電子檔案管理工作中存在的問題及對策分析

劉建英

隨著計算機、通信、網絡、多媒體等科學技術的發展，檔案和檔案管理工作已經發生了巨大的變化，單一的紙質檔案融入了圖像、影音、電子文本等多種新型載體，即紙質檔案向電子檔案發展，這一趨勢也導致了檔案管理方法和手段的多樣化。因此，有必要基于電子檔案視角對檔案管理相關問題進行研究，以適應目前檔案管理信息化發展要求。雖說，電子檔案在各個行業及各個部門得到了普遍性的推廣和應用，但就其管理制度、技術、方法、人員等方面而言還存在著許多的問題，急需找出電子檔案管理存在的問題，并提出具有針對性、可行性、有效性的策略，以促進檔案管理工作的高效開展。

電子檔案管理工作存在的問題

一、電子檔案管理思想觀念問題。傳統的紙質檔案管理模式將檔案的接收和保存視為主要工作，多數檔案管理人員認為只要紙質檔案存在就不會出現什么問題，電子檔案沒有紙質檔案看起來實在，整體表現出對利用信息技術進行電子檔案管理的主動性不強。另外，由于電子檔案管理工作任務繁重，短期難見成效，且需要一定的專業技術基礎，導致檔案管理人員不愿費時費力來實施電子檔案管理，缺乏電子檔案主動性管理意識。

二、電子檔案管理人員素質問題。對于電子檔案管理工作，很多檔案管理人員都認為非常容易，和紙質檔案管理方法基本相同。而事實上且大不相同，電子檔案管理人員既要懂得如何存盤、復制、刻錄、傳輸等電子檔案處理計算機技術，還要掌握類似于紙質檔案管理中的管理方法，二者缺一不可。但是就目前我國電子檔案管理人員的素質現狀來看，還沒有完全達到上述的要求，需要逐步的提高。

三、電子檔案管理規范化問題。在進行電子檔案管理系統設計時沒有檔案工作者參與，或者缺乏檔案工作者的相關意見，使得電子檔案從生成到歸檔的整個過程就存在著不少問題。這就造成了電子檔案管理原則、保管條件、歸檔范圍、組卷方法、歸檔時間、著錄格式等方面缺乏一個規范化的流程或標準。因此，如何針對電子檔案管理要求，制定一系列能長久適用的標準和管理規范，就顯得非常迫切了。

四、電子檔案管理軟件統一性問題。電子檔案管理計算機軟件研制大大落后于電子檔案應用和發展需求，遠遠不能適應各方面電子檔案存儲利用的需要。電子檔案系統在各地區之間、單位之間存在著使用軟件不統一的現象，勢必影響到互相之間電子檔案的共享和利用。

五、電子檔案完整性問題。電子檔案管理過程較為繁瑣，加上電子檔案處于流動狀態，若不能及時捕獲信息，可能會導致信息的丟失。另外，電子文件結構復雜，儲存方式多樣分散，容易造成信息的缺損。這些會影響到電子檔案的完整性。

六、電子檔案真實性問題。檔案是歷史的原始記錄，真實性是檔案發揮憑證和參考作用的基礎。但是，電子檔案內容與載體的結合形式經常發生變化，如復制文件會由于載體或讀寫技術的不穩定性而造成文件內容的丟失或變異，也可能在傳輸或轉存過程中被改動而不留痕跡，所以電子檔案真實性不易把握。

七、電子檔案安全性問題。電子檔案數據的易消失性、數據的易改動性、數據的易復制性以及網絡的易侵害性給電子檔案的安全保密帶來了極大的威脅。可以說電子檔案安全性是當前電子檔案管理存在的一個突出的問題，必須引起檔案管理人員的密切關注。

電子檔案管理工作問題解決策略

一、更新電子檔案管理思想。面對電子檔案對檔案管理帶來的“沖擊”，檔案工作者當務之急是更新傳統的管理思想觀念。轉變長期以來以紙質檔案管理利用為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式，樹立檔案現代化的管理意識。傳統檔案管理體現的是“事后管理”思想，認為“檔案是死去的文件，是文件的精魂；文件是活著的檔案，是檔案的前身。”所以，文書工作與檔案工作是嚴格分家的，文書工作對文件的形成及文件的管理，即文件的收獲、執行、督辦，一直到歸檔組卷，都有一套嚴格的程序。文件歸檔組卷了，該文件便退出了現實的舞臺，文書工作對該文件來說也就結束了。然而在電子檔案運行的環境中，用傳統的思想顯然是行不通了。國外學者提出了“前端控制”思想，所謂“前端控制”，又可稱作“提前介入”，按照國際檔案理事會電子文件委員會制定的《電子文件管理指南》的觀點，就是在文件形成前采取行動，將干預的時機確定在電子文件管理系統的設計階段，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，把原來紙質文件管理系統中的許多事后管理手段和要求向前延伸到電子文件管理下作之中。隨著電子時代的到來，使檔案管理工作者面臨的不僅是保管實體載體材料上的變化，更重要的是檔案從形成、運作到利用等過程中產生的根本性變化所帶來的挑戰。因此。應采用各種方法和手段，包括行政、社會等，大力宣傳電子文件的積累與歸檔，電子檔案的管理與價值，提高檔案管理人員的思想意識，增強大眾社會對電子檔案認知意識，為做好電子檔案管理工作打下牢固的思想意識基礎。

二、建立電子檔案管理制度。應根據上級電子檔案管理規范，結合單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，使電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下幾個方面的問題：

注意劃清電子檔案管理過程中各級各類人員的責任；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件歸檔工作程序規范問題；注意電子文件的動態管理問題；明確電子文件檢查、鑒定內容及要求；歸檔時機應適合本單位工作實際。

三、完善電子檔案管理系統。

第一，建立電子檔案計算機管理系統。電子檔案管理是與傳統紙質檔案管理完全不同的檔案工作，計算機檔案管理系統是有效管理電子檔案必備手段。檔案部門的計算機系統應滿足電子檔案管理各個環節的要求，如：歸檔檢查的要求、修改完善的要求、電子檔案信息管理的要求、電子信息提供利用的要求等。因此電子檔案計算機管理系統在硬件上應滿足本單位當前和今后一定時期的工作需要，在軟件上應能夠識別全部歸檔電子信息，即檔案管理系統在軟件方面應涵蓋各個工作環節使用的工具軟件，同時各部門要盡量統一使用同一電子檔案計算機管理系統。

第二，建立電子檔案管理人員系統。電子檔案管理人員系統至少應包括電子檔案管理人員和電子檔案專家咨詢組兩方面的隊伍。首先，檔案人員除具備傳統檔案人員的素質要求之外，還應具有豐富的計算機操作技術和日常維護技能，因此配備適合工作要求的檔案人員是做好電子檔案管理工作的條件之一。另外，為了提高電子檔案管理專業人才的素質，還應建立滿足人才發展需求的培訓深造系統；第二，由于電子信息的復雜性，專職電子檔案管理人員無法完全滿足電子信息管理的各方面要求，因此還必須在本單位聘請各行業的專家，組成對電子信息管理的技術支持層，對電子信息歸檔進行檢查、對管理過程的問題實時解決。

第三，建立專門電子檔案保管體系。電子檔案保管體系即滿足電子檔案載體保管的環境和設備要求，包括符合標準、面積足夠、環境清潔、溫濕度適宜、防磁性好、安全性高的專用電子檔案庫室，具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，具有良好儲存容量、質量性能的磁盤介質等。

四、強化電子檔案安全管理。電子檔案信息以其傳輸快捷、便于利用等特點備受青睞，同時也給檔案信息安全提出了新的問題。解決安全問題的方法主要包括以下幾個方面：一是應用各種先進的電子檔案安全防范計算機技術，如證書式數字簽名、手寫式數字簽名、電子文檔加密、數據訪問身份驗證、電子檔案網絡防火墻、電子檔案文件設“只讀”狀態設置等。二是運用先進的現代化網絡運行監控技術，對網絡運行實施有效監控，防止運行過程對電子信息的破壞；三是通過對員工和設備的管理杜絕人為侵害的產生；四是嚴格按規范進行電子文件的歸檔審查，保證歸檔電子文件的完整、準確及軟硬件環境的齊套性，保證電子檔案的利用環境的存在與優化；五是跟蹤計算機軟、硬件的更新節拍，搞好電子信息的轉化工作。

五、注重電子檔案動態管理。電子檔案動態管理是維持其真實性、完整性、安全性的重要保證。一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題；二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

文章結合實際工作經驗對于電子檔案管理存在的問題，提出了綜合性的解決策略，可為相關檔案工作者的實踐工作提供參考，然而在具體的電子檔案管理過程中還需要處理好以下兩方面的關系。一是處理好電子檔案管理與紙質檔案管理之間的關系。電子檔案實現的同時不是傳統檔案的消亡之日，不可能全面廢除和拋棄傳統檔案的運行方式，但會很大程度上改變檔案工作的一些特點和固有規律，為此絕不可忽視傳統檔案工作的統籌安排，但同時也要堅決反對電子檔案與檔案工作決然割裂的做法。二是處理好電子信息檔案化與檔案信息電子化之間的關系。電子信息檔案化就是要對電子信息進行建檔、歸檔保存等，而檔案信息電子化則是指將原先非電子化的信息進行電子化處理，二者的最終目的都是為了實現檔案數字化。但筆者認為電子檔案管理的工作重點首先應該是電子信息的檔案化，其次是后者。在處理好以上關系的基礎上實施電子檔案管理將更有利于電子檔案管理目標的實現。

（作者單位：福建省電力有限公司南平電業局）