論檔案工作的標準化

林 艷

檔案工作千頭萬緒、錯綜復雜,但做好檔案管理工作,科學立卷、不斷提高案卷質量等基礎性工作,是實現(xiàn)檔案工作標準化的重要基礎,也是逐步實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要條件。

1 檔案工作標準化的基本含義

1.1 檔案的定義

檔案是指國家機構、社會組織和個人在各項活動中直接形成的具有保存利用價值的各種載體形成的歷史記錄。

1.2 檔案工作標準化

檔案工作標準化是國家標準化的有機組織部分,是指檔案事業(yè)主管機關,標準化主管機關及有關部門,共同對檔案工作各個方面制定的科學統(tǒng)一的規(guī)范性標準,并予執(zhí)行、修訂的全過程活動。

2 檔案工作標準化的意義

檔案工作標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提,是實現(xiàn)科學管理的重要組成部分。現(xiàn)代技術和生產(chǎn)的發(fā)展,導致各類文獻猛增,并達到龐大的數(shù)量,充分開發(fā)、利用檔案資源是人們的需求。為了保證檔案最大化地利用,標準化工作就變得迫在眉睫了。若沒有檔案工作的標準化,就不能進行有效的檔案利用和交流。檔案工作標準化,為實現(xiàn)計算機管理創(chuàng)造了條件,有助于提高檔案管理的水平。

檔案工作標準化,主要包括檔案的收集、整理、利用、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索等環(huán)節(jié)。

2.1 檔案收集工作標準化

檔案的收集工作是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)。根據(jù)我國檔案法規(guī)定,檔案管理部門按照歸檔制度對單位內(nèi)各部門應歸檔的文件材料進行接收,并且根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要,把分散的材料,集中管理。這是檔案收集工作積累和貯存檔案信息資源的重要途徑。檔案收集工作應歸檔完整、齊全,交接雙方履行簽字手續(xù)。比如:中國質檢出版社管理的檔案和相關資料包括:標準檔案、圖書檔案、國家標準及行業(yè)標準函,標準修改單,標準勘誤單,標準公告等。收藏檔案、文件數(shù)量在全國出版社范圍內(nèi),數(shù)量大、品種多,居于前列。這是一項繁瑣、細致、浩大的工程,尤其是標準檔案復雜,標準有相互代替,有部分代替技術內(nèi)容,有標準廢止。在工作中,須堅持優(yōu)化和特色,創(chuàng)造性和積極性相結合,這樣才能完整地保存檔案,真實記錄出版物的全過程,為標準、圖書檔案管理工作搭建了科學、堅實的框架。

2.2 檔案整理工作標準化

檔案整理工作的標準化主要包括檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理,卷內(nèi)目錄的編制等具體工作。如,檔案整理工作中應注意檔案袋與卷內(nèi)文件名稱是否一致,原稿與校樣頁碼是否齊全,卷內(nèi)文件按順序排列。按檔案規(guī)定進行分類、加工、整理、編目和上架,同時將檔案信息輸入“檔案信息管理系統(tǒng)”。檔案質量要求和工作標準原則是分類適當、組卷合理、目錄清晰、案卷整潔、體系統(tǒng)一,編號準確、移交清冊與實物相等。

檔案在整理過程中如發(fā)現(xiàn)已破損的文件,應及時予以修整。整理歸檔文件所用的書寫材料、紙張等,應符合檔案保護要求。

檔案整理工作做好了,就能保證檔案完整、系統(tǒng),為提供利用打下良好的基礎,若這項工作搞不好,就會違背檔案文件的形成規(guī)律,破壞檔案的完整系統(tǒng),利用效率就會受影響。

2.3 檔案利用工作標準化

檔案利用工作是檔案館(室)通過一定方式使檔案資料直接為社會組織和用戶服務的工作,是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié),也是實現(xiàn)檔案價值,發(fā)揮檔案作用的途徑。

通過現(xiàn)代化手段管理檔案,大大提高了檔案管理中存儲、處理、控制、開發(fā)、利用檔案信息的能力,使檔案信息資源不斷得到開發(fā)和利用。如:中國質檢出版社檔案可以實行同步利用。在查閱檔案時,可以通過同一“檔號”,檢索到檔案目錄,同時在社局域網(wǎng)內(nèi)查閱:標準檔案、樣書信息、代替作廢庫信息、修改單信息、圖書信息等。利用各類數(shù)據(jù)庫,對編輯人員在編輯加工標準稿件、編輯匯編類圖書時有很大的幫助。檔案還具有憑證價值,如:出書后,讀者提出一些問題和質疑,認為是出版社的印刷錯誤,編輯通過查詢原始檔案,告知讀者原始檔案記載情況,分清了責任,避免了出版社的經(jīng)濟損失。

檔案利用是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。實踐證明:做好檔案利用工作標準化,才能使檔案工作具有活力。

2.4 檔案檢索利用標準化

可分為編制檢索工具建立檢索系統(tǒng)、利用檢索工具檢索所需的信息。在檔案檢索工具的格式、用語以及分類等方面,努力實現(xiàn)規(guī)范化和標準化。充分利用先進的、符合本單位實際經(jīng)營情況的檢索系統(tǒng),方便、快捷、準確地檢索到所需的信息。

2.5 檔案保管和統(tǒng)計標準化

檔案的保管方法、保管條件,關系到檔案的安全和壽命。因此,對于檔案保管的要求,包括溫度、濕度、防火、防蟲、防盜、防塵等,都要有具體的標準。

檔案的登記和統(tǒng)計,可分為數(shù)量統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計、檔案機構和人員狀況統(tǒng)計、檔案統(tǒng)計等。

2.6 檔案鑒定工作標準化

檔案鑒定工作是決定檔案存毀的問題,檔案的保管期限是決定檔案存毀的一個重要工作環(huán)節(jié)。實行鑒定工作標準化,最重要地是制定符合標準的檔案保管期限表。應根據(jù)國家及專業(yè)系統(tǒng)保管期限,結合本單位實際情況,制定保管期限表。正確劃分永久、長期、短期三種期限。質量要求和工作標準要符合鑒定程序及有關規(guī)定,銷毀手續(xù)完備。保證檔案管理規(guī)范化、標準化,不斷提高檔案管理人員檔案鑒定水平。

3 當前檔案工作標準化的問題和對策

實現(xiàn)檔案工作標準化,是一件十分復雜、細致的工作,它涉及面廣,會遇到很多困難。這就要求:

3.1 加強宣傳,提高認識

檔案工作的標準化,是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的前提,要積極宣傳開展標準化的必要性和意義,普及標準化知識,提高有關人員標準化意識和素質,充分認識檔案工作標準化在檔案工作現(xiàn)代化中的重要作用,增強實施標準化的自覺性,為檔案工作標準化獻策獻力。

3.2 抓好基礎工作,提高工作效率

實現(xiàn)標準化,關鍵在于基礎工作標準化,因此要腳踏實地,做好基礎工作。利用計算機等現(xiàn)代科學技術,科學有序地將分散檔案進行系統(tǒng)化、條理化整理,提高工作效率。

3.3 提高檔案人員素質,加強人才培養(yǎng)

社會的發(fā)展,科學技術的進步,使檔案工作任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生了巨大的變化。加強標準化人才培訓教育,使檔案人員逐步掌握標準化知識,提高業(yè)務素質,促進檔案工作標準化的實施。

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