現代辦公自動化管理

沈聰

信息技術的發展速度超出人類社會其它領域的發展步伐，在管理領域，其直接后果是改變了傳統辦公的方式。

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是采用Internet／Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，實現迅速，全方位的信息采集和信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據，其所帶來的管理高效化、標準化、信息化、規范化及智能化均為企業發展提供了有力保障。

實施原因

一、企業現代化管理的迫切需要。企業實現OA的程度是衡量企業實現現代化管理的標準。OA變革的不僅僅是技術，更多的是將最新的管理思想、管理理念植入其中，突破以往傳統的嚴格的部門分工，打破使企業在高速發展過程中呈現出的多項目、跨區域、集團化的發展趨勢受時間、地域、部門之間的限制所帶來的信息孤島，從而提升企業的整體競爭力和前進速度。

二、企業信息化管理的必然趨勢。面對知識經濟和信息化時代的挑戰，以信息化實現企業管理現代化，堅定不移地推進辦公自動化管理創新，對于企業而言，是提高企業各部門的辦公效率，提高決策的科學性、正確性，提高綜合管理水平和競爭能力的必然趨勢。

三、企業制度創新和管理創新的有效途徑。OA管理是企業管理的一項十分重要的基礎工作，將有力推動企業加強多層面、全方位管理，進而有力促進企業組織結構和工作流程的優化重組。

主要功能

一、公文管理。包括公文的收發、起草、傳閱、批辦、會簽、下發、歸檔、查詢、統計等基本功能，初步實現公文處理的網絡化、自動化和無紙化。二、會議管理。包括會議計劃、日程、通知、組織、紀要、歸檔、查詢、統計等功能和會議室管理功能，使會議通知、協調、安排都能在網絡環境下實現。三、公共信息管理。包括各種通知、匯報材料、電子刊物、大事記、電子公告等。四、部門事務處理。包括部門值班、休假安排、工作計劃、工作總結、部門活動等。五、個人辦公管理。包括通訊錄、日程、個人事務等。六、文檔資料管理。包括文檔資料的立卷、借閱、統計等。七、人員/權限管理。包括人員的權限、角色、口令、授權等。

平臺化發展趨勢

需求推動技術發展。隨著企業信息化的發展和成熟，OA擬逐步向平臺化的方向發展，整合越來越多的應用，從行政管理轉移到行政、業務兼管，從溝通轉移到協作，從單一應用轉移到系統整合，逐步成為一個員工辦公、中層管理、門戶、領導決策的知識協同的平臺。

一、高效的協同管理工作平臺。將組織管理中的業務活動、管理活動及活動產生的信息在組織、部門、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理，實現支持多分支、跨地域的辦公模式以及移動辦公，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

二、有效的知識資產管理平臺。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。

三、個性化的設計平臺。隨著OA功能的不斷擴展，越來越強調人性化的設計需求。根據員工的需求進行功能組合，力求最大限度的滿足員工的個性化需求，實現真正的人本管理。

四、靈活的業務流程整合平臺。OA可將日常工作活動、管理活動、業務活動有機的結合，以快速響應客戶需求，同時減少不必要的重復工作，將管理流程與業務流程進行有效的整合。

五、開發無線數據平臺。通過向IPAD、智能手機等智能終端擴展，實現其對企業OA的訪問與處理，應用平臺更加廣泛。

產生的效益

一、提高辦公效率。通過OA系統的實施，公文往來基本實現網上無紙化傳輸和流轉，實現了多點辦公、異地辦公，通過集中統一管理，降低了通訊費用與管理成本，減少了重復勞動，節省了人力物力。人與人之間、各部門之間、企業之間的溝通更加方便高效，極大地提升了企業的辦公效率。

二、優化工作流程。OA系統基于工作流原理，規范并優化了各部門的辦公流程，簡化了人工操作，減少了資源與時間的損失與浪費。建立起規范有序、靈活高效的管理模式，提高了企業對市場競爭的反應速度，提升了企業的執行力。

三、提升信息的安全性。在信息的轉存、轉寄等時候，容易發生企業的信息泄秘。OA系統開發中，采取了一系列安全措施，確保用戶的數據安全性。

四、提供決策的可靠性。OA系統提供的信息，為決策提供了可靠的依據。OA利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高了經營效率，為企業領導提供決策參考和依據。

（作者單位：湖北省武漢市中國電力工程顧問集團中南電力設計院）