高校檔案管理模式轉變與創新的研究

張林琳

摘 要：大數據環境下，高校的檔案管理模式進一步更新，如何更好的進行檔案管理需要從技術層面，管理人員素質以及數據整理收集方面都進一步的提升和創新。檔案管理作為高校教育教學的基礎性工作要與時俱進不斷創新發展，為今后的學校管理工作，教育教學工作以及科研工作的進一步發展奠定基礎。真實準確的反應高校的歷史發展還原高校歷史面貌。

關鍵詞：高校檔案管理；模式轉變；創新研究

1 前言

高校檔案管理是保存高校在社會活動中所形成的文字，圖像，視頻，音頻等各種形式的文件。利用科學合理的方法進行檔案管理。高校由于本身的社會科學活動較多，基本都設有專門管理檔案的部門，高校的檔案管理模式隨著高校活動的頻繁和復雜需要快速的轉變和創新以適應高校日益加快的建設步伐。

2 高校檔案管理模式目前出現的問題

2.1 高校檔案管理載體落后

隨著科技的不斷發達，計算機技術廣泛的應用到了各行各業，數字化經濟以方便高效等優勢很快得到認可，計算機數據處理技術成為重要技術手段。傳統高校的檔案管理以紙質材料為主，長期來看，需要的人力多，不易保存，不易查找等諸多不利因素一直困擾著檔案管理部門，新時代新的高校檔案管理模式正在逐步形成，檔案管理人員需要把紙質化的檔案逐步轉變為數字化信息庫，以適應經濟社會的快速發展。

2.2 高校檔案管理人員水平受限

長期以來的文字輸入和紙質化管理，管理人員已經形成了一套約定俗成的管理模式，盡管以往的管理模式出現了諸多的弊端，但是由于習慣和自身水平限制等因素，高校檔案管理人員依舊熱衷于實行舊有的一套管理模式，從主觀上認為更加輕車熟路，不愿意積極的接受新模式新方法。客觀上來看，檔案管理人員對于計算機技術的應用不夠熟練，檔案管理部門亦沒有及時的補償年輕的有相關技術的人員作為過渡，形成一個惡性循環，原有的管理人員沒有相關技術水平并且沒有積極的學習，因此高效數字化檔案管理模式固然有極大的好處但是也難以得到適用和發展。

2.3 檔案收集率低

高校作為檔案存儲率十分高的單位，在管理過程當中每年都會生成大量的學生檔案、老師檔案、活動檔案、職稱評定、畢業走向檔案。但是固有的檔案管理制度不能及時的收集錄入和保存導致大量的數據信息不能及時歸檔，造成了很多有價值的資料就此流失不能記錄在案也是高校在辦學過程當中的一大損失。檔案收集如果出現漏洞在今后的辦學過程中同樣也會出現許多問題，例如已經畢業的學生回校調取檔案或者是一些科研記錄的調取都會受到一定的阻礙。可以說高校檔案的收集如果不能極大可能的做到完善詳盡，那么將會是后患無窮的。

3 高校檔案管理模式轉變的途徑

3.1 逐步建立數字化檔案管理系統

通過配備相關的數字化設備，將傳統紙質資料經過技術處理轉化為以計算機為數字化檔案。相比于紙質材料電子檔案更加容易保存不易損毀，可以復制較多份備份保證資料的長久保存。最初的原件得以最好的保存，備份件可以隨時利用，也極大的便利了日常工作的開展。也從源頭解決了檔案的保管和后期利用之間存在的矛盾。

3.2 提高高校檔案管理人員素質

舊有的檔案管理模式的發展已經十分成熟，對于相關人員來說也駕輕就熟，這種情況下就很難使他們轉變原有的管理模式，檔案管理人員不能主動轉變模式創新發展就會導致高校檔案管理模式的進一步發展受到極大的阻礙。因此要積極的提高檔案管理人員素質，組織相關人員進行計算機相關技能的培訓，加強業務指導，在資料的收集上具備高效準確的收集檔案能力，在檔案的保存上有較強的資料處理能力管理能力和服務能力，最后對于大量的檔案要具備規劃和控制能力。為檔案管理部門注入一些年輕的有技術的人員，老職工和新職工相互學習相互促進共同完成數字化檔案管理新模式的轉變。

3.3 提高檔案收集效率

龐大的檔案系統總是存在漏網之魚，因此提高檔案的收集效率最終保證檔案的充分全面是檔案管理者最終追求的目標，因此檔案的收集模式也應該有所改變和創新，以往的檔案收集過于集中和固定。但是檔案信息的生成是時時刻刻都在進行的，因此檔案的收集要定期與不定期，集中和分散相結合的方式進行檔案的收集，這樣一來，檔案收集就要及時整理規劃，也極大的豐富了檔案的內容，以免導致重要信息的遺漏。

4 高校檔案管理模式轉變的意義

4.1 優化高校檔案管理環境

高校檔案管理模式向信息化數字化轉變，可以改變傳統檔案形象。打造一個更加科技化的檔案管理模式，讓高校檔案管理邁入一個新的階段，最后實現整個高校運行的信息化數字化，為高校未來的發展指明方向，盡快實現我國高校的信息化建設。

4.2 減少高校檔案的管理成本

以往高校的檔案管理工作把大部分資金和人員配備投入到實體管理工作當中，對于利用服務的投入則相對較少。轉變高校檔案管理模式就可以很好的解決這一問題，它將信息收集、規劃整理等各個程序都利用了數字化技術，因此可以極大的節省資金和勞動力，不但節約了檔案管理的成本，還高效完整及時的保證檔案歸檔，高校檔案管理數字化信息化打破了傳統錄入收集模式，消除了諸多的弊端，發揮高校檔案界的整體優勢，既可節省人力，降低成本，避免重復勞動，又有助于實現信息資源的共建共享。

4.3 高校檔案系統更加完善

高校檔案系統信息缺失是困擾高校的一大難題，許多高校的珍貴資料、珍貴信息隨著時間的推移都漸漸的消失，這是各個高校都面臨的極大的損失，因此完善的高校檔案模式在促進信息完善信息良好保存的過程當中，無形中彌補了這一缺憾，使得高校檔案系統更加完備，有價值有意義的信息資料得以妥善長久的保存，日積月累即是高校的一筆巨大財富。對一個高校的發展有著至關重要的意義。

5 總結

本文從當前高校檔案管理模式中存在的問題入手，指出了目前存在的幾大問題，分別是高校檔案管理載體的落后，人員素質受限以及檔案收集率低下等。針對以上問題提出了相關的意見，希望盡快完善相關設備，提高人員素質，提高檔案收集效率。提出了高校檔案管理模式轉變的意義所在，旨在優化檔案管理環境，減少管理成本的條件下使得高校檔案系統更加完善。

參考文獻

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