《數(shù)碼照片歸檔與管理辦法》解讀

隨著計(jì)算機(jī)和數(shù)碼相機(jī)的普及，各單位形成的數(shù)碼照片越來(lái)越多。數(shù)碼照片已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)的銀鹽感光材料照片，成為國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人社會(huì)活動(dòng)的重要記錄。數(shù)碼照片應(yīng)該如何歸檔和管理，是檔案部門(mén)當(dāng)前急需解決的問(wèn)題之一。針對(duì)這一情況，北京市檔案局于2010年7月1日頒布施行了《北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），對(duì)數(shù)碼照片檔案管理提出了要求，本文就實(shí)際工作中如何理解和使用《辦法》談一點(diǎn)個(gè)人看法。

一、《辦法》的管理對(duì)象和適用范圍

《辦法》的第一條和第二條規(guī)定，是為了加強(qiáng)和規(guī)范數(shù)碼照片的歸檔與管理，確保數(shù)碼照片檔案的真實(shí)、完整、可用和安全而制定的。適用于本市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，其他單位可參照?qǐng)?zhí)行。

《辦法》中定義了數(shù)碼照片和數(shù)碼照片檔案兩個(gè)概念，我們不必讀具體內(nèi)容就可以知道，這種定義方式說(shuō)明了數(shù)碼照片和數(shù)碼照片檔案是兩回事。換句話說(shuō)，它們的關(guān)系就像文件和檔案的關(guān)系一樣，并非所有的文件都能成為檔案，只有部分具有保存價(jià)值的文件才能成為檔案。數(shù)碼照片也是如此，只有“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成，具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片”才能成為檔案。同時(shí)，正如照片檔案要包括底片、照片和說(shuō)明一樣，單張的數(shù)碼照片也不構(gòu)成完整的數(shù)碼照片檔案。《辦法》第四條規(guī)定，數(shù)碼照片檔案由數(shù)碼照片和元數(shù)據(jù)兩部分構(gòu)成。因此，《辦法》的管理對(duì)象不是一個(gè)單位內(nèi)部產(chǎn)生的所有的數(shù)碼照片，而是其中具有保存價(jià)值的一部分，而且《辦法》所要管理的并非僅僅是這一部分?jǐn)?shù)碼照片本身，而是包括元數(shù)據(jù)在內(nèi)完整的數(shù)碼照片檔案。

二、管理數(shù)碼照片檔案還需要依據(jù)哪些文件

《辦法》雖然規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、收集、整理、存儲(chǔ)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，但它不是孤立的，而是檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系中的一部分，因此在使用中必須參照其他有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，單純依靠《辦法》是無(wú)法管理好數(shù)碼照片檔案的。

數(shù)碼照片首先是照片檔案的一種。根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），照片檔案是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。”數(shù)碼照片檔案同樣是“靜止攝影影像”，而且具有保存價(jià)值。雖然GB/T11821-2002規(guī)定的是傳統(tǒng)照片檔案，即銀鹽感光材料照片檔案的管理要求，但是正如電子文件和電子檔案管理借鑒了大量紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案的管理方法一樣，數(shù)碼照片檔案的管理也可以參考傳統(tǒng)照片的管理方法。

同時(shí)，數(shù)碼照片也是一種電子文件，而且是重要的、原生性電子文件，因此數(shù)碼照片的管理還必須依據(jù)電子文件管理的有關(guān)規(guī)定。北京市目前關(guān)于電子文件的管理規(guī)定有4個(gè)，除了《辦法》之外還包括《北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》、《北京市國(guó)家機(jī)關(guān)電子文件歸檔工作規(guī)定（試行）》和《北京市檔案館電子文件接收管理辦法》等，這幾個(gè)文件中的原則和方法在管理數(shù)碼照片檔案時(shí)也是必須遵照?qǐng)?zhí)行的。

三、數(shù)碼照片檔案管理方法

數(shù)碼照片檔案作為一種電子文件，最好的管理方法是依據(jù)《辦法》和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開(kāi)發(fā)一個(gè)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行自動(dòng)化管理。為了方便開(kāi)發(fā)系統(tǒng)時(shí)規(guī)范設(shè)計(jì)，《辦法》規(guī)定了保管期限、年度、組號(hào)、張?zhí)柕葍?nèi)容的長(zhǎng)度和取值范圍，在附件中還給出了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)和字段表，系統(tǒng)分析師和程序員不難根據(jù)《辦法》設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出一套數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)。

與此同時(shí)，《辦法》在制定的時(shí)候也考慮到“手工”管理的需求，當(dāng)然這里的“手工”指的是使用word、excel等常用辦公軟件來(lái)管理數(shù)碼照片。比如《辦法》中元數(shù)據(jù)的定義方式在很大程度上就是為了照顧“手工”管理，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑獢?shù)據(jù)描述應(yīng)該按照去年發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》DA/T46-2009的方式來(lái)進(jìn)行，給出元數(shù)據(jù)元素的確定數(shù)量，并且對(duì)每一個(gè)元素進(jìn)行詳細(xì)定義，而不是用“EXIF信息+文字說(shuō)明”這種通俗的方式。另外，《辦法》中提出的“數(shù)碼照片檔案應(yīng)該在計(jì)算機(jī)中建立層級(jí)文件夾進(jìn)行分類存儲(chǔ)”的方法，也完全是為了“手工”管理設(shè)計(jì)的，開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完全可以采用其他的存儲(chǔ)方式。

四、如何“手工”管理數(shù)碼照片檔案

目前絕大多數(shù)單位是在“手工”管理數(shù)碼照片檔案的，即便馬上進(jìn)行數(shù)碼照片管理系統(tǒng)的研發(fā)，也需要一個(gè)周期，在這段時(shí)間內(nèi)依然要用“手工”方式管理，因此本文著重討論如何依據(jù)《辦法》“手工”管理數(shù)碼照片檔案。

（一） 哪些數(shù)碼照片應(yīng)該歸檔

數(shù)碼照片檔案是照片檔案的一種，雖然形態(tài)和傳統(tǒng)照片有很大的差異，但在檔案的基本屬性上與傳統(tǒng)照片并無(wú)區(qū)別。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821-2002的規(guī)定，下列照片應(yīng)該列入收集范圍：

1、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。

（1）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。

（2）本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。

（3）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

2、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

3、其他具有保存價(jià)植的照片。

這個(gè)范圍在分類和表述上面或許有值得商榷的地方，但是作為檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)執(zhí)行了20年，檔案工作者對(duì)它應(yīng)該不陌生，數(shù)碼照片檔案的收集范圍完全可以按這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

數(shù)碼照片和傳統(tǒng)照片在收集范圍上唯一的區(qū)別可能就是數(shù)碼照片的數(shù)量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)照片。數(shù)碼照片獲得的成本相對(duì)傳統(tǒng)照片要低廉的多，因此記錄一次活動(dòng)，傳統(tǒng)照片可能只有幾張，而數(shù)碼照片會(huì)有幾十張、上百?gòu)垺ａ槍?duì)這一情況，《辦法》第一條特別規(guī)定，“反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔”，“反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張”。

（二） 數(shù)碼照片的歸檔要求

1、 原始性要求

數(shù)碼照片作為檔案，原始性是其基本要求。《辦法》第十條對(duì)此有明確規(guī)定，“歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字照相機(jī)直接拍攝形成的原始圖像文件，一般不能進(jìn)行修改，為提高畫(huà)面質(zhì)量、增強(qiáng)畫(huà)面效果的后期處理除外”。

以往關(guān)于數(shù)碼照片管理的討論，在涉及數(shù)碼照片的原始性時(shí)都強(qiáng)調(diào)數(shù)碼照片不能進(jìn)行任何后期處理。但在實(shí)際工作中，數(shù)碼照片的后期處理已經(jīng)成為數(shù)碼照片形成過(guò)程的一部分，就像傳統(tǒng)照片的暗房技術(shù)一樣，不加區(qū)別地一味禁止很難實(shí)現(xiàn)。因此在《辦法》中允許“為提高畫(huà)面質(zhì)量、增強(qiáng)畫(huà)面效果”而進(jìn)行一定后期處理，同時(shí)以排除法禁止了“添加、合成、挖補(bǔ)”等影響照片內(nèi)容的修改方式。

2、 完整性要求

《辦法》第四條規(guī)定，“數(shù)碼照片檔案由數(shù)碼照片和元數(shù)據(jù)兩部分組成，元數(shù)據(jù)一般包括該照片的文字說(shuō)明與EXIF信息”。簡(jiǎn)單地說(shuō)，完整的數(shù)碼照片檔案應(yīng)該是：

數(shù)碼照片檔案 = 數(shù)碼照片 + 文字說(shuō)明 + EXIF信息

只有把這三部分收集齊全，我們才能說(shuō)數(shù)碼照片檔案完整了。

文字說(shuō)明很容易理解，它的編寫(xiě)方法在《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821-2002有詳細(xì)的規(guī)定，這里就不重復(fù)了。EXIF是英文ExchangeableImageFile(可交換圖像文件)的縮寫(xiě)，最初是由日本電子工業(yè)發(fā)展協(xié)會(huì)(JEIDA)制訂的一個(gè)工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，它記錄了數(shù)碼照片拍攝時(shí)的各種參數(shù)，如光圈、快門(mén)、ISO、日期時(shí)間等各種與當(dāng)時(shí)攝影條件相關(guān)的訊息、相機(jī)品牌型號(hào)、色彩編碼，甚至還包括拍攝時(shí)錄制的聲音以及全球定位系統(tǒng)（GPS）等信息。EXIF信息是由數(shù)碼相機(jī)在拍攝過(guò)程中自動(dòng)采集的，并且和數(shù)碼照片綁定在一起，只有在圖像處理和格式轉(zhuǎn)換的時(shí)候才有可能丟失。因此，收集EXIF信息并不難，沒(méi)有經(jīng)過(guò)后期處理和格式轉(zhuǎn)換的數(shù)碼照片，EXIF信息自然包含在照片中，而進(jìn)行后期處理和格式轉(zhuǎn)換的時(shí)候只要操作得當(dāng)，EXIF信息也不會(huì)丟失。

3、可用性要求

（1）歸檔格式

現(xiàn)在數(shù)碼相機(jī)拍攝時(shí)記錄的照片格式其實(shí)并不多，主要有RAW、JEPG、TIFF等幾種。其中RAW格式主要是為了后期處理而使用的，最終得到的數(shù)碼照片一般都是JEPG或TIFF格式，因此《辦法》把這兩種常見(jiàn)的格式規(guī)定為數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)格式，其他格式“應(yīng)在保證分辨率不變和EXIF信息不丟失的前提下”轉(zhuǎn)換為JEPG或TIFF格式。

（2）照片質(zhì)量

過(guò)去談及數(shù)碼照片質(zhì)量時(shí)通常以像素作為衡量指標(biāo)，但是這種方法并不科學(xué)。決定數(shù)碼照片質(zhì)量的因素很多，鏡頭的大小、感光材料的面積甚至數(shù)碼相機(jī)的性能等對(duì)數(shù)碼照片質(zhì)量的影響都遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于像素一個(gè)指標(biāo)。比如一架600萬(wàn)像素的單反相機(jī)拍出的照片質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于千萬(wàn)像素的手機(jī)。綜合各種因素給出一個(gè)數(shù)碼照片質(zhì)量的定量描述過(guò)于復(fù)雜，而且現(xiàn)在的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)條件已經(jīng)不需要對(duì)數(shù)碼照片質(zhì)量提出細(xì)致的要求。因此在《辦法》中對(duì)照片質(zhì)量?jī)H僅做了定性的描述，即“主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整”。

（三）歸檔后的數(shù)碼照片應(yīng)該如何整理

數(shù)碼照片檔案的分類方法、數(shù)碼照片文件的命名和存儲(chǔ)方式以及數(shù)碼照片檔案機(jī)讀目錄的著錄要求，《辦法》中都有相應(yīng)的規(guī)定，這里用一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明。

A單位2010年共形成了8張數(shù)碼照片檔案，保管期限都定為永久，分別記錄了3項(xiàng)活動(dòng)，分別是機(jī)關(guān)運(yùn)動(dòng)會(huì)、消防演習(xí)和年度工作會(huì)。這些照片都齊全完整地收集上來(lái)了，那么經(jīng)過(guò)整理，在A單位檔案室的計(jì)算機(jī)中，這些照片檔案最終呈現(xiàn)的形態(tài)是什么呢？

下圖顯示了建立層級(jí)文件夾進(jìn)行分類存儲(chǔ)的示例：在“數(shù)碼照片檔案”總文件夾下是“永久”和“定期”兩個(gè)分文件夾，在這兩個(gè)文件夾內(nèi)另建有“年度”文件夾。在“2010”年度文件夾內(nèi)我們可以看到以活動(dòng)劃分的組文件夾和一個(gè)年度照片檔案組目錄。在最底層的“0001機(jī)關(guān)運(yùn)動(dòng)會(huì)”文件夾內(nèi)則存儲(chǔ)著數(shù)碼照片和目錄。

組是指“由密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目、反映同一問(wèn)題或事由等形成的若干張照片為一組”。數(shù)碼照片組的概念類似于紙質(zhì)檔案的卷，年度文件夾內(nèi)的組目錄可以理解為年度案卷目錄。而每一張數(shù)碼照片可以理解為紙質(zhì)檔案中的卷內(nèi)文件，最底層文件夾內(nèi)的目錄則可以理解為卷內(nèi)目錄。

我們來(lái)看看構(gòu)成數(shù)碼照片檔案的各部分內(nèi)容都在哪里？在圖中可以看出，數(shù)碼照片存在最底層的文件夾內(nèi)。EXIF信息則與數(shù)碼照片綁定在一起，存在于數(shù)碼照片JPEG文件內(nèi)部。那么文字說(shuō)明存儲(chǔ)在哪里呢？如果是一個(gè)數(shù)碼照片管理系統(tǒng)，文字說(shuō)明可以和EXIF信息一起以數(shù)據(jù)包的形式與數(shù)碼照片綁定在一起，但是在“手工”管理的狀態(tài)下，建議把文字說(shuō)明存放在照片目錄之中，《辦法》附錄中規(guī)定的數(shù)碼照片目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)中就包括文字說(shuō)明字段。

需要說(shuō)明的是，示例中數(shù)碼照片文件的命名方式是《辦法》規(guī)定必須要遵守的，即采用“保管期限-年度-組號(hào)-張?zhí)枴辈⑶颐恳徊糠侄家?guī)定了長(zhǎng)度和取值范圍。而建立層級(jí)文件夾的方式僅僅是推薦的，各單位在執(zhí)行過(guò)程中可以根據(jù)實(shí)際情況確定，但同一單位應(yīng)該保持一致。因?yàn)椤笆止ぁ惫芾懋吘故且环N過(guò)渡性的措施，最終數(shù)碼照片檔案和其他所有的電子文件一樣，都必須采用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，而一個(gè)規(guī)范的文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)可以在需要的時(shí)候方便地導(dǎo)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。

數(shù)碼照片檔案管理涉及的內(nèi)容還有很多，限于篇幅不能一一討論。但解決了以上幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，其他的都可以比較容易地參照《辦法》執(zhí)行。同時(shí)，數(shù)碼照片檔案作為電子文件的一種，在管理中依然存在很多問(wèn)題，如光盤(pán)定期抽檢的方法、數(shù)據(jù)遷移的流程等，這些內(nèi)容需要隨著電子文件管理的不斷深入，在國(guó)家和北京市后續(xù)出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中加以解決。

作者單位：北京市檔案局