高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建

練紅珍

（泰州師范高等專科學(xué)校，江蘇泰州 225300）

高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建

練紅珍

（泰州師范高等專科學(xué)校，江蘇泰州 225300）

隨著科技信息的日益增長，傳統(tǒng)的基于數(shù)據(jù)的科研檔案管理系統(tǒng)已不能滿足信息時代的要求，在科研管理領(lǐng)域引入知識管理的理念，構(gòu)建基于知識的高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，并對高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的運行進行探討，目的完善高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的功能，提高科研管理水平。

知識管理；科研管理；科研檔案；網(wǎng)絡(luò)平臺

隨著科技信息的日益增長，開發(fā)高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺是提高學(xué)校知識共享性、可操作性、可維護性和可應(yīng)用性的一個有效途徑，也是高校實現(xiàn)科研信息管理的必然趨勢[1]。

1 現(xiàn)行管理系統(tǒng)存在的主要問題

1.1 知識共享問題

知識共享是知識創(chuàng)新的前提，現(xiàn)有的高校科研檔案管理系統(tǒng)由于構(gòu)建時的管理理念和技術(shù)原因，無法系統(tǒng)化地處理和利用信息、發(fā)掘知識內(nèi)涵、提供知識交流渠道。知識與信息無法得到廣泛的共享，這表現(xiàn)在三個方面：一是科研人員與相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜抑g沒有形成一個網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息、知識、技巧、經(jīng)驗的共享與交流；二是科研人員之間的科研體會、科研方法、經(jīng)驗總結(jié)等寶貴知識無法共享，造成了知識資源的浪費；三是科研管理部門與科研人員之間信息不能流暢地傳遞。

1.2 知識發(fā)現(xiàn)與應(yīng)用問題

傳統(tǒng)的科研檔案管理系統(tǒng)，沒有從知識管理的角度出發(fā)，只能進行簡單的信息搜集和整理工作，這樣做的結(jié)果是系統(tǒng)內(nèi)部擁有大量雜亂無章的信息，使科研人員和科研管理人員不在及時存取需要數(shù)據(jù)、信息和知識[2]。同時囿于系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)的局限性，不能有效幫助科研管理人員提煉和挖掘有助于日常管理的知識和信息，最大限度地發(fā)揮知識與信息資源的價值。

1.3 科研管理的決策支持問題

知識經(jīng)濟時代的科研檔案管理系統(tǒng)，不僅需要及時有效地獲取信息支持，還需要科研檔案管理系統(tǒng)提供知識上的服務(wù)和決策上的支持。但基于信息的科研檔案管理系統(tǒng)，無法進行數(shù)據(jù)分析和知識管理，因而，對高校科研管理的決策支持極其有限。

2 高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建

構(gòu)建和開發(fā)高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，目的是為了將知識管理的理念和方法貫穿于科研管理的全過程。依據(jù)社會知識大系統(tǒng)中知識管理的一般規(guī)律，可以把高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的功能模塊劃分為知識生產(chǎn)模塊、知識傳播模塊和知識應(yīng)用模塊，如圖1所示。

圖1 基礎(chǔ)功能結(jié)構(gòu)模塊

2.1 知識生產(chǎn)模塊

知識生產(chǎn)模塊是高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的核心。根據(jù)科研管理的業(yè)務(wù)分類，將知識生產(chǎn)模塊又分為科研項目管理和科研成果管理。

（1）科研項目管理。科研項目管理是一個涉及信息、時間、人、財、物等諸多因素的動態(tài)。其管理的目的是為了實現(xiàn)對科研活動所涉及的人、財、物等資源的最佳選擇和合理配置，對其運行進行有效控制。

科研項目管理之下包含三個組成部分：科研項目申報、科研項目中期檢查、科研項目結(jié)項評估。如圖2所示。

（2）科研成果管理。科研成果管理包括專利管理、論文論著管理和獲獎信息管理，涉及專利數(shù)據(jù)庫、論文論著數(shù)據(jù)庫和獲獎信息庫，要對科研成果、專利、論文和著作進行登記、整理。其中，專利數(shù)據(jù)庫和論文論著數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容直接來調(diào)用科研成果數(shù)據(jù)庫，無須重復(fù)輸入。

2.2 知識傳播模塊

知識傳播的能動因素是人，因此，知識傳播對應(yīng)于科研人員管理。根據(jù)具體業(yè)務(wù)，科研人員管理可劃分為專家?guī)旃芾怼⒒拘畔⒐芾怼I(yè)務(wù)進修管理和學(xué)術(shù)交流管理。如圖3所示。

圖2 科研項目管理

圖3 科研人員管理

（1）專家?guī)旃芾怼＜規(guī)旃芾碇饕撠?zé)對與校內(nèi)各學(xué)科專業(yè)對應(yīng)的校外專家的研究領(lǐng)域、學(xué)術(shù)專長、科研成果及其學(xué)術(shù)活動等進行登記管理。當(dāng)需要同行專家對學(xué)術(shù)成果進行評議、對項目申報進行推薦，當(dāng)需要領(lǐng)域?qū)＜疫M行學(xué)術(shù)指導(dǎo)、開展合作研究，當(dāng)需要領(lǐng)域?qū)＜覍蒲幸?guī)劃、科研項目提供決策參考時，科研管理人員可以隨時查詢某一領(lǐng)域的專家姓名、所在單位等信息。這種快速準確的查詢，為科研管理的決策起到了支持作用。

（2）基本信息管理。基本信息管理負責(zé)對高校科研管理人員的專業(yè)、學(xué)歷、職稱、研究專長、科研成果及其學(xué)術(shù)交流、業(yè)務(wù)進修等情況進行登記管理。建立科研人員基本信息以后，這些信息可以隨時被調(diào)出，避免了科研人員重復(fù)的機械勞動。

（3）業(yè)務(wù)進修管理。業(yè)務(wù)進修是知識傳播模塊的一部分，科研人員通過業(yè)務(wù)進修了解本領(lǐng)域?qū)W術(shù)前沿動態(tài)，開闊視野，通過進修學(xué)習(xí)，完善知識結(jié)構(gòu)，拓展研究領(lǐng)域，提高科研人員的研究能力。為了對業(yè)務(wù)進修實行動態(tài)管理，及時制定業(yè)務(wù)進修和學(xué)歷提升的激勵機制，有必要對業(yè)務(wù)進修活動進行記錄、存儲。

（4）學(xué)術(shù)交流管理。學(xué)術(shù)交流活動也是知識傳播模塊的一部分，因為學(xué)術(shù)交流實際上是科研人員再學(xué)習(xí)、提高自身學(xué)術(shù)修養(yǎng)的一種有效手段。為了提高學(xué)習(xí)效果，有必要對學(xué)術(shù)交流活動進行記錄、存儲。而且科研管理人員也應(yīng)積極承擔(dān)安排的學(xué)術(shù)交流活動，促進這種交流活動的進行。

2.3 知識應(yīng)用模塊

構(gòu)建高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺時，要注意運用信息技術(shù)促進這種知識的流動。科研管理人員可以通過科研成果發(fā)布平臺，實時發(fā)布科研成果的信息，并且通過多媒體技術(shù)，生動有效地展示科研成果。普通的用戶只要登陸校園網(wǎng)科研處子網(wǎng)，就能了解高校的科研成果。有效地促進了產(chǎn)學(xué)研的一體化，使科研成果迅速轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品。

3 高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的運行保障

3.1 科研主管部門

高校科研管理部門必須充分利用計算機管理高效、安全、省時、系統(tǒng)、功能強大的優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮科研檔案的信息服務(wù)功能和知識管理，并通過對外聯(lián)機聯(lián)網(wǎng)，通過數(shù)據(jù)挖掘和知識管理，做到資源共享。科研管理部門必須配備專職檔案管理工作人員，每個系部也必須配備兼職檔案員。學(xué)校要把科研檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，把科研信息的立卷、歸檔工作納入學(xué)校各部門崗位職責(zé)，把科研檔案管理工作納入學(xué)校各級科研管理人員的職責(zé)范圍。

3.2 科研管理人員

科研檔案的專業(yè)性，技術(shù)性決定了只能由科研部門整理、立卷。因此科研管理人員應(yīng)當(dāng)主動以現(xiàn)代管理學(xué)知識武裝自己，不斷優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)信息化社會對檔案管理的要求。同時，科研管理人員學(xué)習(xí)計算機、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識和技術(shù)，盡快依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化，加快科研檔案信息化的進程。

3.3 相關(guān)科研信息

科研管理人員要及時收集、整理科研全過程的科研信息，并確保科研檔案材料的完整性，然后將科研信息系統(tǒng)、規(guī)范、準確地錄入電腦。建立科研檔案時一定要有關(guān)鍵詞項，這樣有利于對科研項目和科研成果實現(xiàn)知識管理，為本領(lǐng)域的研究者提供參考，也可供領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供第一手資料。

3.4 科研管理硬件設(shè)施

要構(gòu)建科研信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，使科研檔案管理工作順利運轉(zhuǎn)，還必須保證科研管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行。高校校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，為科研檔案信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)，只要配備專用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，就能形成w e b的開放型科研管理網(wǎng)絡(luò)平臺，保證所有的聯(lián)網(wǎng)計算機都能共享服務(wù)器中的科研信息，科研管理人員也能利用網(wǎng)絡(luò)便捷地管理科研數(shù)據(jù)。

4 結(jié)語

綜上所述,構(gòu)建基于知識的高校科研檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺,是適應(yīng)高校科研檔案管理科學(xué)化、標準化、信息化和規(guī)范化的迫切需要。同時,科研信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建,能有效地提高科研管理工作效率和質(zhì)量，全面、公正、客觀地反映科研人員的業(yè)務(wù)能力和科研水平。

[1]劉名卓,張琴珠.知識管理的理念對教育知識管理的啟示[J].中國電化教育,2003,（12）:17-23.

[2]韋艷.基于系統(tǒng)科學(xué)的遼寧省科技計劃知識管理系統(tǒng)分析與設(shè)計[D].大連理工大學(xué)碩士論文,2002.

[3]江微.高校科研檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息,2010,（25）:108.

Construction of Knowledge-based University Scientific Research Archive Informatization Network Platform

LIAN Hong-zhen
（Taizhou Normal College,Taizhou Jiangsu 225300,China）

With the growing of scientific and technical information,traditional data-based scientific research archives management system cannot meet the requirements of the information age.The introduction of knowledge-based management idea in the scientific research management area has got wide acceptance.In this paper,the idea of construction of a knowledge-based scientific research archives information network platform is put forwarDAnd the operation of this platform is explored.The thesis is devoted to improve the function of knowledge-based scientific research archives information network platform and increase the scientific management level.

knowledge management;scientific research management;scientific research archives;network platform

G 647

B

1671-0142（2011）02-0035-03

練紅珍（1975-）,女,江蘇江都人,館員.

（責(zé)任編輯劉 紅）