某校醫藥畢業生超期滯留檔案現狀及應對管理措施與策略

潘鴻飛 魯耀邦*

（湖南中醫藥大學就業指導中心，湖南 長沙 410007）

高校畢業生檔案隨著我國就業制度的統包統分、改革的調適過度（雙向選擇）以及市場化的自主擇業，特別是近年來人才流動的加速和用人機制的靈活異動，使得學生和社會對檔案的重視及檔案對市場的影響力都在逐年下降，造成很多高校以及人事檔案管理機構的“棄檔”、“問題檔”而滯留下來，學校承載了太多不該承載的社會功能，也由此出現了畢業生結婚、出國和發生刑事案件后再回頭找學校的現象，造成高校不必要的負擔，也導致畢業生錯失很多就業機會[1]。為解決高校畢業生畢業后戶檔在高校長期托管的狀況，教育部下發了《關于調查高校畢業生戶檔長期在高校托管情況的通知》（教學司[2011]3號），湖南省教育廳最近發出了《關于調查高校畢業生戶檔長期在高校托管情況的通知》（湘教辦通[2011]44號），決定對在長普通高等學校畢業生畢業2年以上戶檔仍在高校托管情況進行調查，分析畢業生戶檔長期在高校托管的原因并提出對策建議，認真解決高校畢業生超期滯留檔案的問題。

湖南中醫藥大學醫藥學生的檔案是學生在大學期間思想素質、學習成績、各種專業技能操作、體質體能等方面情況的真實寫照，是醫藥單位及其他用人單位選擇畢業生的重要依據。特別是對于進入醫療事業單位和考公務員的學生，其檔案在干部身份的鑒定、定職、晉級、退休等方面將作為非常重要的憑據。湖南中醫藥大學歷屆畢業生滯留檔案，上可追溯到二十世紀五、六十年代，下可追溯至二十一世紀。歷年的沉積加重了湖南中醫藥大學學校檔案機構的管理負擔，同時給用人單位對畢業生檔案的利用和畢業生職業發展造成了一定程度的隱患。分析和解決畢業生滯留檔案在湖南中醫藥大學畢業生檔案管理和促進就業有著其重要的意義。

1 滯留檔案原因分析

造成湖南中醫藥大學畢業生滯留檔案的原因是多種多樣的，概括起來有如下原因。

1.1 分配政策原因和特定歷史因素[2]

1951年至1987年期間，大中專畢業生處于計劃經濟狀況下的統一分配制。從1966年文化大革命開始，大學畢業生的分配工作也同時停止，造成湖南中醫藥大學1961至1970年部分檔案滯留于學校，另有部分檔案由于參軍、下放、開除、疾病死亡以及當時特定的政治歷史因素而滯留下來。這部分檔案占湖南中醫藥大學所有滯留檔案的20%左右。

1988年至1997年期間，大中專畢業生處于改革開放形勢下的“雙向選擇”制，檔案基本上隨國家分配寄到畢業生所在單位；只有極少量檔案由于畢業生個人原因而滯留，這段時期的遺留檔案只占湖南中醫藥大學所有滯留檔案的2%左右。

1998年至2009年期間，大中專畢業生是處于市場經濟形勢下的“自主擇業”制，雖促進了人才流動和人盡其才，卻給畢業生檔案留下了一些問題，如首都、沿海等大城市不接受和限制外地生源畢業生的戶口和檔案，導致檔案無法投遞和退檔而滯留下來。還有各類非公企事業單位、各類民營機構無人事管理權而不能接受檔案，以及國家政策允許畢業生在尚未落實單位前有2年擇業期，檔案可暫存于學校，這期間遺留下來的檔案占湖南中醫藥大學所有滯留檔案的78%左右。

湖南中醫藥大學2011年前畢業2年以上滯留檔案情況見圖1。

1.2 畢業生缺乏檔案意識教育和部分用人單位檔案意識不強

很多用人單位特別是外企、私企在錄用員工時只看其能力，很少查看畢業生檔案，而畢業生抱有僥幸、患得患失的心理，覺得自己把檔案存放在人才交流中心手續繁雜，不如繼續把檔案留在學校，認為學校信譽度高而且安全，且不收取任何費用。

1.3 高考上線錄取的考生未來校報到而棄檔

這些棄檔的高考生大部分是由于高考失誤，所錄取學校或專業不夠理想，準備來年復讀重考而棄檔。

1.4 高校本身檔案管理原因

高校有關部門對學生檔案管理的重要性認識不夠，有關銜接配合不能及時到位，造成有些休學、退學、死亡、開除的學生檔案沒有及時通報處理而滯留下來。

1.5 其他原因

畢業時投遞檔案地址不詳或投檔單位不夠資格接收檔案；以及畢業生由于自身其他原因而要求檔案暫緩派寄的如西部計劃、出國、考研、工作異動、未找到工作等。

2 針對湖南中醫藥大學滯留檔案現狀的應對管理措施與策略

針對大學生滯留檔案的現狀，國家教育部和各省市教育管理部門已引起高度重視并開始著手進行摸底調查，有關政策和解決辦法將會相繼出臺。在相關政策和辦法出臺之前，筆者認為可采取以下應對管理措施及策略。

2.1 加強在校學生和學生管理工作者對檔案意識的宣傳和教育

可利用大學宣傳櫥窗、就業指導課及大學和各學院院網等陣地加強大學生和學生管理工作者對檔案管理等知識的宣傳，提高學生和學生管理老師的檔案意識。

2.2 制訂對滯留檔案的管理辦法

對于特定歷史因素滯留的檔案因年代久遠采取分類保管或移交上級人事檔案管理部門。對簽約至大城市及沿海城市不接受檔案的畢業生，可將其檔案派寄回生源地人事機構；而對簽約于各類非公企事業單位、各類民營機構無人事管理權而不能接受檔案的可將其檔案派寄至所在地的人才交流中心或教育局畢業生就業辦公室。對于擇業期滿和暫緩期滿的畢業生遺留檔案，按畢業時間逐一登記，并與院學生科老師和本人聯系，確定檔案再次郵寄的地址或直接將其寄至生源地的人事局、人才交流服務中心、教育局或專門的政府分配辦等。對于暫緩就業、考研、出國畢業生應明確責任和期限，并以書面形式簽訂協議，留下其聯系方式，或督促其把檔案轉至人才交流中心。對于退學、開除、死亡、未來報到入學的四類滯留檔案要按年級分別、分類存放保管或移交有關部門[3]。此外，根據畢業生檔案不同滯留情況可酌情考慮制定一些收費標準，適當收取相應的保管費，這樣可在一定程度上督促畢業生盡早轉檔[4]。

2.3 及時轉遞和定期清理畢業生滯留檔案

對于應屆畢業生檔案，應及時投遞。同時在投遞時一定要注意全國各地對于接收外地應屆畢業生生源的政策和條件，以免誤投和遺失。對于那些擇業期滿和暫緩期滿的畢業生遺留檔案，應根據畢業生信息及時與檔案本人聯系，妥善投遞或保存。

2.4 加強學校檔案管理部門與其他各院系部門工作的溝通和銜接

學校檔案管理部門要根據學生檔案管理要求及時收集保存于各院系的有關收檔范圍的材料，同時定時通報檔案不全的學生信息。各院系對于休學、復學、退學、開除、死亡學生的信息應及時通知學生檔案室，并督促這類學生或家長及時領走檔案。

2.5 加強和充實檔案管理人員

由于歷年高考各大學的大量擴招，各大學由于教學場地的不足紛紛建設新校區，沉重的負債使得大學不敢大肆增加教學管理人員，導致學校學生檔案管理人員相對不足。如湖南中醫藥大學現只有1名學生檔案管理人員，而在校學生檔案有1萬多卷（不包括三年制研究生和博士生檔案）；另外檔案管理員每年要對幾千卷左右應屆畢業生檔案的派寄工作和幾千卷左右新生檔案的收集、整理、分類、排架、入庫工作，因時間段是特定、周期又短而急、人手不夠難免會給畢業生檔案管理和畢業生順利走向工作崗位帶來一定的影響。

綜上所述，高等學校的學生檔案管理有其特殊性和重要性。大學檔案管理工作要以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指針，全面落實科學發展觀，貫徹執行《全國檔案事業發展“十二五”規劃》，按照“確保檔案安全，加快業務創新，狠抓基礎建設，激發隊伍活力”的工作要求，認真、細致、不斷創新高校學生檔案管理工作，制定一套符合高校發展的學生檔案管理制度，使檔案收集、整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫、移交、轉遞工作有章可循。總之，要達到高校畢業生的滯留檔案逐步減少和徹底妥善解決，必須要依靠畢業生自己、用人單位、社會及學校共同重視，共同參入，這樣才能促進高等學校學生檔案工作全面、協調、可持續發展，為畢業生求職擇業鋪墊道路和保駕護航[5]。

[1] 王歡.美國社會安全碼對解決我國大學生棄檔現象的啟示[J].山西檔案,2009(4)：44-45.

[2] 學信就業.1978-2008：大學生就業制度的市場化改革[Z].(2008-05-28).中國高等教育學生信息網,http：//job.chsi.com.cn/jyzd/jygz.

[3] 王歡.電子檔案：解決大學生棄檔現象的有效途徑[J].蘭臺世界,2009(9)：15.

[4] 黨傳玲.高校畢業生遺留檔案管理中存在的問題與對策[J].檔案,2005(5)：39-40.

[5] 汪海泳.北京高校畢業生“棄檔”問題分析與對策[J].中國大學生就業,2008(13)：63-64.