高校機構知識庫的資源建設與管理維護

●施雁冰（江蘇教育學院 圖書館，南京 210013）

1 構建高校機構知識庫的意義

1.1 有利于收集、保存高校的學術資源，展示高校的學術水平

高校作為教學和科研的基地，擁有大量的學術資源，這些資源反映著一個學校的教學和科研水平，但是在傳統學術交流體系中，這些資源大部分都是分散在各種出版物或網站上，不利于長期保存。機構知識庫（InsittuionalRepository，簡稱IR） 作為一個高效的資源存儲、管理的平臺，通過網絡獲取和管理這些資源，為高校的學術資源提供了一個長期保存的安全場所。

1.2 有利于促進學術交流和資源共享

機構知識庫通過一個公用的網絡平臺，允許機構成員免費提交研究成果，同時提供無障礙地瀏覽與檢索，不僅促進了學術交流，提高了科學研究的效率，而且使信息共享與交流的空間更為廣泛。

1.3 有利于降低學術交流成本

隨著學術出版費用和書刊訂購費用的不斷上揚以及學術交流網站設置的各種利用許可權限制，高校開展學術交流的成本日益增加。而機構知識庫提供用戶免費發布學術資源以及免費對用戶開放的特性，方便用戶低成本、高效益、靈活方便地發表、獲取信息資源，大大降低了學術交流的成本，促進學術研究成果在用戶之間快速交流。1.4 有利于提高高校的辦學質量和核心競爭力

構建高校機構知識庫，可以匯聚原先分散存儲的教學資源，學生可以通過知識庫進行學習，教師可以通過知識庫進行交流，從而進一步完善教學方式，提高教學成效。同時，高校機構知識庫集中展現高校所有的研究成果，有助于彰顯高校對科學發展的貢獻，提高高校的知名度和聲譽，擴大高校在爭取資金和吸引人才等方面的優勢，從而全面提高高校的核心競爭力。

2 高校機構知識庫的資源建設

2.1 高校機構知識庫的資源構成

一般而言，IR的資源涵蓋機構成員生產和創造的一切智力產品，以及機構成員在科研過程中的一切活動和過程的記錄，包括：預印本和已出版的學術、學位論文；在科研活動中產生的以文字、圖像、動畫、視頻、多媒體等形式記載的階段性過程和成果；實驗數據和實驗結果；軟件產品和相關資料；各種觀點、看法、思想、經驗、訣竅的總結；科研活動中創造的其它智力產品和數字化對象；等等。高校機構知識庫的內容歸納起來有兩大類：

一類是正式出版物。指通過正式渠道出版發行的文獻資料，包括已經出版的圖書和已經發表的論文等等。一類是灰色文獻。指通過正規渠道無法得到的文獻資料，包括學位論文、技術報告、會議文獻、調查報告、教學大綱等等。

2.2 高校機構知識庫的資源獲取

高校機構知識庫可以通過以下途徑獲取資源：作者自行提交、學科館員或輔助研究人員提交、批量提交。

（1）作者自行提交，即高校的教師和科研人員主動、及時地向IR自存科研成果。然而在許多IR建設的過程中，科研人員并不愿意提交自己的科研成果，出現這種現象的原因有幾個方面：① 對機構知識庫的認知度和認可度不高。部分科研人員對IR缺乏全面了解，認為只有不能通過正常渠道發表的科研成果才會被存儲到IR中，甚至有人認為把自己的科研成果存儲到IR中會對自己的聲譽產生負面影響。② 機構知識庫的自存儲資源質量難以保證。由于許多IR更多地關注作者自行提交資源是否遵守國家相關法律、是否符合學術范圍以及是否符合IR的基本投稿要求，缺少專家評審或同行評議的質量保證流程，使得IR的自存儲資源有很大的隨意性和自由度，結果造成IR的部分自存儲資源的質量和學術價值不高。③ 自存儲資源的版權問題。影響作者提交資源的版權因素主要有兩個方面：一是在傳統的出版模式下，出版商對已經發表或即將發表的學術成果擁有專屬權，作者如果沒有出版商的授權，不能隨意傳播該項成果，因此作者也不敢將自己的學術成果提交到IR中；二是由于IR允許用戶不受限制地瀏覽、下載和打印，導致許多作者擔心自己的研究成果會被剽竊，從而影響他們向IR提交學術成果的積極性。④ 作者提交自存儲資源時遇到的技術問題。IR的自存儲界面不利于操作，提交的方式和存儲的格式過于繁瑣，提交自存儲資源時容易出現數值內容和屬性沖突、非專業化的標引詞匯、前后標引不一致等一系列的技術問題，都會打擊作者向IR提交資源的積極性。

針對上述現象，高校IR要采取的解決方法就是：

① 加強宣傳，讓廣大科研人員了解到IR的意義和作用，尤其要讓他們認識到IR對擴大他們研究成果的影響力、提升他們的學術地位與學術聲望產生的積極作用。② 開放同行評議，引入審核機制。通過電子郵件、在線評論、提交評論等形式，在作者、評審人員以及讀者之間開展評論，通過反復討論、不斷修改自存儲資源的內容，以達到提高其質量的目的，讓用戶放心地從中了解新的研究成果。在開放同行評議的同時，針對一些重要學科的研究成果，還應直接邀請專家對其內容進行審核，以便迅速提高IR自存儲資源的影響力和被認可程度。③ 一是爭取國家政策支持。機構知識庫雖然是一種由學術界發起的新生事物，但是在國外的發展過程中均受到國家政策的支持。而我國雖然在開放存取科學信息的道路上邁出了步伐，如簽署了《柏林宣言》，表示支持科學信息的開放獲取，但事實上截止到目前，在國家層面的政策與項目支持都沒有任何實質性的進展。因此，高校應聯同其他科研機構，爭取國家相關政策的支持。比如，改革現有的出版體制，重新確認作者、出版商、機構以及用戶之間的版權歸屬問題，避免出版商對已公開發表資源的絕對控制，支持作者保留版權以便無限制地使用和修改其成果，允許第三方以研究和學習為目的復制、傳播和顯示該成果。二是為消除作者擔心研究成果被剽竊或個人信息被泄露等的顧慮，高校機構知識庫應至少起草兩個協議，即機構與資源獲取者的協議、機構與資源提供者的協議，通過這兩個協議明確機構、作者和用戶三者之間的權利和義務。對于機構而言，機構有權通過網絡發布作者提交的資源，有權存儲、移植、復制或重新排列資源，如果發現資源存在違反版權的情況，機構有權將其刪除；對于作者而言，其提供的資源不得違反或侵犯他人的版權；對于用戶而言，可以免費復制、分發、顯示從機構知識庫中獲取的資源，并在此基礎上派生資源，但不得將所獲取的資源用于商業用途、非法用途，不得大批量、無限制地下載知識庫的資源等等。④ 在技術上簡化提交程序，盡量采用通用的、簡單的、無修飾詞的元數據格式。國際標準化組織（ISO）已經認定PDF格式是便攜式文檔長期保存的標準格式，高校IR也應該遵循統一的國際標準，將PDF格式規定為自存儲資源的標準格式。

（2）學科館員或輔助研究人員提交。由于學科館員的職責就是深化高校圖書館與院系學科的交流，加強資源建設的針對性，提供專業化的參考咨詢服務，所以他們不僅能夠熟練運用相關軟件工具，具有良好的語言文字功底、溝通能力和較廣的知識面，而且長期與機構成員、用戶保持著較為密切的聯系，具有獨特的人力資源優勢及廣泛的聯絡渠道，并了解機構內科研人員及其論著、成果的發表狀況。學科館員具有向高校IR提交資源的能力和條件，完全可以擔當其機構成員存儲學術資源的代理角色。

除了由學科館員代理提交學術資源外，高校IR還可以采取協助提交機制，即指定專門的輔助研究人員幫助研究人員完成資源的提交，包括資源的整理、格式的轉換、重要字段空缺的補充、非專業化詞匯的標引、拼寫錯誤的糾正、提交程序的完成等等，這樣可以節省研究人員的時間和精力，保證元數據的質量，使IR獲得更多的自存儲資源。

（3）批量提交。又稱集中式提交，就是由機構圖書館或機構內指定的單位幫助上傳學術成果。通過由一個部門統一審查、統一提交、統一管理，可以避免研究成果的隨意提交，而且能有效地將同一學科的研究成果歸類提交，使得高校IR的資源質量得到進一步的保證。

3 高校機構知識庫的管理維護

3.1 經費支持

經費支持是保證知識庫的可持續性發展的重要基礎。高等學校構建機構知識庫，必須將其建設作為學校事業發展的一項經常性工作來做。初始建庫時要給予專項資金支持，每年撥出專款用于知識庫的硬件投入、軟件升級、系統維護、人員培訓等。

3.2 期限管理

機構知識庫雖然具有長期保存資源的義務，但并不是對所有的資源都必須進行長期保存，如各部門、系科、科研中心的時事通訊和公告等，過了一定的時間，就成為了失效的信息；如果這些失效信息長期存在于知識庫中，不僅影響知識庫的運行效率，甚至會給知識庫帶來不必要的負面影響。因此，必須根據具體情況確定某些資源的有效期，同時充分利用機構知識庫系統的期限管理功能，對庫中的資源進行期限管理。

3.3 內容更新

在加強知識庫中內容的期限管理的同時，為確保庫中資源的豐富性和新穎性，機構知識庫應鼓勵并要求資源的原作者在產生新的知識或者原有知識發生變更時，主動更新知識庫的內容；同時，知識庫的管理人員也應隨時關注相關的科研動態，及時提醒原作者對其內容進行更新。

3.4 數據備份

數據備份是保證知識庫中數據資源可靠性、一致性和完整性的必備技術手段。管理人員應高度重視知識庫的數據備份問題，平時維護時一定要定期備份，并做好系統日志，即記載備份后用戶操作知識庫的活動，這樣一旦知識庫遭到破壞，就能利用備份文件和系統日志，恢復較為完整的數據庫，使損失減少到最小。

［1］胡原民，等．機構知識庫與高校圖書館知識服務的實現模式［J］．情報科學，2009，27（3）：409互412．

［2］徐速．機構知識庫［J］．圖書館理論與實踐，2008（1）：39互41．

［3］郭淑艷．基于開放存取的機構知識庫的研究［D］．長春：東北師范大學，2006．