如何搜集展覽業務資料?

展覽資料，總的是指為辦展所需要而搜集或編寫、設計、制作、經營、管理等一切公開或內部的材料。它有文字資料和實物(包括圖片、產品、用具、模型等)資料兩種。每種資料中，有的是準備展出時作為展品使用的，稱為“展品資料”；有的是作為了解、說明或制作、經營、管理而用的，稱為“背景資料”。在展覽的不同階段，有些資料的性質和名稱還會發生重大變化，例如籌備展時搜集的“展品資料”中，一部分到展出時，成了正式展品，此時不再叫資料了，而是叫“展品”。但在展覽結束后，如果這部分展品屬于收藏之列，則又回到原來的資料地位.，不過這時稱為“收藏資料”。“收藏資料”是經過考核、檢驗，有的還經過展出或實際使用，具有一定的可信性，也有收藏價值，以后還能作為展出、研究之用，是一種“硬性資料”。

那么，如何搜集上述資料？資料來自搜集。但搜集并不容易，它散落在社會的角角落落、方方面面，需要運用智慧和毅力去搜集；它不是成套為你準備的，所有資料都是零零星星，一鱗半瓜，平時不被人注意，用時又覺得茫然；有些資料是保密的，或者珍藏的，不肯輕易提供出來。因此，需要通過艱苦而科學地搜集，才能奏效。

1. 廣泛征集。凡是涉及面比較廣的展覽，其資料都需要廣泛征集。例如：內蒙古自治區六十周年成就展覽，涉及各行各業。只有撒網似地撒開，才能網到所需的魚蝦。其方法，首先是從展覽大綱內容出發，根據展出所需制定征集方案，對所有必需的文字資料和實物資料，包括展品資料和背景資料，列出征集細目，提出具體要求，限定時間。這種制定，要建立在對有關資料的源泉進行充分了解的基礎上，方案方能切實可行。然后，根據征集細目，向有關各部門發涵聯系、廣為征集。這種征集，既可取得有關部門的配合，也可節省經費，還能加快速度。尤其是有關上級各部門有了一份詳細的征集目錄后，可據此互相提供線索，發動更多的工作人員來搜集。缺點是停留在書面通知上，如果個別部門認識不足或責任性不強，無人過問，造成耽誤時間甚至嚴重缺漏。為此，最好是征集業務工作人員自已動手與發動有關部門征送相結合。必要時派業務工作人員親自前往聯系。尤其對一些重要資料，如像一些重要資料或典型展品，為保質保量地按時征集到，有關人員要親自出馬。實踐表明，雙管齊下，效率更高。

2. 個別搜覓。資料表面上是一些孤立的物件，但它卻是一種財富，一旦需要使用它，就會顯得十分珍貴。因此許多資料，不能單靠大呼隆的方法搜集，而是要處理好人際關系，通過細致深入的工作，才能如愿以償。對此，最好的辦法是個別搜覓。如：內蒙古展覽館每次一個名優特產的經驗介紹展覽所需的資料，不通過思想和感情上的疏通，有些廠家也不見得馬上出手。一些展覽促銷的資料，人家視為經營之本，即使花錢也不一定買得到。有些東西平時看了很平常，甚至完全將它棄置一旁，但忽然有人說要用它，就會身份百倍，因而占有會將其深藏不露，或在搜集時橫生枝節。

總之，資料是一個很敏感的東西，也是很寶貴的東西，一般都不肯輕易提供。既使是很普通的歷史資料，有些人也會視若珍寶，一旦披露，生怕遺失無法彌補。為此，只有通過個別搜集，不但向對方說明提供的重要意義，還要作出不遺失，不損壞，不輕易復制和及時歸還，甚至是重價收購等保證，才可使提供者熱心支持與確實放心。當然有些牽涉到機密性的資料，除了按國家保密條例辦事外，還要作人格擔保，對組織負責。

另外，搜集資料并不是機械地照單收取，有時在搜集中發現有比原來方案中確定的更好的資料，就要擇優錄取。對于這種情況，只有親自出馬個別搜集，才能充分發揮主觀能動性，慧眼識珠，全眼辨寶，使搜集工作得到意外的收獲。

3. 仔細挖掘。有些資料不是唾手可得的，更不是可以請人代勞的，而是要自己去翻尋挖掘，這就需要更大的耐心和毅力，象沙里淘金似地去淘取。例如：2007年年初，為確保內蒙古自治區成立60周年成就展的質量和效果，展覽設計方案采用區內外公開招標、擇優選用的辦法，完成了六套設計方案資料。展覽館業務資料工作人員為了搜集此次展覽所需資料，廣泛征集實物、圖片及音像資料，并搜集了有25個廳局提供的各類圖片約7000多張，音像及實物資料約1000多件(套)。實踐證明，要搞好每一次展覽，搜集資料必須仔細挖掘，而且親自動手，資料才會源源而來。

對于展覽結束后“收藏資料”的搜集，同樣采取發動群眾和個人努力相結合的方法。因為這是展覽館或某一展覽內容的史料，更要慎重和細致。千萬不能辦一個丟一個，最后什么也沒有，造成無可挽回的損失。

資料是獲得社會現象和行為知識的鑰匙，也是舉辦展覽和展覽經營的基礎，做好收集展覽業務資料工作，就能提高整個資料的利用率。

（作者單位：內蒙古展覽館）

責任編輯：邰山虎