縣直機關檔案分類排架方法探析

檔案排架受分類方案的制約，采用何種分類方案，就決定采用何種排架方法。各級機關檔案室應根據自身實際，選用適合自身的分類排架方案。

1、分類、排架方案的選擇

縣直(包括鄉鎮)機關每年應歸檔文件數量較少，對每年應歸檔文件不足100份的機關，選擇采用兩種分類方法聯合運用的復合分類較適宜，可選擇年度保管期限分類或年度問題分類。每年，歸檔文件在100份以上的機關，仍以年度、保管期限和問題或組織機構三種分類方法聯合的復合分類為宜。

1.1 年度一保管期限分類(排架)。基本符合《歸檔文件整理規則》和《文書檔案案卷構成的一般要求》的精神，保留了原來的分類整理體系，只是將問題和事由作為盒(卷)內材料排列順序的依據，便于向檔案館移交，此方案比較容易接受。

1.2 年度一問題分類(排架)。即同一年度應歸檔的文件材料，按照事先擬定的問題分類方案進行分類裝盒。保管期限只是整理時的一個步驟，不再作為分類排架方法。這種方法比原來的整理保管體系變化較大，但在機關檔案室保管期間有一定的優勢。

2、年度一問題分類排架的優勢

2.1 更符合簡化整理。按年度問題分類，由于保管期限不再作為整理排架的方法，減少了按保管期限分類的麻煩，使整理更簡單，也容易掌握。

2.2 更有利于充分利用文書處理部門已有的成果。平時，文書處理人員一般是將同一問題的文件都存放在一起，便于使用。當移交到檔案部門按照年度保管期限問題(組織機構)整理歸檔時，卻要將其全部打亂，重新整理。文書、檔案本一家卻互不信任，互不溝通。采用年度問題分類整理，可充分利用文書處理部門已有的成果，減輕檔案部門的工作量。

2.3 節約有限的檔案保管資源。機關檔案室的檔案保管資源從庫房到裝具都相對匱乏，按年度、保管期限、問題復合分類后，每個卷盒內的文件數量較少，上架時，各保管期限之間還要預留一定的空間，大大降低了檔案盒、檔案柜等檔案裝具的利用率，增加了

目錄、卷皮、卷盒的用量，增加了管理費用。按年度、問題分類，同一事由的文件集中在一個盒內，上架時，無需再預留空間。據測算，按年度問題分類排架，檔案柜架利用率可提高6至10倍，且省去倒架麻煩。

2.4 便于提供利用。在接待利用中，利用者幾乎全部是提出事由，大多數附帶不太準確的年度信息，少數提出作者信息，個別有提供文號的，沒有從保管期限的角度提出利用要求的，而檔案的分類、編目、排架卻是按保管期限進行的。特別是系統利用某一方面的材料，要在不同的保管期限里查找，利用檔案數量多且耗時，增加檔案的磨損。如按年度分類整理排架保管，材料相對集中，數量會大大減少，節省時間。

2.5 更符合“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系……”的整理原則。按年度保管期限問題分類整理排架，把同一事由的文件分散在不同的保管期限中，把其歷史聯系人為地割裂開來，而按年度問題分類，同一事由的文件集中，更符合整理原則。

2.6 更有利于貫徹落實“文書處理部門立卷”及“平時歸卷”。“文書處理部門立卷”，由于歸檔整理技術性強、要求高、操作繁瑣，在實際工作中，基本上全部是由機關檔案員整理歸檔，無法落實這一原則，因此，也帶來許多弊端。按年度問題分類，表面上看，只是減少一個分類層次，實際上，大大降低了操作難度，便于平時歸卷，為“文書處理部門立卷”的貫徹落實奠定了基礎。按年度問題分類，文書處理部門按問題排列好的應歸檔文件不再打亂，因此，歸檔章的填寫、保管期限的劃分、目錄的抄寫(打印)等整理步驟全部可由文書處理部門完成，并且，紙質和電子文件均可真正做到平時歸卷。選擇年度問題分類整理排架方法美中不足的是，在向檔案館移交時，要重新裝盒、重新生成目錄，增加了一定工作量。

3、年度一問題分類排架應注意的幾點

3.1 問題不宜分得太細，一般一個單位設三到五個問題即可。保管期限仍需鑒定劃分，歸檔章的“保管期限”欄仍是必注項。

3.2 歸檔文件目錄的編制。在檔案室，可在歸檔文件目錄“備注”欄填寫“保管期限”或增加“保管期限”項。向檔案館移交時，利用計算機將永久、長期(30年期)檔案在原目錄的基礎上，按保管期限重新生成兩套新目錄移交檔案館，一套放入盒內做內目，一套檔案館做檢索工具。

3.3 檔案盒脊背的“保管期限”項暫時不填，向檔案館移交時，永久、30年(長期)保存的檔案重新裝盒，項目按要求填寫，有利于檔案館裝具的規范化。10年(短期)保管期限的檔案因故不向檔案館移交，可留在原先的檔案盒內，并補填“保管期限”項。

3.4 歸檔章的室編件號為一年應歸檔的全部文件材料的編號，館編件號在移交進館時，按館里要求填寫。