發生震動，硬盤驅動器執行讀寫操作時，不要移動或碰撞工作臺，以免磁頭劃傷盤片，造成盤片的讀寫錯誤。

2.5 防止光線和有害氣體的影響

光線特別是紫外線對電子文獻載體危害極大。它能與電子文獻制成材料發生氧化反應，使磁盤、磁帶、光盤的盤基、帶基老化，脆性增大，強度下降，同時紫外線的能量足以破壞磁性形體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響讀寫效果。要嚴防強光的影響，不要讓室外光線直接照射在軟盤、磁帶上。

有害氣體（主要是二氧化碳、二氧化氮、氯氣等）具有酸性和氧化性，它們在一定條件下可沉積或吸附在載體表面，分解出酸性化合物等有害物質，腐蝕破壞其形體致使老化變質，磁粉脫落，還可能產生各種色斑，造成電子文獻信息丟失，盤體、帶體損壞。收藏電子文獻的庫室盡可能遠離有害氣體，有條件的庫室要定期進行有害氣體的檢測。

2.6 加強日常管理維護工作

無論是磁盤、磁帶還是光盤應垂直放置，以防變形和重物擠壓，不能用手直接觸摸光、磁介質，應戴非棉制手套，嚴禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定磁盤形體和光盤，以防造成介質損壞和變形。

整理標簽應寫好后貼上，如果已有標簽不能用圓珠筆等硬筆書寫或修改，防止劃傷。對光盤的背面如果想要做標記，可用軟筆書寫，千萬不能貼標簽。對長時間沒有使用的磁盤、磁帶進行播放式檢查。不能隨意擦拭或清洗盤片，如果盤片放置時間過長，出現發霉現象要用干凈的藥棉蘸高純度酒精擦洗光盤等裸露部分，邊擦拭邊翻轉然后放置于清潔的環境中，讓酒精揮發干燥后再使用。

3 相關設備維護

3.1 操作系統保護法

所有的電子文獻都要借助相關設備即微機來解讀，無論是在局域網中，還是在單片機上，讀者由于錯誤操作或者微機病毒的侵襲而破壞了整個軟件系統，帶來的損害及影響是可想而知的。所以，快速有效的系統維護技術是保證電子文獻閱讀的前提。

在局域網中，通過對用戶賬號和站點的限制，控制共享資源的權限，以“組”的方式進行用戶管理等方法來進行基本的系統保護。

在單片機上，通過注冊表的設置可以對注冊表進行備份、恢復、設置禁用，設置抑制非法改動功能；可以隱藏網上鄰居驅動器圖標，使系統退出時不保存桌面設置以保證界面的統一性；可以清除“安裝/卸載”列表中殘留的應用程序，設定系統快速關機，以加快系統關機進程等。

3.2 利用恢復工具軟件

Goback是Wildfile公司推出的硬盤恢復工具，它能恢復幾分鐘、幾個小時甚至幾天前的硬盤數據，還能恢復從回收站刪除的文件。它的最大特點是不占用硬盤空間，而且簡單易用。Easyrecvery也是一個功能非常強大的硬盤數據恢復工具，能夠幫助恢復丟失的數據以及重建文件系統。

3.3 利用壓縮工具軟件將硬盤的數據備份

在本地硬盤，利用壓縮軟件如ARJ、RAR等進行數據備份，這樣，當發生系統軟件或應用軟件故障時，調出相應的壓縮備份文件進行解壓縮恢復，達到維護數據的目的。這種方法要占用較多磁盤空間，數據安全性不夠強。

在網絡服務器中進行數據備份，現在的計算機房一般都建成了局域網，我們可以將制作好的系統軟件和各應用軟件的壓縮備份文件保存在服務器上，當聯網的某臺計算機發生軟件故障時，從網上進行軟件的恢復；但如果幾十臺機器同時要恢復時速度很慢，在恢復過程中遇到網絡連接故障，必須重新恢復。另外，網絡恢復對維護人員的計算機軟硬件技術要求較高，難以廣泛應用。

3.4 利用克隆軟件進行數據備份與修復

克隆軟件可將一個邏輯盤或物理硬盤的數據整個克隆一份保存在本地硬盤或網絡服務器上，通過本地盤或聯網進行恢復。以最廣為人知的Ghost為例，它以硬盤上的簇為單位進行復制，可完整地復制硬盤的分區信息操作系統的引導信息、硬盤數據信息等，備份速度相當快。它還可將邏輯盤、物理盤整盤數據壓縮成一個映像文件進行備份利用并行口將兩部機器連接進行整盤數據復制，Ghost2000以上版本還支持用網絡廣播進行數據備份和恢復。

3.5 基于自動還原方式的硬盤數據維護技術

使用硬盤還原卡進行數據的自動還原。很多廠家根據上述原理研制出了硬盤還原卡，目前使用較為普遍的有清華同方硬盤還原卡、三茗電腦衛士、華超硬盤保護卡、超未來資訊的“看門狗”智慧型系統復原卡、海光藍卡等。運用“BIOS映射地址搬移”方法，在機器運行過程中系統或用戶提出磁盤修改請求時，只是將改動后的數據存于硬盤的其他扇區，其實沒有改動原始的數據。系統恢復時簡單丟掉改動的數據即可，所以恢復速度奇快。保存修改的數據時，要進入還原軟件界面進行數據轉儲，所用的映射扇區空間是動態申請的，無須事先單獨預留備份空間。因此，從機器用戶的角度來說，自動還原功能并未占用硬盤空間，可使用的硬盤空間和未使用還原卡前一樣。系統的修復可以根據需要定為每次開機還原，每天、每周、每月還原等。

軟件方式實現硬盤數據自動還原。從上面的分析可知，硬盤還原卡的功能其實完全可由軟件來實現，稱為硬盤還原軟件。南京遠志公司的“還原精靈”是新型的純軟件版硬盤還原工具，它可以保護計算機的硬盤免受病毒侵害，重新恢復被刪除或覆蓋的文件，徹底清除安裝失敗的程序，并避免由于系統死機帶來的數據丟失等問題。

4 結論

各種電子文獻及相關設備的維護技術有著各自不同的優點和不足，以上闡述的一些方法對圖書館有普遍的適用性。隨著信息技術的發展和相關設備的更新換代，電子文獻的保管及相關設備的系統維護，需要更多人在實踐中不斷探索。

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