ALEPH 500擬采系統(tǒng)功能分析

唐高芳 李 萍

（北京師范大學珠海分校圖書館，廣東 珠海 519087）

1 APS與ALEPH的關系

采訪擬訂系統(tǒng)APS-ALEPH Preordering System是Exlibris北京代表處針對采訪核心工作研發(fā)出來的新模塊，它彌補了ALEPH國內版薦購方面的空白，也充分體現(xiàn)了ALEPH二次開發(fā)功能的強大。APS系統(tǒng)是基于Web的B/S模式，即瀏覽器/服務器模式的應用系統(tǒng)，因此，可以通過IE瀏覽器來訪問，且只需在IE瀏覽器的地址欄輸入相應地址即可方便快捷地登錄。APS與Aleph的關聯(lián)如圖1。

圖1

2 APS的流程及其功能

APS是按照書目獲取→采訪擬訂→采訪審訂→采訪發(fā)訂的流程設計的，如圖2所示。

圖2

APS可以實現(xiàn)的功能主要有：書目上載、采訪擬訂、采訪預訂、采訪發(fā)訂、在ALEPH客戶端查看正式發(fā)訂訂單、現(xiàn)采訂購、讀者薦購、用戶參數(shù)設置、系統(tǒng)維護。

1.1 書目上載

通過文件上傳轉換，將不同格式的書目數(shù)據(jù)包轉換成系統(tǒng)可識別的ALEPH順序文件格式，根據(jù)需要進行擬訂庫和正式庫查重后導入系統(tǒng)。

1.2 采訪擬訂

采訪人員可根據(jù)自己的使用習慣設置個人的普通手工擬訂模板、普通批擬訂模板、現(xiàn)采擬訂模板，進行擬訂操作時，將提取最新保存的模板內容。

1.3 采訪預訂

對單個預訂訂單或批預訂訂單進行修改/刪除和更新訂購數(shù)操作。

1.4 采訪發(fā)訂

采訪發(fā)訂的過程是訂單狀態(tài)從RSV到SV的過程，同時，也是所有之前在擬訂庫中擬訂/預訂訂單真正裝載到正式庫的過程。

1.5 在ALEPH客戶端查看正式發(fā)訂訂單

“擬訂批次號”和“正式庫訂單批次號”是聯(lián)系APS擬訂庫和ALEPH正式庫的橋梁，采訪人員憑所設批次號瀏覽所需的發(fā)訂目錄。

1.6 現(xiàn)采訂購

通過數(shù)據(jù)上傳轉換→擬訂庫查重→正式庫查重→數(shù)據(jù)入擬訂庫→現(xiàn)采批擬訂→批預訂訂單→正式發(fā)訂的過程進行批訂單處理直接導入正式庫。

（2）對于施工材料做不到嚴格的查驗。施工材料是保證整個工程質量的基礎前提，任何一個行業(yè)都不例外，尤其是建筑行業(yè)，對材料的要求標準更高。但在實際的施工過程中，對于施工材料的要求并沒有嚴格的把控，材料監(jiān)管員起不到嚴格檢測的作用，基本上都是處于應付的狀態(tài)，使建筑工程質量從最根本上失去了保障。

1.7 讀者薦購

讀者薦購新增的功能模塊，一部分集成在OPAC中，讀者通過直接訪問OPAC提交薦購表單，待館員處理完薦購訂單后，可以再次登錄OPAC在讀者信息/薦購記錄中查看館員的回復；另一部分集成在APS中，針對讀者推薦書目的類型（新薦/征訂庫/正式庫），館員對讀者新薦書目進行簡單編輯/刪除等處理，在處理完薦購訂單之后答復讀者，最后對薦購書目進行一系列擬訂/預訂/發(fā)訂操作。

1.8 用戶參數(shù)

用戶參數(shù)用來修改設置用戶的登錄密碼，以及設置APS擬訂系統(tǒng)中采訪擬訂的各種功能模板和薦購書目批次號。

1.9 系統(tǒng)維護

這部分由最高權限管理員進行管理，包括增刪用戶、用戶權限設置、書目管理、擬訂訂單和薦購訂單的管理、數(shù)據(jù)庫的導入、導出和清理、日志的清理和查閱操作。

2 優(yōu)缺點分析

APS中輕松的導航和無縫集成使得訂購過程更加容易和高效。訂單可以在線生成，也可以批量生成，圖書館員可以根據(jù)需要隨時修改訂單中的內容。APSv2.0版本中針對各種不同類型的采訪方式，提供了靈活的模板定制。同時，增加了讀者薦購功能，讀者通過訪問OPAC便可以新薦書目，自動對正式庫進行查重，館員在APS系統(tǒng)內對讀者薦購的書目進行篩選處理生成薦購訂單，并答復讀者的薦購請求。APS的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在如下方面：

①支持多種格式征訂書目數(shù)據(jù)導入，兼容CNMARC和MARC21格式的數(shù)據(jù)記錄，實現(xiàn)統(tǒng)一的檢索和顯示，格式可配置。

②實現(xiàn)了基于擬訂庫、正式（書目）庫的多庫查重，詳細的查重結果，信息顯示直觀，書目和館藏信息鏈接；查重方式可配置。

③支持批處理操作，包括數(shù)據(jù)批量導入導出，批處理訂數(shù)，并自動計算訂單價格等。

④支持訂購數(shù)量的聯(lián)機修改，支持叢書（套書）的訂單和單冊處理，支持正式發(fā)訂訂單的統(tǒng)計和清單打印。

⑥完善的權限管理和系統(tǒng)維護功能。

⑦支持基于每個工作人員的各種模板設置（數(shù)據(jù)上載、手工擬訂、批擬訂、現(xiàn)采等）。

⑧支持擬訂庫多種書目狀態(tài)的處理，及對查重的書目進行非重設置。

⑨增強了檢索功能，支持“前方一致”、“包含”、“等于”等不同的檢索方式。

⑩實現(xiàn)了讀者薦購處理，支持多種方式的讀者薦購，并與采訪擬訂系統(tǒng)集成。

讀者通過OPAC新薦書目，上載的書目可以是書商提供的，或者是新華書目報提供的三目數(shù)據(jù)，也可以是從其他地方得到的數(shù)據(jù)，不管是通過什么方式得到的書目，格式必須是正規(guī)的，若以EXCEL或CSV格式導入的數(shù)據(jù)都要按模板進行編排，否則系統(tǒng)顯示就會出現(xiàn)問題，導入的書目數(shù)據(jù)應盡可能詳細地反映圖書內容，以便擬訂的時候能夠全面把握，預訂的批次號也應盡量簡化，以免發(fā)訂時調出操作頻繁。通過大半年的實踐操作，在使用過程中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要有：

①系統(tǒng)支持單批次書目數(shù)據(jù)量最大為5000條，上傳書目數(shù)據(jù)文件不能超過10M，往往一批數(shù)據(jù)要分成好幾個小數(shù)據(jù)進行導入。

②系統(tǒng)可支持20個并發(fā)用戶。如果所有的用戶同時使用就會出現(xiàn)操作界面運行緩慢，造成同條數(shù)據(jù)重復選訂的問題。

③系統(tǒng)原則上支持不同批次的書目同時進行書目查重和導入操作。為防止此時另一批次的書目依據(jù)索引進行查重造成漏查，只能進行一個批次的書目查重和導入操作。

④APS擬訂庫不能實現(xiàn)跨庫查重。在采訪訂購工作中需要進行多庫查重，而采訪擬定系統(tǒng)中只能針對CNMARC或UNMARC單庫進行查重，給訂購工作在一定程度上增加了麻煩。

⑤APS系統(tǒng)雖然解決了在ALEPH 500客戶端訂購過程中采訪人員不能根據(jù)需要修改和刪除訂單，以及更新訂單的訂購數(shù)量問題，但修改訂單卻只能逐條進行，而不能同時選擇多條修改，給操作帶來一些不便，影響了工作效率。

⑥在多個院系訂購同一種圖書時，不能在同批訂單中生成不同院系的訂購記錄。當系統(tǒng)反應遲緩的時候，失誤的重復點擊確認也會造成審訂訂單里的重復數(shù)據(jù)，因此，為了避免發(fā)送重復的書目數(shù)據(jù)，就必須把數(shù)據(jù)導出重新查重，否則正式庫中就有多條重復的MARC數(shù)據(jù)，給編目人員合并數(shù)據(jù)帶來麻煩。

⑦APS系統(tǒng)提供了基于每個工作人員的各種模板設置（數(shù)據(jù)上載、手工擬訂、批擬訂、現(xiàn)采等），但對于EXCEL文件轉換模板則需要每次導入書目數(shù)據(jù)時重新設置，并且不能保存，導致了一些重復的操作過程。

⑧在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)不論是ALEPH 500系統(tǒng)還是APS系統(tǒng)對于多卷書的查重和訂購都存在問題。多卷圖書如已訂購了第一卷，在訂購第二卷圖書時，如果與第一卷書號相同，系統(tǒng)會認定為重復訂購，需要采訪人員仔細鑒別并手工訂購；如訂購第二卷時，書號與第一卷不相同，系統(tǒng)在訂購記錄和提出的訂單上就不能提出ISBN號，需要采訪人員手工添加該記錄，同樣的問題也存在于有隨書光盤號的圖書。

3 結語

在信息技術不斷發(fā)展的今天，只有順應科技發(fā)展的潮流才能進步。ALEPH 500的APS給我們再次展現(xiàn)了強大的二次開發(fā)和擴展功能，該系統(tǒng)可以很好地滿足具有自主開發(fā)能力和需求的用戶應用，我們相信APS升級后對當前存在的問題能有所改進。

[1]Ex Libris.APS采訪擬訂系統(tǒng)v2.0-使用手冊，2007.

[2]毛世蓉，張雯.ALEPH 500采訪擬訂系統(tǒng)的應用[J].四川圖書館學報，2009（3）：23-25.

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[5]毛世蓉，張雯.ALEPH 500環(huán)境下采訪工作的實踐與探討[J].四川圖書館學報，2007（3）：10-11.