組織信息系統整合研究與實踐——以中山市技師學院為例

○王在田

（中山市技師學院 廣東 中山 528400）

一、引言

組織信息化建設是伴隨著組織現代化改造與公司業務發展需求逐步進行完善的，在組織的不同發展階段會針對不同業務開發出滿足不同管理目標的信息系統，中山市技師學院也經歷著同樣的階段，表1為學院十年前后的發展對比。十年來學院根據業務需求陸續開發了一些應用軟件，由于這些軟件采用了不同的技術和標準規范，時至今日都成了一個個的信息孤島，影響了其作用的發揮。為保護學院既有投資及用戶軟件應用習慣，對現有系統進行整合顯得重要與迫切。

表1 學院規模對比

本文以筆者所在學院的信息系統項目整合為例，闡述信息系統整合有關的策略與技術問題。該項目采用了信息系統整合工具平臺，同時還用到了界面整合與數據整合等技術。

二、信息系統整合案例的實踐和研究

1、加強系統整合過程的領導和管理工作

信息系統整合不僅是一個技術問題，還面臨管理和組織的問題，它涉及到多個管理及業務部門，需要進行多層次、多部門的溝通與協調，如果沒有一個強有力的項目組，整合工作將難以開展。該項目組應具備領導組和工作組，領導組最好由院領導親自擔任，制定信息系統近期、中期、長期的目標，協調項目組與各部門間關系，提供必要的資源支持；工作組實施技術方案制訂與軟硬件技術選擇，負責具體的項目實施。只有上下一心，左右思想一致才能保證信息集成的效果。

2、分析總體需求，對學院業務進行總體規劃

組織信息系統建設要有一定的戰略高度，在建設過程中不僅要對現有的子系統進行整合，還要考慮到以后的業務功能擴展。在系統整合時要對學院業務及管理思路進行科學分析，以此為基礎對信息化目標進行整體規劃以免再陷入整合前的困局，根據整體規劃整合現有系統，分步實施。

3、研究現有信息系統間的關系，確定要整合的內容

下面以學院為例進行介紹，學院在用的信息系統如表2所示。

表2 學院信息系統統計表

根據表2可以看出，現有信息系統主要存在以下幾個問題。

（1）數據重復嚴重。如學生處使用的學生管理系統與教務處使用的教學管理系統是不同的兩個系統，兩個系統里各自存儲了一份學生信息和教職工信息，兩個系統的數據不能共享；各個系統帳號獨立，如綜合辦公自動化系統、教學管理系統、后勤服務系統、學籍管理系統，登錄不同系統用不同帳號，非常不方便。

（2）不同系統安裝在不同部門的服務器或PC機上，存在數據安全隱患。如圖書館管理系統安裝在圖書館里的服務器上，設備物資管理系統安裝在中央倉庫里的服務器上，學生心理測評系統安裝在學生處心理咨詢室的個人電腦里。系統這樣安裝不但管理非常不方便，還存在很多安全隱患，一旦硬盤故障，系統很難恢復，給管理造成難以估計的損失。

（3）部門業務分散無法協同處理。各部門只關心自己部門的核心業務，缺乏部門之間配合協作。如設備物資管理系統里的設備物資采購申請審批流程沒有與綜合辦公自動化系統里的申請審批流程整合，教職工申請設備物資采購和領導審批還要登錄設備物資管理系統，使用非常不方便。

（4）應用軟件架構、數據庫不統一。各子系統SQLServer和Access兩種數據庫并用，B/S和C/S兩種軟件架構并存。對于C/S版本，用戶需要安裝客戶端軟件后才能使用，造成一定程度的不便。

4、設計信息系統整合方案

基于學院現有系統存在的問題和具體的需求，項目組確定了該項目的信息系統整合方案。該整合方案的結構如圖1所示。

圖1 整合方案結構

（1）數據及應用程序的集中管理。把現有系統集安裝在信息中心機房里的四臺服務器上，數據庫系統安裝在數據庫服務器上，對于數據庫系統統一定期做數據備份，保證了系統和數據的安全。

（2）采用單點登錄技術。這樣可以解決學院現有多個系統的登錄認證問題，使各子系統共用一套帳號，登錄后可以使用學院所有的系統。

（3）界面整合。由于教職工經常在設備物資管理系統里領用物品和報修設備，在圖書館管理系統借閱圖書，所以對于設備物資管理系統、圖書館管理系統與辦公自動化系統采取了界面整合，統一了訪問界面，使教職工可以直接在辦公自動化系統主界面里調用設備物資管理系統、圖書館管理系統的功能。

（4）業務協同處理。對于現有系統里所有需要領導審批的功能，都整合到辦公自動化系統主界面里的待辦事宜里，這樣領導就不用登入不同系統查看有無待辦事宜了，可以便捷地點擊相應的待辦事宜，進入相應系統里的審批處理功能界面。

（5）統一軟件架構及數據庫。將系統中的C/S架構的軟件如教學管理系統、后勤服務系統、設備物資管理系統、財務管理系統將其更新為B/S結構的軟件。對于數據庫為ACCESS的子系統，保持數據庫結構不變，將其移植到SQLSERVER數據庫。

（6）選擇合適的信息系統整合工具平臺解決不同系統間數據交換問題。在選擇整合服務器平臺時，我們對Microsoft的BizTalkServer、IBM 的 WebSphere 、BEA的 Weblogic進行了比較，這些產品的設計思想基本相同，僅僅是實現方法有所區別。由于我們學院服務器用的都是windows操作系統，數據庫系統用的是SQLServer，已存在的信息系統用的應用服務器是IIS，考慮到保護學院投資和安全性，我們選擇了Microsoft的BizTalkServer作為整合服務器。使用系統整合工具BizTalk Server所帶的適配器解決了不同應用系統之間數據交換共享問題。

三、信息系統整合的進一步研究

根據此整合案例，我們不難得出信息系統整合要遵循的幾個原則。

1、實用性原則

信息系統要從實用出發不能為開發而開展，為整合而整合，要符合組織管理需求，服務組織的運作與決策。

2、先進性原則

首先是管理理念的先進性，組織信息化不是組織業務和管理手段的簡單電子化，而是一種管理理念、管理思想和管理模式的貫徹。其次是開發技術及支持環境的先進性，信息系統具有技術更新快等特點，在開發技術及運行環境的選擇和業務管理模式上要有一定的前瞻性、先進性。

3、可靠性原則

信息系統是組織業務管理平臺，是組織管理及決策的基礎，這就要求軟件開發技術、軟件運行環境及應用數據是安全和可靠的。

4、經濟性原則

信息系統的開發與運行要考慮經濟的投入，合理控制開發及運營成本。

5、可擴展性原則

組織的業務對信息系統的需求是不斷發展的，規劃不可能一步到位，在程序開發及整合過程中要注意以后功能的擴展。

6、統一性原則

要有統一的軟件運行環境、統一的后臺數據庫、統一的開發技術，方便各子系統能更好地兼容。

整合后的信息化系統要達到以下目標：校園內各子系統的數據要求可以集中交互使用，校園內各子系統的業務彼此之間可以互相關聯，校園內各子系統的信息資源要求可以共享。

四、結語

項目整合實施完成后，從運行的效果來看，達到了項目的預期目標，提高了學院工作效率。項目驗收時，得到了同行專家和學院領導的一致好評。通過該項目我們認識到，信息系統建設過程中整體規劃的重要性，信息系統整合不僅是一個技術問題，還面臨要整合的部門之間管理和組織協調的問題。當然信息系統整合不能解決組織信息化建設中的所有問題，隨著組織信息化工作的深入，新的問題又會凸顯出來，我們會就此做進一步的研究和探討。

[1]柳純錄：全國計算機技術與軟件專業資格（水平）考試指定用書·系統整合項目管理工程師教程[M].清華大學出版社，2011.

[2]中山技師學院信息中心檔案資料[Z].