張家港市檔案館名人檔案收集與利用情況

為了解名人檔案的收集管理與開(kāi)發(fā)利用情況，筆者于2010年10月8日，到張家港市檔案館進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研，現(xiàn)將調(diào)研情況報(bào)告于后：

1、館藏名人檔案的基本情況

1.1 館藏名人檔案數(shù)量及構(gòu)成。張家港市檔案館從2000年開(kāi)始，著手建立地區(qū)名人檔案庫(kù)，從2003年7月第一批名人檔案進(jìn)館至今，該館館藏名人檔案數(shù)量逐年增加，檔案種類也更加豐富。目前，該館已建立8個(gè)名人檔案全宗，保管名人檔案800件，具體情況見(jiàn)下表。

1.2 館藏名人檔案保管狀況。該館按照檔案分級(jí)管理的原則，將其放在特藏庫(kù)房。庫(kù)房的溫濕度嚴(yán)格控制在規(guī)定的范圍內(nèi)，防止其霉變、褪色、失磁，并選擇適合保管的特殊裝具，使不同載體的名人檔案得到有效保護(hù)。

2、受訪者對(duì)名人檔案的基本認(rèn)知

2.1 對(duì)名人檔案的理解。受訪者認(rèn)為，名人檔案應(yīng)具備兩個(gè)基本條件：一是有一定社會(huì)影響力；二是在某個(gè)專業(yè)領(lǐng)域作出較突出貢獻(xiàn)的人，在其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，直接形成的文字、圖表、音像等歷史記錄。張家港市檔案館也是在這個(gè)邏輯基點(diǎn)上開(kāi)展名人檔案工作的。同時(shí)，受訪者也表示出困惑，即“大師”或“名人”這類說(shuō)法，都是相對(duì)意義上的概念，并沒(méi)有一個(gè)“放之四海而皆準(zhǔn)”固定不變、可量化的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 名人檔案的特點(diǎn)。一是名人檔案具有一定的區(qū)域性；二是名人檔案的內(nèi)容和載體多樣；三是名人檔案的材料來(lái)源較為分散；四是名人檔案產(chǎn)生與形成的動(dòng)態(tài)性。

2.3 名人檔案的價(jià)值。名人檔案與文書(shū)和科技檔案相比，有其特殊價(jià)值。主要體現(xiàn)在：一是豐富館藏，體現(xiàn)地方歷史特色和地域文化；二是進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義教育的素材；三是提高名人的社會(huì)認(rèn)知度和公信力；四是人們進(jìn)行科學(xué)研究、編史修志、撰寫(xiě)人物傳記的重要憑證和參考資料。

3、名人檔案的收集整理與開(kāi)發(fā)利用

3.1 名人檔案的收集

3.1.1 名人檔案的收集歸檔范圍。以《蘇州市名人檔案管理暫行辦法》的規(guī)定來(lái)執(zhí)行，共分為九類，涉及名人生平綜述、主要經(jīng)歷及活動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)證明、家庭背景、健康狀況、個(gè)人愛(ài)好等方面。

3.1.2 名人檔案的收集方式。采取以主動(dòng)征集、購(gòu)買(mǎi)為主，被動(dòng)收集為輔的方式。通過(guò)新聞媒體發(fā)布公告，并給名人或已故名人的親屬寄送文件、打電話和上門(mén)拜訪的方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)協(xié)商。在接收到名人或其親屬捐贈(zèng)的檔案時(shí)，該館都會(huì)給予捐贈(zèng)者一定的回贈(zèng)紀(jì)念或獎(jiǎng)勵(lì)，以加深和捐贈(zèng)者之間的感情。

3.1.3 名人檔案的收集途徑。主要有以下幾條：一是名人家庭；二是名人的人事檔案；三是名人所在單位的檔案室；四是有關(guān)單位的檔案部門(mén)、檔案館。

3.2 名人檔案的分類整理。以名人個(gè)人的名義設(shè)立名人檔案全宗，按名人檔案首次進(jìn)館時(shí)間的先后順序，編制大流水號(hào)；在分類上，將名人檔案分為生平類、活動(dòng)類、成果類和評(píng)介類，受訪者認(rèn)為，這種分類方法比較符合名人檔案管理的內(nèi)在規(guī)律；至于全宗內(nèi)文件的排列，采取了類似干部人事檔案的整理方法，即根據(jù)內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接，或材料形成時(shí)間的先后順序依次排列，并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫(xiě)頁(yè)數(shù)，最后，編制出歸檔文件目錄。

3.3 名人檔案的開(kāi)發(fā)利用。除了接受普通的查詢利用外，該館還通過(guò)組織開(kāi)展名人研究、編研出書(shū)、舉辦展覽、建立網(wǎng)上名人展廳等多種途徑主動(dòng)開(kāi)發(fā)名人檔案資源。同時(shí)，受訪者也表示，建立網(wǎng)絡(luò)名人庫(kù)是一種既省錢(qián)、又能取得良好社會(huì)效益的方式，將成為今后開(kāi)發(fā)名人檔案資源的主流方式。最后，受訪者強(qiáng)調(diào)，開(kāi)發(fā)利用名人檔案必須注意個(gè)人隱私權(quán)的保護(hù)，這也有待于相關(guān)政策法規(guī)的進(jìn)一步完善。

4、調(diào)研感悟

建立名人檔案是檔案館參與文化建設(shè)，貼近民眾，改變自身“官衙”形象的一條十分重要的途徑。絕大多數(shù)名人檔案不是“冷冰冰”的政策文件，而是一些“暖洋洋”的生活點(diǎn)滴。若利用好這一特點(diǎn)，檔案館或許能找到一個(gè)宣傳自身的新的突破口。