高校檔案機構(gòu)崗位考核框架體系研究

摘要：針對高校檔案機構(gòu)崗位考核存在的問題，建議通過確定考核指標權(quán)重、定性考核與定量考核相結(jié)合、年度考核與聘期考核相結(jié)合的辦法來實施崗位考核，并且研究構(gòu)建了一個由通用指標、專有指標和獎勵指標共同組成的考核框架體系。

關(guān)鍵詞： 高校檔案機構(gòu) 崗位 考核

高校檔案機構(gòu)實施崗位考核，是為了更加科學(xué)、確切地評價檔案人員的工作業(yè)績，把工作人員的待遇和崗位職責(zé)、貢獻大小緊密結(jié)合起來，實行按勞取酬、優(yōu)勞優(yōu)酬、績效優(yōu)先的分配制度，強化競爭激勵機制，從而激發(fā)檔案人員的工作熱情和創(chuàng)新能力。但是，在崗位設(shè)置、考核的實際運作中，存在一些問題，對檔案館工作人員產(chǎn)生了一定的消極影響。

一、高校檔案機構(gòu)崗位考核存在的問題

1.崗位設(shè)置沒有規(guī)范，崗位考核無法標準化

教育部、國家檔案局聯(lián)合簽署的教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，從宏觀上明確了各類高校檔案機構(gòu)的規(guī)模，專職檔案人員的總體編制、享受待遇和職責(zé)要求。至于高校檔案館內(nèi)部必須有哪些機構(gòu)、應(yīng)該設(shè)置哪些崗位來實現(xiàn)其職能，則無明確規(guī)定。

筆者查詢了部分“985工程”高校檔案館主頁公布的信息，發(fā)現(xiàn)各個高校檔案館的機構(gòu)設(shè)置、科室名稱是仁者見仁、智者見智。概括起來，高校檔案機構(gòu)內(nèi)部設(shè)置主要有兩大主線，一是根據(jù)檔案工作的流程來設(shè)置機構(gòu)，如：接收指導(dǎo)科、管理利用科、技術(shù)服務(wù)科、編研科；二是根據(jù)檔案收集保管的內(nèi)容來劃分檔案機構(gòu)，如：文書檔案室、科技檔案室、技術(shù)室、校史室。從各檔案機構(gòu)的情況介紹能夠看出，即使是相同名稱的科室，各校檔案機構(gòu)對自己內(nèi)部科室的分工、考核要求也不盡相同。沒有統(tǒng)一的檔案機構(gòu)內(nèi)部崗位設(shè)置要求，沒有統(tǒng)一的檔案崗位考核規(guī)范，就不可能實現(xiàn)全國高校檔案系統(tǒng)崗位考核的標準化。

2.崗位績效考核定量容易定性難

在制定檔案館考核辦法時普遍存在定量容易定性難的問題。對于工作量完成情況、出勤情況、論文發(fā)表數(shù)量、課題研究項目容易給出量的標準。而對于工作表現(xiàn)、服務(wù)態(tài)度、團結(jié)協(xié)作、創(chuàng)新意識等方面難以用“數(shù)”的概念來衡量，因此，在制定檔案館的考核辦法時，能夠體現(xiàn)業(yè)務(wù)知識水平的論文、研究課題，都給予較大的分值。而工作實踐僅僅用出滿勤、完成工作量來給分值。至于工作能力、服務(wù)態(tài)度、團結(jié)協(xié)作等方面都沒有體現(xiàn)在考核的具體分值中，往往使人產(chǎn)生這樣的錯覺：服務(wù)態(tài)度再好、工作質(zhì)量再高，比不上寫文章、搞課題的得分高，導(dǎo)致檔案研究的論文數(shù)量上升了，而檔案館日常工作的質(zhì)量、日常工作的熱情大打折扣。

3. 崗位考核缺少系統(tǒng)的監(jiān)督考評機制

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十四條規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平”。這是強調(diào)對高校自身檔案工作的要求，但是，在如何監(jiān)督高校檔案工作，如何評定各高校檔案工作的績效方面，缺少一個系統(tǒng)的監(jiān)督考評機制，也缺少對高校專職檔案人員崗位考核的具體細則。不同的高校檔案機構(gòu)各自實施崗位考核，考核的標準、考核的方式、考核的重點大相徑庭，以至于出現(xiàn)干同樣的工作創(chuàng)同樣的業(yè)績，在這個檔案館考核為優(yōu)，到那個檔案館考核卻是良。

二、崗位考核方法探索

1.以崗位職責(zé)確定考核指標權(quán)重

在高校檔案系統(tǒng)崗位考核的行業(yè)標準尚未出臺之際，高校檔案機構(gòu)可以根據(jù)工作職能，從管理類、服務(wù)類、技術(shù)類、編研類四個方面來設(shè)定崗位，明確各個崗位的工作重點和具體內(nèi)容，嚴格落實每個專業(yè)崗位的任職要求，只有符合資格要求者才可競聘上崗。管理類主要負責(zé)對全校檔案人員的協(xié)調(diào)管理和培訓(xùn)；服務(wù)類主要負責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用；技術(shù)類主要負責(zé)檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的開發(fā)和維護；編研類主要負責(zé)對館藏檔案信息的發(fā)掘研究和開展檔案宣傳教育等。根據(jù)各個崗位的職責(zé)、工作目標，確定各項關(guān)鍵評估指標的具體權(quán)重。只有這樣才能考核到位，做到客觀、公正、科學(xué)。

2.定性考核與定量考核相結(jié)合

建立考核測評表，根據(jù)業(yè)務(wù)工作范圍和服務(wù)內(nèi)容來選擇考核指標，崗位考核不僅僅是數(shù)字的測量，如工作數(shù)量、論文論著等方面；而且有許多非數(shù)字化的測量，如工作質(zhì)量、職業(yè)道德等方面，這就需要采取定性與定量相結(jié)合的考核辦法，將質(zhì)的考核量化處理，通過“優(yōu)秀”、“良好”、“合格”、“不合格”的等級給予考評打分。

3.年度考核與聘期考核相結(jié)合

年度考核是聘期內(nèi)每年履行崗位職責(zé)情況的檢查，包括德、能、勤、績四方面，是年度評優(yōu)評獎的依據(jù)，可以作為崗位聘任的中期考核；聘期考核是一個完整聘期內(nèi)履行崗位職責(zé)情況的檢查，是跨年度的比較全面的評價，是崗位聘用的依據(jù)。崗位考核要與崗位聘任相結(jié)合，才能知人善任，做到人員與崗位相匹配，實現(xiàn)聘約管理，動力和壓力并施，提升檔案工作效率。

三、建立科學(xué)合理的考核框架體系

結(jié)合各個高校檔案機構(gòu)的實際情況，構(gòu)建一個科學(xué)合理的高校檔案機構(gòu)崗位考核框架體系是當(dāng)務(wù)之急。根據(jù)高校檔案工作的性質(zhì)，筆者認為考核框架體系應(yīng)該由通用指標、專有指標和獎勵指標三個部分組成。

1.通用指標，主要考核檔案工作中的共性方面，主要包括：政治思想、職業(yè)道德、協(xié)作能力、遵紀守法、集體活動、工作態(tài)度、出勤情況等項。這是建立通用考核指標的重要依據(jù)。

通用指標考核（權(quán)重占40%），分優(yōu)（>85%）、良（75%~85% ）、合格（60%~75%）、不合格（<60% ）四個等級，其中“政治思想”權(quán)重3，“職業(yè)道德”權(quán)重3，“遵紀守法”權(quán)重3，“協(xié)作能力”權(quán)重3，“工作態(tài)度”權(quán)重4，“出勤情況”權(quán)重20，“工作能力”權(quán)重4。

2.專有指標，是考核特定崗位、特定人員的特定標準，包括工作能力、工作質(zhì)量、工作數(shù)量、工作成效、論文論著、科研成果等內(nèi)容，是建立專有考核指標的重要依據(jù)。服務(wù)類崗位以收集整理檔案的數(shù)量質(zhì)量、提供檔案利用的效率、服務(wù)態(tài)度為重點衡量指標；管理類崗位以管理成效、培訓(xùn)人員數(shù)量為重點衡量指標；技術(shù)類崗位以現(xiàn)代化技術(shù)的水平、檔案系統(tǒng)安全保障系數(shù)為重點衡量指標；編研類主要以開發(fā)檔案信息資源的成果數(shù)量為重點衡量指標。針對各崗位所特有的重要程度， 再進行績效標準及權(quán)重的設(shè)計。對同一類崗位的不同層級的工作效果， 在績效權(quán)重的設(shè)計中要有明確科學(xué)的體現(xiàn)。將相對重要的或需要特別強調(diào)的關(guān)鍵評估指標選為較高的權(quán)重，對其他的關(guān)鍵評估指標選取較低的權(quán)重。

專有指標考核（權(quán)重占50%），有優(yōu)（>85%）、良（75%~85% ）、合格（60%~75%）、不合格（<60% ）四個等級，分“管理類”、“服務(wù)類”、“技術(shù)類”、“編研類”四類。其中：

管理類：工作完成（權(quán)重20）、工作質(zhì)量（權(quán)重10）、工作成效（權(quán)重10）、論文論著（權(quán)重5）、科研成果（權(quán)重5）；

服務(wù)類：工作完成（權(quán)重28）、工作質(zhì)量（權(quán)重10）、工作成效（權(quán)重5）、論文論著（權(quán)重5）、科研成果（權(quán)重2）；

技術(shù)類：工作完成（權(quán)重10）、工作質(zhì)量（權(quán)重10）、工作成效（權(quán)重15）、論文論著（權(quán)重5）、科研成果（權(quán)重10）；

編研類：工作完成（權(quán)重10）、工作質(zhì)量（權(quán)重10）、工作成效（權(quán)重10）、論文論著（權(quán)重10）、科研成果（權(quán)重10）。

3.獎勵指標，指通用指標和專有指標之外的考核指標，專門用于獎勵優(yōu)秀服務(wù)標兵、技術(shù)創(chuàng)新取得顯著社會效益和經(jīng)濟效益的人員、積極參加公益活動為單位贏得榮譽的人員等表現(xiàn)突出者。獎勵指標所占權(quán)重為10%。

另外，對論文發(fā)表的級別、科研成果的獲獎級別、各類獲獎榮譽等，要有不同的分值計算，并給予詳細具體的規(guī)定。

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作者單位：江蘇省東南大學(xué)檔案館