談檔案工作的服務意識

超前意識、參與意識、全程服務意識是做好檔案工作的思想基礎，是落實各項工作的重要前提。

在全面落實科學發展觀，建設社會主義和諧社會的大好形勢下，檔案工作者如何立足本職，更好的為領導決策服務，為工作大局服務，為經濟社會建設服務，最大限度的發揮檔案的價值和作用，是各級檔案部門和檔案工作者所面臨的重要任務。以下從樹立“三種意識”來談談做好機關檔案開發利用工作。

一、超前意識

超前意識主要是指在做好主動服務的基礎上，進一步樹立超前理念、做到超前謀劃，立足于早干、快干、多干，一切工作向前趕，爭取早出效果、快出效果、多出效果。

1.樹立超前意識，需要各級領導有超前的檔案意識，除了自身要了解檔案和檔案工作，掌握檔案開發利用的規律，學會利用檔案，發揮檔案的作用外，還應該善于調動檔案部門和檔案人員的積極性，提前或及時將今后一個階段內全局性中心工作和重點問題或重大事件告訴他們，有意識有目的的給他們出題目、壓任務、提要求，使其在各項工作開始之前，做好相關的開發利用工作，更好的為黨委、政府的中心工作服務。

2.樹立超前意識，需要檔案部門和檔案人員具備寬闊的思路，敏銳的眼光，濃厚的參與意識和良好的競技狀態。積極學習和掌握各種新政策、新情況和有關檔案開發利用的新理論和新知識，提高自身素質，積極主動了解中心工作和重點任務，發現問題，尋找最新的利用動向和查閱服務，提前做好思想意識上的準備。

3.樹立超前意識需要做好超前工作。一是要做好超前的基礎工作，收集檔案要全面，整理檔案要科學，保管檔案要妥善，統計檔案要準確；二是建立科學、實用的檔案檢索工具體系，為檔案開發利用工作開辟盡可能多的檢索途徑，以應付即將出現的多種多樣、多層次多方位的需求；三是做好超前的開發利用工作。努力提高檔案部門和檔案人員的自身素質，增強參與意識，利用綜合檔案館藏豐富檔案信息資源的優勢，搞好各項編研工作，尤其是“研”的工作，使檔案開發利用工作向更高層次和更廣范圍發展。

二、參與意識

1.直接參與部門業務工作，在參與中服務。由于各部門有各自的業務性質特點，使得各部門的檔案工作也有各自部門的特殊性，如法律部門檔案具有形成手段和方法特殊，證據性強等特點，農業部門檔案具有種類繁多，內容復雜等特點，財稅部門檔案具有反復性、連續性、階段性突出等特點。因此不同業務部門的檔案人員要真正了解和熟悉本部門、本系統業務工作特點和本業務對檔案工作的需要。這就要求檔案工作者必須直接參與的本部門重大業務活動中去，熟悉業務、鍛煉自己，在了解情況的同時可以對其形成的各類文件材料在轉化為檔案之前，邊辦理、邊收集、邊提供利用、邊歸檔，保證各自業務工作的最新利用需要。從而使檔案人員全面、客觀、直接的了解部門中心工作的全過程，以及其中形成文件材料的來龍去脈，保證所收集材料的齊全完整和組卷的科學合理。

2.主動做好間接服務，參與部門業務工作。積極主動的間接參與服務雖然不是直接投入一線工作，但作為參與服務的主要形式，要求檔案部門和檔案人員要拓寬思路、把握方向，了解和掌握部門業務工作各個利用方向的需求。在開展某項工作時，自始至終，源源不斷地輸送業務工作各個階段所需要的檔案信息材料，以達到檔案部門或檔案人員間接參與部門業務工作全過程的目的。

3.上下溝通，信息互動。建立上下檔案部門自身利用需求信息的反饋互通網絡，以便上下級互相及時、準確的了解和把握彼此對檔案信息資源利用的需求和業務工作發展的動態；同時，充分利用各級檔案部門的監督指導力量，為檔案部門開發利用工作參與和服務部門業務工作提供目標和方向。

4.搞好接待，勤于思考。檔案部門工作人員在平時的接待和利用工作中，做到腦勤、手勤、嘴勤、腿勤，對查閱檔案的人員，注意觀察，勤于思考，注意他們的查閱目的和利用需求，抓住要點，分析和判斷出今后一個時期的查閱方向和利用范圍，從而提前做好準備，有的放矢。

三、全程服務意識

1.做好檔案開發利用工作效果的全程服務，實現檔案開發利用工作的價值。在做好超前服務和參與服務工作后，及時總結、歸納、匯集和分析各種利用效果的數據，從中發現問題，找出規律，全程做好服務?？礄n案開發利用工作到底為業務工作提供了哪些服務，解決了什么問題，取得了哪些社會和經濟效益；看檔案工作自身存在哪些薄弱環節和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統，組卷是否合理，鑒定是否準確，檢索工具是否實用等。

2.做好全程服務，加強重點檔案信息資源的二次開發。在全程跟蹤服務過程中，通過對使用單位的調查、借閱內容的統計、使用方法的分析、編研實用性的排列等，對開發利用工作中使用過的檔案實體有一個全面的了解，從中發現使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個或今后若干個開發過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。為此，應該在進一步的追蹤服務中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續性和內向型，并與相關的文獻、資料、情報和其他形式、載體的信息資源匯總融合，進行二次加工提煉，形成新的更具針對性、更切合實際，具有更高價值和水平的二次文獻，以滿足新的一輪實用需求。

3.做好全程服務，完善檔案開發利用工作的分析和預測。首先應對過去階段利用狀況進行全面分析，為下一階段的利用打好基礎。如檔案利用數量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業、要求、心理狀態、用途劃分等；其次要對過去階段利用特點進行分析，提取最具本部門業務特色的典型實例，以及對過去利用方向的熱點、敏感點和主要工作類型加以分析和論證；第三要在前兩點分析基礎上，對下一階段開發利用的方向進行預測，包括具體業務部門的需求，發展動態分析，重點利用方向的跟蹤調查以及周期性需求變化等等。

（作者單位：河南省清豐縣檔案局）

（編輯 祁一笛）