淺談公安消防部隊(duì)在文書檔案管理工作中存在的不足及對(duì)策

摘要：快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為消防文書檔案的自動(dòng)化管理實(shí)現(xiàn)提供了良好的環(huán)境。本文嘗試并結(jié)合工作中出現(xiàn)的新需求、新特點(diǎn)，對(duì)如何解決我國(guó)公安消防部隊(duì)當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的不足，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)提出了具體對(duì)策。

關(guān)鍵詞：消防 文書檔案管理

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，公安消防部隊(duì)的文書檔案管理工作獲得了快速發(fā)展，在檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化建設(shè)等方面取得歷史性成就。基于C/S（客戶端/服務(wù)器）、B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式的各種文書檔案管理系統(tǒng)被廣泛地應(yīng)用到各級(jí)消防部隊(duì)的日常工作中，檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式更加豐富，電子檔案所占的比重日益增大，檔案管理的業(yè)務(wù)領(lǐng)域更加廣泛，檔案利用的對(duì)象正由專業(yè)檔案隊(duì)伍向普通的官兵和工作人員拓展。

但從目前我國(guó)公安消防部隊(duì)的檔案管理建設(shè)的實(shí)際發(fā)展水平和使用情況來(lái)看，作為公安文書檔案工作的重要組成部分，消防部隊(duì)的文書檔案管理水平與我們所期望實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化管理和利用的目標(biāo)、要求還有很大的差距，工作中尚有諸多不足和薄弱環(huán)節(jié)亟待解決。

一、現(xiàn)階段公安消防部隊(duì)在文書檔案管理工作中存在的不足

1.消防文書檔案管理軟件還不能完全符合公安消防部隊(duì)的實(shí)際需要，軟件標(biāo)準(zhǔn)急需統(tǒng)一，系統(tǒng)功能有待進(jìn)一步增強(qiáng)。我國(guó)現(xiàn)行的公安消防部隊(duì)體制及職責(zé)，決定了消防文書檔案與地方的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的文書檔案都不相同，它兼具公安和部隊(duì)文書檔案管理的雙重特點(diǎn)，特別是在檔案的生成和管理流程、利用對(duì)象和范圍等方面具有獨(dú)特之處。這既體現(xiàn)了消防文書檔案的特殊性，也給消防文書檔案的管理帶來(lái)了一定的困難，現(xiàn)行的一些文書檔案管理軟件，并不能很好解決這一問(wèn)題。

2.檔案軟件的數(shù)據(jù)功能和利用深度還有待進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案管理工作重在兩個(gè)方面，一是“管”，要對(duì)各類資料進(jìn)行規(guī)范地保管、留存；二是“理”，要通過(guò)所保存的資料，對(duì)資料的信息、內(nèi)容進(jìn)行分類、整理、歸納，讓檔案所記載的信息，為當(dāng)前和今后的工作決策服務(wù)。目前所應(yīng)用的檔案管理軟件，其功能還只局限于“管”，所保存的資料和數(shù)據(jù)都是以“點(diǎn)”的形式獨(dú)立存在的，相互間缺乏有效聯(lián)系，這就給檔案的科學(xué)利用增添了困難，導(dǎo)致很多檔案利用率不高，實(shí)際利用價(jià)值大打折扣。

3.檔案的質(zhì)量和管理水平有待于進(jìn)一步增強(qiáng)。部分單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠、檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平較低，日常的辦公及文書工作與檔案管理工作脫節(jié)，檔案收集內(nèi)容不全面、管理工作不規(guī)范等現(xiàn)象還普遍存在。

二、關(guān)于加強(qiáng)公安消防部隊(duì)文書檔案管理工作的建議和對(duì)策

（一）提高重視程度，對(duì)檔案工作實(shí)施“質(zhì)量管理”

這里所謂的質(zhì)量管理，包括了檔案卷宗實(shí)體本身的質(zhì)量，也包括檔案管理人才的隊(duì)伍建設(shè)、檔案庫(kù)室硬件建設(shè)等諸多方面。要在人員配備、思想教育、財(cái)物供給等各方面加大力度，實(shí)施質(zhì)量工程建設(shè)，促使從部隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)到基層官兵，每個(gè)人都牢固樹(shù)立“檔案意識(shí)”，從工作伊始就要想到如何為該項(xiàng)工作建立檔案、辦結(jié)移交，要對(duì)每個(gè)人在立檔工作中的職責(zé)進(jìn)行明確，特別是要加強(qiáng)文書處理和立檔之間的聯(lián)系，做到無(wú)縫對(duì)接。同時(shí)在硬件設(shè)施的配備上要做到保障到位、快速跟進(jìn)。檔案工作也要講求時(shí)效性，最怕的就是“拖”、“等”二字，時(shí)間一久，很多資料就會(huì)因遺忘、丟失或損壞而無(wú)法順利歸檔，給檔案工作帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。

（二）充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案實(shí)行自動(dòng)化管理和應(yīng)用

自動(dòng)化管理是介于計(jì)算機(jī)化管理和智能化管理之間的發(fā)展階段。當(dāng)前，我國(guó)消防部隊(duì)的文書檔案管理工作正處在計(jì)算機(jī)化管理階段，要提高檔案的利用價(jià)值和效率，我們就必須要充分利用當(dāng)前的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)消防文書檔案管理工作向更深層次的自動(dòng)化管理和應(yīng)用方向邁進(jìn)。然而，目前現(xiàn)有的各類檔案管理系統(tǒng)，在資料的保管方面雖然做到了有條有據(jù)，資料的查詢速度也極大提高，但它還不具備完善的、對(duì)資料、數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析能力，從相對(duì)抽象的計(jì)算機(jī)硬盤上去找資料，并不比從厚厚的案卷里翻閱資料更輕松。為解決這一問(wèn)題，充分提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資料利用價(jià)值的最大化，我們就必須要充分整合資源，根據(jù)實(shí)際需要，開(kāi)發(fā)一套統(tǒng)一的、適合我國(guó)公安消防部隊(duì)實(shí)際需求的消防文書檔案管理系統(tǒng)。

1.要從促進(jìn)全國(guó)公安消防部隊(duì)文書檔案管理工作的角度出發(fā)，建立一個(gè)統(tǒng)一的、全國(guó)規(guī)模的消防文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。該數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)各地的實(shí)際需要，實(shí)時(shí)進(jìn)行擴(kuò)充。公安消防部隊(duì)要出臺(tái)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)管理規(guī)則，對(duì)該數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.要充分整合全國(guó)公安消防部隊(duì)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)資源，開(kāi)發(fā)適合消防工作實(shí)際需要的檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于該系統(tǒng)，要強(qiáng)調(diào)其交互性和實(shí)用性，充分實(shí)現(xiàn)檔案生成與文件流轉(zhuǎn)之間的緊密關(guān)聯(lián)，在檔案生成和利用查詢方面，力求做到簡(jiǎn)單、實(shí)用、高效，具備良好的人機(jī)交互界面和完備的查詢利用功能。因?yàn)槲磥?lái)的檔案管理系統(tǒng)直接面對(duì)的利用對(duì)象是各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)和全體官兵，過(guò)于繁瑣、復(fù)雜的操作界面，對(duì)于系統(tǒng)的使用和功效的發(fā)揮十分不利。

3.要充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，加強(qiáng)檔案“點(diǎn)”與“點(diǎn)”之間的聯(lián)系，充分利用計(jì)算機(jī)的計(jì)算速度快、搜索范圍廣、關(guān)聯(lián)能力強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，將獨(dú)立的案卷，通過(guò)設(shè)定的關(guān)聯(lián)條件，編織成一張有著緊密聯(lián)系的檔案信息“網(wǎng)”，切實(shí)提高檔案資料的利用率，為我們的消防工作提供準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)、高效、實(shí)用的決策依據(jù)。

總之，只有立足當(dāng)前快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)當(dāng)前消防工作的實(shí)際需要，推進(jìn)消防文書檔案管理工作的改革，強(qiáng)化檔案信息處理系統(tǒng)的自動(dòng)化處理和分析功能，擴(kuò)大檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和范圍，實(shí)施消防文書檔案的自動(dòng)化、科學(xué)化、質(zhì)量化管理，才能充分發(fā)揮消防文書檔案的歷史和現(xiàn)實(shí)作用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)建設(shè)節(jié)能高效型機(jī)關(guān)、引領(lǐng)消防事業(yè)快速發(fā)展的工作目標(biāo)。

作者單位：北京市昌平區(qū)公安消防支隊(duì)司令部