民營企業檔案的分類與整理

近年來，南樂縣檔案局業務人員多次深入縣木糖醇廠、岳古酒廠、傅潭酒廠、宏業化工廠、慕龍草制品公司等多家民營企業，與廠長、經理商討建檔工作。結合各企業的具體情況，我們本著讓企業“少花錢，多辦事”的原則，指導檔案員收集企業內涉及企業在生產、經營、管理和科研等活動中形成的、辦理完畢的，對今后工作具有查考和利用價值的文件材料，都列入歸檔范圍，并幫助檔案員把收集的文件材料進行分類歸檔整理。結合這幾年的民營企業檔案分類整理經驗，我們認為，民營企業檔案的分類與整理應以方便查找為出發點，采取“宜簡不宜繁，宜粗不宜細，宜寬不宜窄”的方法。具體來說，我們認為，可以把民營企業形成的檔案粗略分為十類。下面，筆者簡單介紹一下這十類民營企業檔案及其整理方法。

1、管理類檔案及其整理方法。管理類檔案，具體范圍包括企業在日常黨務、群團、行政、經營等管理活動中形成的文件。主要有：①黨務工作文件：包括黨委(支部)會議文件、會議記錄、紀要以及黨組織建設、整黨建黨、黨員教育、紀檢、統戰工作方面的文件；②群團工作文件：包括工會、商會、共青團、專業協會等工作方面的文件；③行政事務工作文件：包括綜合性行政事務、企業工作總結計劃、文秘工作、保安后勤管理、法律事務、審計、企業管理制度、計生等方面的文件；④經營管理文件：包括企業改革、企業發展規劃、生產經營的各項統計表、綜合分析、生產經營合同協議以及企業營銷宣傳、市場分析、生產調度、質量管理、安全生產、環保、勞資方面的文件。

整理方法：首先，按照“年度——期限——問題”進行歸檔整理，即將上述列入歸檔范圍的文件先按年度分開，再按“永久、30年、10年”三種不同的保管期限分開。在歸檔上，我們采取“單份歸檔”方法，即按“年度——期限——單份”排序，將上述列入歸檔范圍的文件先按年度分開，再按“永久、30年、10年”三種不同的保管期限分開，最后，按一定的順序將文件直接排序。例如，對同一年的文件：永久——從“1”起按順序排，30年——從“1”起按順序排列，10年——從“1”起按順序排列。

2、項目類檔案及其整理方法。項目類檔案，具體范圍包括企業為生產經營的需要自建或購置的廠房、辦公樓、宿舍及其他附屬建筑等基建項目在籌建、勘察、設計、施工、招投標、竣工驗收等全過程或購置過程中形成的文件(不含房地產權證原件、產權證原件，應視同有價證券另外保管)。

整理方法：按“分項目——分問題”的方法組卷，即先按不同的建設項目分開，再在單個項目里面，根據材料的多少，組成一個案卷或按問題組成多個卷。

3、設備類檔案及其整理方法。設備類檔案，具體范圍包括設備購置過程、設備隨機文件、安裝調試、運行使用、維護管理等全過程的文件。

整理方法：按“單臺(套)設備——問題”組卷，即先按不同的臺(套)將設備分開，再在單臺(套)設備里面，根據材料的多少組成一個案卷或按問題組成多個案卷。

4、會計類檔案及其整理方法。會計類檔案，具體范圍包括企業生產經營管理過程中形成的各種會計憑證、賬簿、財務報告、財務報表。

整理方法：按憑證、賬簿、報表(報告)分別整理。

5、員工類檔案及其整理方法。員工類檔案，具體范圍包括兩種，一種是員工個人正式人事檔案，由市組織、人事(人才交流中心)部門管理，須隨員工的流動而流動。另一種是企業為方便員工管理而自行建立的員工檔案，主要包括：求職書、履歷表、聘用合同、有關證書(學歷證、職稱證、身份證、婚姻狀況等)復印件、有關獎懲文件、參加社保和醫保文件等。

整理方法：采取“一人一檔一袋”的方法。

6、聲像類檔案及其整理方法。聲像類檔案，具體范圍為反映企業生產、經營、管理等活動過程的錄像帶、錄音帶、照片、光盤等材料。

整理方法：按載體形態結合時間、問題分別整理。

7、產品類檔案及其整理方法。產品類檔案，具體范圍包括產品開發、設計、工藝、工裝加工制造、檢驗、包裝、商檢廣告、評估等全過程形成的文件。

整理方法：按“型號(單個產品)——問題”組卷。

8、課題類檔案及其整理方法。課題類檔案，包括課題籌劃、立項、研究準備、試驗、總結鑒定、成果申報、論文、推廣應用等項目研究和管理全過程形成的文件。

整理方法：按“課題——問題”組卷。

9、實物類檔案及其整理方法。實物類檔案，具體范圍為企業榮譽性、友誼性、紀念性的牌匾、獎杯、錦旗、紀念品、字畫等。

整理方法：按載體形態結合時間單件編號保管。

10、客戶類檔案及其整理方法?？蛻纛悪n案，具體范圍是企業因生產經營的需要，為了解客戶的資質、資信及企業往來情況而建立，包括客戶有關資質、資信情況的證明文件、證書的復印件，客戶企業簡況、介紹，與客戶商業往來的合同協議復印件(原件應按年度歸入“企業管理”類)。

整理方法：采取“一戶一檔”方法組卷。