實行遠程稿件處理系統的思考

王昕 孫東建 （天津市醫學科學技術信息研究所 天津300074）

據統計，我國科研論文發表總量的年增長率已超過10%。[1-2]期刊編輯部的收稿量迅速增加，使編輯部管理稿件的壓力增加。傳統的人工稿件管理模式已經很難應對大量稿件的信息流程管理、出版管理、財務管理以及公文的處理等工作，更無法適應當前網絡時代信息交流的要求。[3]通過遠程稿件處理系統，可以實現投稿、審稿、編輯、出版等編輯出版全過程的網絡化，為期刊發展提供了更為廣闊的平臺，且高效、經濟，比傳統模式更加靈活。[4]本刊從2009年11月1日開始通過該系統進行收稿、審稿、編輯、出版等工作，現將經驗、體會介紹如下。

1 遠程稿件處理系統的基本功能

1.1 存儲審稿專家的信息

編輯部可以將審稿專家的基本信息錄入、存儲在該系統數據庫中，包括：用戶名、密碼、姓名、性別、研究方向、單位地址、E-mail、家庭電話、辦公電話、手機號碼等，以備調用和查詢。此外，系統還會記錄每個審稿專家的審稿狀況，它反映了目前專家是否有能力審稿。這些信息會幫助編輯準確、快速的找到審稿專家，提高了編輯的審稿效率。[5]

1.2 收稿

作者首次投稿時，首先登陸本刊網站（http://www.gjszjk.ac.cn）進入本刊網頁，然后在作者區點擊“在線投稿”進行注冊投稿。投稿前需先進行注冊。點擊“注冊”按鈕，填寫用戶名、密碼、姓名、性別、E-mail、單位、地址、電話等基本信息，注冊成功后返回登陸界面，填寫用戶名、密碼登陸遠程稿件處理系統。登陸后，可點擊“投新稿件”按系統向導提示進行投稿。投稿成功后，全文將自動存入系統，待編輯部人員將稿件入庫后，會通過E-mail將“稿件收稿回執單”發給作者，其中包含稿件正式稿號、用戶名及密碼，并要求作者將單位推薦信、版權轉讓協議和稿件審理費通過郵局匯至編輯部。作者的基本信息將由稿件管理系統自動存檔，以便調出、查詢。

1.3 審稿

網絡資源為編輯提供了及時、豐富、可靠的各類信息，在稿件的初審、遴選審稿專家以及進行網上審稿中都有著十分重要的作用。[6]一般來說，內容編輯首先要對作者來稿進行初審，“要審查論文內容是否符合期刊的辦刊宗旨及出版規范，并在對論文的學術水平作初步評估的同時做出取舍”。[7]初審合格后的稿件進入同行評議階段，送相關專家外審，系統會自動彈出窗口顯示要給審稿專家發送的E-mail，郵件內包含審稿專家的用戶名、密碼、設計好的審稿單以及稿件的基本信息，編輯預覽后可將E-mail發出，郵件同時保存在稿件相關郵件中。

1.4 接收審稿專家的審稿意見

審稿專家登陸本刊網頁后，點擊“專家在線審稿入口”，登陸后可對編輯部送審的稿件進行審閱。審畢稿件，將意見填寫在審稿單上，提交后審稿單自動保存在遠程稿件處理系統內，并在相應稿件的責任編輯的工作桌面上提示已審回，編輯部可對稿件進行下一步處理。

1.5 稿件退修或退稿

外審通過的稿件，責任編輯閱讀審稿專家的意見后，將專家意見轉達給作者，并經E-mail通知作者其稿件需要修改，請作者登陸遠程稿件處理系統進行查詢。待作者修改合格后再對稿件進行編輯加工，提交二審及終審審閱合格后等待編期。對于外審未通過的稿件，則提交終審，終審同意退稿后將專家的具體審稿意見以及退稿通知一并轉達給作者，這樣做有利于作者、編者及審稿者之間的交流。

2 應用遠程稿件處理系統所需的準備工作

實現遠程稿件處理，首要條件是審稿專家、作者均應具備一定的計算機網絡操作能力并會使用E-mail，審稿專家能接收編輯部經該系統送審的稿件，并將審稿意見傳回編輯部；作者能夠登陸該系統自行查詢稿件進度、對稿件進行修改等。

本刊于2009年9月始以啟事的形式反復宣傳本刊將全面使用遠程稿件處理系統進行投稿、審稿和修稿，在本刊組辦的全國性學術會議和本刊編委會上也反復講解了使用該系統的意義，并以啟事、網站公告的形式詳細講解該系統的使用方法。自2009年11月，本刊正式全面使用該系統，并不再接受紙樣稿件。對少數不了解本刊已使用遠程稿件處理系統的作者，編輯經信件、E-mail或電話講解本刊施行該系統投稿的基本流程和意義。對于無法使用該系統的作者，編輯部仍接受附有光盤的紙樣稿，由編輯手工將稿件登記到稿件處理系統內進行審稿。

3 應用遠程稿件處理系統的優點

3.1 加快審稿速度

遠程稿件處理系統顯著縮短了審稿流程。[8]傳統的紙樣稿件審稿時間主要由2個因素決定：①掛號信經郵局往返郵寄的時間；②專家審閱稿件的時間。由于本刊審稿專家幾乎均為兼職審稿，審稿的時間長短是有一定彈性的，工作壓力大、社會活動多或對審稿工作不重視，審稿的時間就可能延長，反之則可能在很短時間內審回稿件。通過稿件遠程處理系統可以縮短經郵局郵寄的時間，以及信件在雙放收發室停留的時間，發E-mail當天即可收到。對于需要加急、搶發的稿件，該系統有明顯的優勢，可以通過電話、E-mail等聯系好審稿專家，兩三天之內便可審回。基于網絡的編輯部稿件遠程處理系統的成功運用，可以建立“催審”、“催退”的常規制度，加上“快速通道”的啟用，均可作為縮短編輯流程的調控策略。[9]

3.2 縮短修稿時間

未能實現退修稿件的有效“傳遞”，沒有及時完成編輯部與作者間的有效聯絡，[9]是造成退修時限延長的主要原因。經該系統修稿大幅減少了修稿的往返時間。且編輯部可以建立“催修”的常規制度，在設定退修時限后，該系統可以自動顯示需催修的稿件，編輯與這部分稿件作者及時聯絡，可以補救退修稿傳遞中出現失誤的稿件，也可以盡早發現由于“一稿兩投”而不準備再修回的稿件。

盡管影響稿件刊出的因素有很多種，甚至有的原因很復雜，難以解決，但無論如何，修稿時間的縮短畢竟解決了其中的部分問題。

3.3 減輕編輯工作壓力

傳統紙樣稿審稿模式下，編輯修稿、退稿時要寫出修稿、退稿意見，還要將專家的審稿意見謄寫在修稿信、退稿信上。經遠程稿件處理系統修稿、退稿，編輯可以在預先設計好的修稿、退稿意見欄中很方便的復制、粘貼專家和編輯的審稿意見，退修信或退稿信，完成后點擊“保存”，即可經E-mail通知作者查看稿件信息，作者還可直接從網絡上下載版權轉讓協議，簽字后郵寄給編輯部。如此，既減輕了編輯的工作壓力，也使作者、編者、審稿專家之間的交流更便捷、快速。

3.4 便于管理

所有錄入稿件處理系統的信息均自動存檔，可以方便地進行稿件的各種信息統計、查詢。利用存檔的專家信息、作者信息，在日常工作中可以非常方便的查詢所記錄醫院的具體地址、郵編以及作者和審稿專家的電話、E-mail等，具有很強的靈活性。

3.5 節省紙張和郵資

傳統紙樣稿稿件處理模式中，需要使用大量的紙張和信封，例如退修信、退稿信、送審單等，費時、費力。現在，這些工作均可以通過稿件處理系統完成，方便、快捷。此外，由于不必與審稿專家和作者互相郵寄紙樣稿，也為審稿專家（郵寄審畢的稿件）、作者（郵寄新投稿和修改稿）和編輯部節省了郵資。

Regazzi等[10]研究認為，刊物的聲譽、出版周期（文章刊出時限）及讀者身份地位水準是體現刊物質量最重要的3個方面。而遠程稿件處理系統的應用，可以通過加快審稿速度、縮短修稿時限等方式有效縮短出版周期，由此可見該系統的應用對提高期刊質量十分重要。

4 使用遠程稿件處理系統應注意的問題

目前科技期刊新的投稿模式雖有如上所述的種種優勢，但同時也存在著局限性。[11]

4.1 投稿信任度低

該系統使用初期，投稿者不愿使用遠程稿件處理系統進行投稿，或通過系統投稿后，又通過郵寄打印稿再次投稿，致使同一稿件連續接收、重復登記。[12]說明稿件處理系統的穩定性和準確性不被投稿者所信任。在嘗試網絡投稿的同時又郵寄打印稿，在作者看來這是“雙保險”，可以保證編輯部及時收到自己的稿件。對于這個問題，我刊采取的做法是除特殊情況外，拒絕接收任何打印稿，要求作者必須使用遠程稿件系統進行投稿。對于投遞紙稿的作者也及時與其聯系，說明本刊的投稿要求。

4.2 E-mail郵路故障

任何原因引起的作者、編輯或審稿專家的E-mail通路不暢，均可導致三者間的E-mail信箱接收或發送郵件障礙，以至不能及時收到由系統發出的通知，這包括電腦的軟、硬件問題：①局域網或個人E-mail故障；②遠程稿件處理系統可能被病毒破壞。應安裝殺毒軟件，對郵件實時監控，定時掃描電腦，及時更新殺毒軟件，確保電腦和E-mail的安全。

4.3 解決邊遠地區作者的投稿問題

對一些邊遠地區作者來說，確實不具備網絡投稿的條件。基于此，本刊編輯部在使用遠程稿件處理系統期間也同時接受附有光盤的紙樣稿，由編輯進行手工登稿，以便對稿件進行審閱。

4.4 加強審稿隊伍的建設

本刊使用遠程稿件處理系統一年多以來，多數審稿專家均能完成網絡審稿，但尚有部分專家，尤其是年齡較大的專家不會使用該系統進行審稿，對此仍需進一步宣傳網絡審稿的意義。同時在吸收新的審稿專家時，其能否使用遠程稿件處理系統進行審稿也應作為考慮因素之一。

5 展望

國內外越來越多的期刊開放存取瀏覽。[13]調查表明，39%的國外期刊有網上預出版，23%有超前出版，58%有現刊；而國內集中上網的期刊98%為滯后出版。相比之下，差距明顯，說明國內的期刊出版者未能充分認識和利用網絡的及時性的優點。而遠程稿件處理系統就是為縮短這個差距提供技術平臺。[14]編輯出版流程的數字化、期刊上網是擴大期刊影響、占領網絡讀者群的有效手段，也是提高編輯部工作效率的重要手段。本刊使用遠程稿件處理系統，是實現開放期刊系統[15]的第一步，為將來由紙質期刊向網絡期刊的轉型奠定了基礎。隨著數字化期刊的理念不斷深入人心，因特網日新月異的發展，以及遠程稿件處理系統的進一步改進升級，相信上述問題都將得到圓滿的解決，該系統的優勢也會更加明顯。未來本刊網站將不斷完善，期刊數字化服務還將繼續延伸，例如網上繼續教育、遠程網絡會議、網絡廣告園地、遠程專家會診等，屆時將更加及時、大量地為廣大讀者提供我國生殖醫學、計劃生育領域各方面的信息。■

[1]中國科學技術信息研究所．2002年度中國科技論文統計與分析[M]．北京：科學技術文獻出版社，2003：25-26.

[2]中國科學技術信息研究所．2004年度中國科技論文統計與分析[M]．北京：科學技術文獻出版社，2006：35.

[3]南紅梅，潘新社，陳建平，等.期刊編輯部辦公系統的設計與開發[J].編輯學報，2008，20（1）：74-76.

[4]胡健飛，劉飚，李懷谷.網絡時代的編輯工作現代化[J].編輯學報，2000，12（2）:85-86.

[5]陳海清，吳悅，王毅俊，等.基于層次分析法的科技期刊審稿專家信息管理系統[J].編輯學報，2008，20（4）：356-358.

[6]鄭瑛.如何利用網絡資源促進高校學報的審稿工作[C].中國高等學校自然科學學報研究會第12次年會論文集，2008.

[7]方卿，馮蓓.網絡科技期刊內容模式研究[J].出版科學，2010（1）：80-86.

[8]閆蘇平，張印朋.網絡技術在科技期刊辦刊中的應用[J].中國綜合臨床，2008，24（12）：1296.

[9]王爽娟.科技期刊編輯流程中的限速步驟及調控策略[J].編輯學報，2006，18（3）：179-180.

[10]Regazzi John J，Aytac Selenay.Author perceptions of journalquality [J].Learned Publishing，2008，21（3）:225-235.

[11]楊小平，林家樂，王莉，等.科技期刊在線審稿系統的應用[J].中國科技期刊研究，2003，14（增刊 1）：818-821.

[12]周志新，劉雪立，徐剛珍，等.科技期刊在線投稿系統應用中的問題分析及對策[J].編輯學報，2006，18（6）：435-436.

[13]http://www.magtech.com.cn/cp_wk.htm[2008-01-25].

[14]Mark Ware Consulting Ltd.Scientific publishing in transition:an overview of current developments[EB/OL].http://www.alsp.org,2006.

[15]Open Journal Systems[OL].[2009-08-10].http://pkp.sfu.ca/?q=ojs.