淺談市政工程檔案管理

宋永梅

廣西柳州市城市投資建設發展有限公司 545001

淺談市政工程檔案管理

宋永梅

廣西柳州市城市投資建設發展有限公司 545001

市政工程；檔案管理

引言

近年來，全國各地市政建設投資規模不斷擴大、工程數量持續猛增，市政工程的單個項目投資規模越來越大，工程類型也越來越多。城市建設的快速發展給市政工程檔案管理工作帶來機遇，同時也面臨著諸多挑戰。如何加強市政工程檔案的管理，保證其完整、準確、系統，并且能得到妥善保管和有效利用，給檔案管理者提出了新的要求。

1 市政工程檔案管理過程中存在的主要問題分析

1.1 檔案管理機制不健全

由于建設單位對市政工程檔案工作的不重視，造成檔案管理機制不健全，同時由于缺乏一套完整的管理體系和現代化信息管理機制，使得工程檔案管理水平落后，缺乏對工程建設的約束性。

1.2 檔案管理人員專業素質偏低

負責工程項目建設方面的檔案管理人員缺少必要的專業培訓，沒有真正認識到檔案管理的重要性，對相關檔案業務知識的掌握更是缺乏，日常所開展的檔案管理工作只是將相關資料收集放在一起就了事。

1.3 工程檔案缺乏統一的標準

首先，從工程檔案的含義來看，工程檔案的存在形式主要包括文字、圖紙、圖標、聲像、電子文檔等，但是對于何種檔案采用何種形式生成，并未有詳細的管理規定進行規范，導致工程檔案產生形式混亂，直接影響工程檔案后期的收集、整理工作。其次，在工程檔案在產生、收集、整理與歸檔過程中缺乏統一的標準，對于如何有效歸檔，如何區分工程檔案的真偽、價值大小，如何體現工程檔案內部的關聯性都未作詳細的規定，勢必影響工程檔案后期服務質量。

財務會計向管理會計轉型并不是將財務會計的工作職責全部劃入管理會計的工作范疇，財務會計和管理會計有不同的服務對象，因此有著完全不同的報告內容和報告的側重點。企業應當進行財務報告體系的整理升級。財務會計向管理會計轉型過程中，應將兩個完全不同的財務報告體系進行整理和升級，使得財務報告體系能夠同時滿足企業內外部的需求。

2 如何做好市政工程的檔案管理

市政工程從立項到竣工驗收后投入使用，這是一個相當長的周期。在此期間形成的各類工程檔案，詳細反映了工程建設的方方面面，對于工程質量的評定、工程后期的管理與維護以及新建工程，都具有十分重要的借鑒與利用價值。市政工程檔案管理工作需要做到以下幾點：

2.1 制定和完善市政工程檔案管理辦法，理順管理機制

市政工程建設活動有其特殊性，一個工程項目是由參加建設的各方共同完成的，而檔案工作也是如此，從文件材料的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交，需要建設、設計、施工、監理、設備采購、安裝等單位密切合作。因此制定和完善市政工程檔案管理辦法，理順管理機制，明確職責，保持各環節的有效銜接，是做好市政工程檔案工作的基本保障。

在領導充分重視、人員責任明確的基礎上，還必須建立嚴格的審查監督體制。項目建設單位必須督促落實各項管理措施，讓參建單位都明確各自應當履行的職責和應當承擔的責任，互相積極配合，使整個項目的檔案管理工作順利進行。

2.2 提高檔案管理人員專業素質和工作積極性

（1）制定統一的工程檔案產生、收集、整理與歸檔的標準，規范工程檔案管理。同時加強對工程檔案、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。充分利用網絡平臺，明確檔案管理相關的法律、法規以及各自的職責，讓大家都來了解它、重視它，并能很好地掌握它。

（2）重視培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。定期組織工程檔案從業人員參加業務培訓，拓寬檔案人員知識面，推進工程檔案管理的標準化、規范化。在做好理論學習的同時，加強到工程現場的業務指導工作，雙管齊下，做好市政工程檔案的管理工作。

2.3 工程檔案質量控制需分階段管理

工程項目的建設是一個持續的長期過程，基本上可以分為工程準備階段、施工建設階段和竣工階段。因此控制好這三個階段的檔案資料，保證歸檔文件的完整性、準確性和系統性，就可以實現對工程檔案的質量控制。

（1）工程準備階段的檔案資料質量控制

工程準備階段主要是項目報建的相關程序和設計資料。報建方面，按照國家既定的程序進行，資料上基本齊全，重點是設計資料中施工圖設計（含變更）檔案資料的質量控制。

做好設計文件質量的控制，首要的一點是檔案管理員要了解各設計院的特點，做好檢驗核實工作，主要包括：清單與實物是否相符，目錄與內容是否一致；圖紙的工程名稱、單位名稱、項目號、圖號等是否與規定的一致；本次來圖與歷次的來圖有無矛盾或錯誤，代材單、變更單、工程聯系單是否規范、有無重號或空號，存在哪些復印件、傳真件，修改量大約占多少等情況。同時要做到：發現問題及時進行匯總、處理，不能及時處理的應做好跟蹤。

（2）施工建設階段檔案資料質量控制

施工建設階段是工程實體實施階段，做好該階段的檔案質量控制是促進建設項目實體質量的關鍵。該階段應重點控制建材、設備質量資料也就是供貨廠家質量檔案和施工中各工序形成的文件，以及施工文件。

對廠家檔案的質量控制應重點把握好以下方面：首先全面了解施工圖紙中應采購的各種貨物要求情況，并進行匯總；其次嚴格規范采購合同；最后認真查驗廠家質量文件真實性和完整性。

對施工文件的質量控制，主要應該把握以下幾步：對照合同、計劃及圖紙發放情況，檢驗核實竣工圖及設計變更單是否齊全、交工記錄是否齊全、設計變更是否已全部在施工圖上體現、所有資料是否符合歸檔的要求等。

（3）竣工階段檔案資料質量控制

竣工階段是對工程的總結和評估，是對工程達到設計目標與否的認可，該階段的資料作為結論性的文件重要性不言而喻。該階段檔案資料的質量應從以下方面控制：一是竣工預驗收階段施工方對檔案資料的自查和監理、建設方的全面檢查；二是竣工驗收時城建檔案管理部門及質檢等相關單位對檔案資料的抽查，并嚴格規范執行竣工驗收制度，保證檔案資料的質量。

[1]劉宇平，陳焱輝.做好工程檔案管理，提高檔案管理水平[J].黑龍江史志.2009（12）

[2]梁愛珍. 淺談城市建設工程檔案的管理[J].鐵道建筑技術.2010（增）

[3]武光斌. 關于建筑施工工程檔案管理的分析[J].中國外資.2008（5）

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.11.109

宋永梅，1970年生，廣西貴港人，長期從事市政工程檔案管理工作。