畢業生就業管理系統的開發與應用

朱建煒

（長沙通信職業技術學院，湖南長沙410015）

就業管理工作涵蓋用人單位就業信息的發布和管理、就業過程的跟蹤、畢業生資格審查、就業方案統計、就業指導以及檔案管理等諸多環節，參與人員眾多，要做到精細管理并非易事，因此必須尋找一套有效的整體解決方案。

就業管理是一項系統工作，環節復雜，參與人員多，因此經常碰到許多問題，筆者把它們歸納為八個“難以”：

就業流程難以精簡優化；就業信息難以有效發送；

招聘過程難以監管到位；就業政策難以熟練掌握；

就業統計難以及時準確；就業指導難以有效進行；

學生檔案難以準確無誤；人員配置難以充分保證。

為了解決這八個問題，筆者自行開發了一套方便快捷的就業管理系統軟件。系統有效解決了就業管理中的突出問題，使得就業管理水平得到明顯提升。下面簡單介紹一下本系統。

1 就業管理系統開發與應用

1.1 就業管理系統開發環境

1.1.1 架構模式

由于系統管理的內容越廣泛，數據安全性就越重要，為此我們確定了主程序選用C/S（Client/ Server客戶機和服務器結構）模式，在學生信息采集和就業信息發布上面向的對象比較局限，這部分功能選用B/S（Browser/Server瀏覽器和服務器結構）模式。

1.1.2 開發和運行環境

從投入時間與實際開發出的效果比較，我們選擇了ACCESS 2003作為數據庫客戶端應用開發平臺，后臺使用Microsoft SQL Server 2000，如表1所示。

1.2 就業管理系統的開發過程與具體應用

從就業管理的內容出發，就業管理系統應該包括：就業信息管理（單位）、畢業生信息管理、就業跟蹤管理、就業統計、檔案管理五個部分。其結構框架如圖1所示。

表1 系統開發與運行環境

圖1 就業管理系統結構框架圖

1.2.1 就業信息管理和發布平臺開發與應用

就業信息的管理主要解決兩個問題：第一是信息完整的保存、第二是保證就業信息能夠有效地發布給畢業生和輔導員。

1）建設用人單位信息管理功能模塊提高管理效能。其管理的信息包括：用人單位的公司簡介、招聘需求、聯系方式等等。讓所有的就業工作人員能夠第一時間準確了解公司的招聘信息。為畢業生提供有效的就業指導。

2）建設就業短息發布平臺確保就業信息發布到位。架設就業短信發布平臺。通過與專業的SP短信供應商合作，利用短信平臺群發就業信息。提醒老師和畢業生關注最新的就業信息。

3） 建設B/S模式就業信息發布平臺方便信息查詢。讓畢業生通過瀏覽器查看就業信息。架設B/S結構的系統應用，保證畢業生能夠第一時間看到最為準確詳實的就業信息。

4）開設就業Q Q群進一步完善就業信息發布通道。開設一個就業QQ群，把所有的就業工作人員和各班主要學生干部和學生代表加進來。這樣就業信息的發布通道就更加完善了。

1.2.2 畢業生信息平臺的建設和開發與應用

1） 結合畢業生資格審查與薪酬期望調查同步開發。根據我們的調查研究，畢業生的薪酬期望每年都會有所變化，畢業生薪酬期望與企業實際付薪的差距直接影響當年的就業情況。將資格審查與薪酬期望調查相結合，能夠有效地減少重復工作，更能讓我們可以更加有針對性地開展就業指導。

2） 架設B/S模式的畢業生信息核對修改信息平臺。通過開發B/S模式的畢業生信息核對修改平臺。讓每名畢業生通過輸入個人的賬號密碼進行登錄后，核對和修改個人的相關信息。這大大提高了工作效率我們只需要3天就能完成1400人左右的資格審查，同時完成薪酬期望調查工作，效能高出了過去的10倍以上。

3） 有針對性地編寫、寄發就業信息和招聘邀請函。由于對于畢業生的情況和就業期望全面的了解，這就更加利于我們有針對性地編寫就業信息，在寄發就業信息的時候也就會更加有正對性。

4） 生成畢業生簡歷生成功能模塊方便學生和單位。我們開發完成了畢業生簡歷生成模塊，讓畢業生能夠方便快捷地制作簡歷。為畢業生面試前的準備贏得了更多的時間。

另一方面，當用人單位需要的時候，我們可以生成有意向參加該公司面試的學生的電子簡歷，并發給用人單位，讓用人單位能夠從容地挑選所需人才。

5） 后臺畢業生信息管理模塊的開發與功能的實現。畢業生個人信息內容共有七十幾個字段信息，信息量較大，必須按照信息內容進行分類管理。在信息關聯上，我們特別注重于學籍學歷數據庫的利用，通過學號這個主鍵將畢業生信息表和學籍學歷表進行鏈接，減少冗余信息的生成。

1.2.3 就業過程跟蹤管理平臺的開發與應用

1)就業過程跟蹤管理四個環節

報名——學生通過系統選擇合適的企業，自愿報名，系統會自動屏蔽已經有單位錄取的學生，減少重復應聘的可能性，生成就業報名表。

初試——根據學生報名的順序我們將會生成報名表和應聘叫號單。使得學生能有序地排隊，合理的安排時間。

復試——復試一經確認，即可發布就業短信，在網站上生成復試名單。保證復試的順利進行。

錄取——用人單位錄取畢業生以后，我們的工作有兩項，第一、公示錄取名單。第二、及時組織簽約。

2)就業過程中需要解決的問題

可以說就業過程中最需要解決的問題就是兩個“及時”，一個“有效”。及時生成四份名單、及時添加篩選條件、有效控制重復應聘。

及時生成四份名單（報名表、叫號單、錄取名單、錄用函）及時添加篩選條件用人單位有時候會對于報名名單進行二次篩選，或者分組，比如男女分組、專業分組、生源地分組等，通過系統我們可以第一時間滿足用人單位的這些需要。

有效控制重復應聘通過系統可以在錄入數據的同時就規避重復應聘的問題。甚至在畢業生報名時，我們就能夠及時告訴他已經沒有報名資格。使得控制更為有效。現在我們正在著手研發網上報名的功能，畢業生自己在網上直接報名，報名時，網頁上就直接顯示是否重復應聘，報名是否有效，叫號單序號是多少等信息。

3)就業過程跟蹤管理功能開發

其實就業過程中的管理最重要的就是大量名單的管理，這些名單管理如何更加有效是這部分主要解決的問題，對于所有在招聘過程中生成的名單進行錄入（包括：初試報名、初試通過、復試通過、筆試通過、錄取、簽約、自謀簽約、離校、返校、請假回家自謀、異動、意向專升本、入伍），名單集中管理，以便于分班級、分專業、分單位進行統計。對就業過程中的情況進行動態掌握。

凡是已經有單位錄取的學生，當再次進行初試報名、初試通過、復試通過、筆試通過、錄取等操作時系統發出提示，告知已經被其他單位錄取。并列舉其錄取記錄。

1.2.4 就業情況統計功能實現與開發與應用

1）分系、分專業、分班級進行就業統計

就業情況的及時統計對于及時發現就業問題，調整方案，積極做好就業指導都有至關重要的作用。

2） 將畢業班就業情況與輔導員考核掛鉤

根據長沙通信職業技術學院輔導員考核管理辦法的相關規定，我們將畢業生就業情況作為對其輔導員考核的重要內容。

3） 就業情況統計功能的實現與模塊開發

通過查詢統計，等方法通過窗體實現就業統計,為了精確統計的需要，增加兩個統計項目：意向專升本、意向入伍。

就業率=（已錄人數+意向自謀+意向專升本+意向入伍）/班級人數

簽約率=（錄取簽約+自謀簽約+專升本+入伍）/班級人數（如圖2所示）

圖2 就業率統計項目示意圖

1.2.5 就業檔案管理平臺的系統開發與應用

1） 對檔案統一編號，規范檔案柜。我們對所有畢業生檔案進行統一編檔案機要號。將檔案按照年份，和就業編號順序排列。

2） 建立檔案保存和轉遞信息臺帳。整理現有檔案，清理歷史檔案轉遞記錄，將檔案轉遞情況錄入管理系統，建立了完整的檔案保存和轉遞信息臺帳。

3）明確檔案轉遞要求和相關條件。在畢業生要求調檔案時，要求調檔人必須提供以下材料：①由人事局或者中央企業（如中國電信、中國移動、中國聯通等）開具的調檔函；②畢業生“報到證”藍色聯；③畢業證原件；④委托他人代領的，必須要有委托人親筆書寫的檔案代領委托書，以及委托人、受托人的身份證復印件。

4）就業檔案管理功能模塊的開發。畢業生管理系統中的檔案管理成為了畢業生檔案精細管理的保障。調檔人只要提供畢業生名字，我們就能夠迅速查找該學生檔案的保存情況或轉遞轉遞情況。對于需要轉遞的檔案，及時準確的記錄檔案接收單位名稱，檔案接收單位地址，檔案接收聯系人、聯系電話、郵政編碼、檔案轉遞時間、操作人、EMS快遞單號等信息。使用就業檔案管理功能后，我院實現了檔案投遞零差錯。

2 采用畢業生就業管理系統成效分析

為了提高就業工作效率，規范就業工作流程，提升就業服務滿意率，優質、準確地為畢業生和用人單位提供就業信息服務，我們在總結以往就業工作中的問題的同時，將以前在工作中開發的一些提高工作效率的小工具進行整合。然后系統地開發了一套畢業生就業管理系統軟件。涵蓋檔案管理、就業跟蹤管理、畢業生信息管理、用人單位信息管理、報到證發放管理、畢業證發放管理等。同時提供了諸如生成面試叫號單、就業跟蹤信息表、報名登記表、錄取名單、公示名單、就業信息等數據反饋出口。經過半年試用平臺的使用，我們已經開發出就業管理正式版系統軟件。在2009屆畢業生就業工作中得到全面使用。為2009年畢業生就業工作提供了有效的信息支撐。同時建立了一個信息交互平臺。增強了團隊合作和信息的交流。就業服務更加到位。服務滿意率顯著提升。

最后筆者用八句話總結就業管理系統在提升就業管理水平中發揮的效果：

就業工作流程精簡優化；就業信息發布及時有效；

就業過程跟蹤精細管理；就業集中派遣準確高效；

就業統計做到及時準確；就業指導工作與時俱進；

就業檔案管理規范有序；就業團隊精神充分發揮。

3 有待繼續研究的問題和系統衍生展望

在C/S架構下的系統部分已經較為完善，但是B/S架構下的部分功能有待進進一步完善。比如用人單位通過網頁瀏覽器，瀏覽面試學生的電子簡歷；學生通過網上進行報名。而作為通信學院，對基于JAVA的手機3G的應用的開發也是目前正在著手的問題。我們已經與湖南省電信有限公司合作開發校園一卡通項目。學生和老師通過天翼的3G手機，就可以瀏覽就業信息。畢業生還能夠通過手機實現面試報名等。

利用就業管理系統，使就業管理從繁重的事務性工作流程得以優化，提高就業管理工作水平，減輕就業管理人員的壓力，有效控制畢業生求職過程，既是就業工作本身的需要，更是畢業生就業指導中心實現更好地服務于畢業生的就業工作宗旨的必然選擇。

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