館藏檔案分級保護實現(xiàn)方式的研究

摘要：館藏檔案的保護是一項從預防到治理連續(xù)而有層次的系統(tǒng)工作。面對海量的檔案和國內各檔案館的具體情況，需要分清主次、有重點地保護不同類型的檔案，也即分級保護，由此提升保護工作的質量和效果，減少不可修復的檔案信息損失。本文分析和討論了預防性分級保護和治理性分級保護的依據(jù)、方法和措施，以及兩者的相互關系，為實際部門實現(xiàn)分級保護探索一條思路。

關鍵詞：預防性分級保護 治理性分級保護

在我國海量的館藏檔案中，受損毀的檔案數(shù)量眾多，不分等級和沒有重點的保護是目前通行的做法。事實上，“在省、市級國家檔案館中，由于其只接收永久檔案，所以其館藏檔案幾乎沒有什么重點可言”。①沒有保管重點自然會給檔案的損毀埋下隱患。檔案保護工作本身是一項從預防到治理有層次而連續(xù)的過程。在實際從事保護工作時，我們要有所側重，以確定哪些檔案應該特殊保護、重點保護，哪些檔案需要優(yōu)先修復，哪些暫緩。分級保護最為重要的是確定如何分級和怎樣分級，在分級保護時既要結合實際工作需要，還要考慮館藏檔案的重要性，盡量出臺具體的、多元的、可操作性的評級標準。

從目前全國檔案保護的整體情況看，保護工作基本沿襲幾十年的傳統(tǒng)方法，堅持預防為主，防治結合的理念。但在這一大的原則下，具體實施時還需要講求策略，實現(xiàn)保護的最優(yōu)化。分級保護的直接目的在于分清工作的主次、重點與非重點。由此，本文嘗試從預防性分級保護和治理性分級保護兩個層面來探討?zhàn)^藏檔案的分級保護問題。

一、預防性分級保護

預防性分級保護就是出于預防目的，對館藏檔案的保護級別作出區(qū)分，從而采取相應保護和監(jiān)管措施的過程。這種分級帶有一定的預見性，主要根據(jù)檔案的重要程度和保存現(xiàn)狀來確定其保護級別，也即根據(jù)其損毀可能性和可能的價值損失來確定我們的重視程度。預防性分級保護的直接目的，是通過分級，將現(xiàn)存檔案置于不同的保存環(huán)境中，采取不同的預防性保護措施，集中力量保護那些需要重點保護的檔案。

預防性分級保護的范圍要覆蓋整個館藏檔案，包括現(xiàn)有的館藏以及后續(xù)的入庫檔案，這其中也涵蓋了修復后的檔案。只有從源頭加大保護的力度、提升保護的針對性才能最大限度地實現(xiàn)檔案保護的意義，減少未來的保護工作量，避免檔案信息不可修復的損失。在進行預防性分級時我們要注意以下幾個方面的問題：

1.預防性分級保護的依據(jù)

預防性保護分級要依據(jù)檔案的重要程度和保存現(xiàn)狀。其中，檔案的重要程度，主要包含稀缺性、時間跨度和信息價值三個方面。稀缺性指檔案的稀有程度，既包括檔案載體形式的稀有，如記錄在甲骨、鐘鼎上的文字信息，也包括檔案內容的稀有，如名人手記。這些檔案有的是國內僅存幾件，有的甚至是國際范圍內的孤本。時間跨度也即檔案的形成時間有多久。一般來說，高齡檔案比普通檔案具有更高的綜合價值。信息價值是指檔案內容的價值大小，包括其經(jīng)濟、文化、社會和其他方面的價值，即有多少研究參考的意義。

檔案的保存現(xiàn)狀包括三個方面：完整程度、材料構成和保存條件/利用頻次。完整程度的描述對象有兩種，一種為修復后的檔案，要根據(jù)修復后的檔案面貌給出百分比，另一種為正常檔案，查看卷冊是否完整，單本完整與否等等。材料構成就是檔案的載體材料，如紙張、絲帛、膠片等等，每種材料的抗老化性不同，脆弱程度不一樣，要根據(jù)本館檔案的載體材料情況，具體分出等級。保存條件和利用頻次作為一項，保存條件是保存檔案的環(huán)境條件比如庫房溫濕度、檔案裝具等，而經(jīng)常提供利用的檔案材料則需要考慮利用頻率，兩者適用對象不同，要根據(jù)館藏檔案具體情況選擇。

2.預防性分級保護的方法

預防性分級的等級設置與比例控制。為方便實際管理和操作，可將預防性分級劃出一、二、三級。如上文所述，分級主要考慮檔案的重要程度和保存現(xiàn)狀兩個方面，先按照檔案的重要程度劃出其所屬級別，以此為基礎，若保存現(xiàn)狀優(yōu)則下移一級，若保存現(xiàn)狀差則上移一級。這一過程體現(xiàn)出了檔案重要程度與保存現(xiàn)狀兩個參數(shù)的權重不同，重要程度要優(yōu)先考慮。

此外，一、二、三級檔案的數(shù)量要成一定比例，主要是為了控制一、二級檔案的數(shù)量，要保證第一級檔案數(shù)量最少，二級次之，第三級檔案占絕大多數(shù)。各級檔案館要根據(jù)自身的館藏特點來確定分級標準的具體參數(shù)，從而保證對本館的館藏檔案有層次、有重點地進行保管。如古籍檔案豐富的綜合性國家檔案館，對時間跨度的劃定就可以分為唐以前、宋元、明清、民國后，甚至更加細致，而對于專業(yè)檔案館，大部分所藏檔案專一，時間跨度就可能僅僅分為明清、民國、解放后，甚至集中在某一時段，總之自身的館藏特點才是分級參數(shù)設置的基礎。

預防性分級的劃分是有一定時間背景的，如同一份檔案，五年前的稀缺性和研究價值同五年后的可能完全不同。從發(fā)展的層面來看待分級問題，這要求我們在進行普查清理檔案時，對分級進行重新評估。

3.預防性分級保護等級表

對于檔案的預防性分級保護，目前沒有成熟的量化分級方法，單純的定量分級也不符合檔案實際，本文希望通過定性賦值的辦法，客觀而又較為簡易地實現(xiàn)分級。

重要程度和保存現(xiàn)狀下的6小項均采取1、2、3分賦值的3分制。先根據(jù)重要程度得出具體級別，然后參考保存現(xiàn)狀，定出最終保護級別。

具體來說，重要程度這一欄，最稀缺、時間跨度最長、價值最大的對象賦值為3分，三項總得分大于或等于8分的列為重要程度一級，總得分小于等于5分的列為三級，其余為二級。保存現(xiàn)狀這一欄，完整程度高、載體材料堅韌、保存條件好/使用頻度低的得分高，三項總得分大于或等于8分的列為優(yōu)，得分小于等于5分的列為差，其余為良。對于各個小項依照什么辦法給出具體分值，本文傾向的方法如下：

立足本館實際，選出一份典型檔案進行賦值，并作為定級參照體。由檔案館工作人員或外聘專家組成認證小組，選出館藏品中具有代表性的檔案進行討論賦值，加以認證定級，其余藏品以此為參照，賦值定級。全國范圍內，各層級的檔案館特色各異，所藏檔案時間跨度和信息價值差別較大，所以不能執(zhí)行統(tǒng)一的標準。

另外，有條件的檔案館可以選取已經(jīng)修復的檔案進行案例研究，從重要程度和保存條件出發(fā)，可進行相關參數(shù)的統(tǒng)計，從而得出平均值，作為最終分級賦值的參考數(shù)據(jù)，可以提升賦值的準確性。

4.預防性分級保護的具體實施

針對預防性分級后的檔案，大致有微環(huán)境、特藏室和檔案庫房三類保管場所。微環(huán)境主要保存一級珍藏，一般為封閉的櫥、柜等特殊裝具，通過充氦、氖等特殊氣體，或者采取其他手段精準地控制溫濕度、光照等保存條件來形成一個人造小環(huán)境。特藏室適合存放二級檔案，與一般的檔案庫房不同，特藏室要經(jīng)過裝修改造，對溫濕度、光線、氣體構成等調控更加嚴格。一、二級檔案的存放要根據(jù)本館實際，盡量制作特殊裝具，以更好地保護檔案材料。一般庫房則可存放三級檔案。不論是微環(huán)境、特藏室還是一般的檔案庫房，都要嚴格執(zhí)行國家有關溫濕度、光線等方面的標準，可參照《檔案館建筑設計規(guī)范》JGJ25-2000。

此外，還可根據(jù)已分等級的檔案繪制出分布圖，并編制索引，以方便檔案保護人員日常的查看和保管。

二、治理性分級保護

所謂治理性分級保護，就是針對被搶救檔案的特殊狀況，給出緩急各異的處理方案的過程。治理性分級主要考慮受損檔案的重要程度、損毀程度和修復的實施難度三個方面。

其中，重要程度一欄與預防性分級中的重要程度一欄相同，可以直接借用相關數(shù)據(jù)。損毀程度一欄，主要看檔案材料的載體損毀情況以及檔案內容信息的損毀情況兩個方面，包括檔案材料的PH值、損毀面積、機械強度、可認讀性和信息缺失程度等等，具體分級的劃定可參照《古籍特藏破損定級標準》WH/T22-2006。實施難度主要指修復的技術條件成熟與否，而資金支持與修復成功率的大小不在討論之列。治理性分級保護的等級包括緊急處理、正常處理和暫緩處理三個級別，在進行實際的治理性分級過程中，要注意以下問題：

第一，檔案的重要程度仍是治理性分級保護優(yōu)先考慮的因素。治理性分級保護往往面臨搶救時間的緊迫性，第一時間搶救破損嚴重的重要檔案才是保護的直接目的。

緊急處理指在最短的時間內，不僅為破損檔案優(yōu)先配置修復資源和修復專家，更重要的是制定特殊的、有針對性的修復方案。正常處理則遵循一般修復工作的程序，按常規(guī)方法一步步展開。暫緩處理并不是不處理，絕大部分情況下是由于技術條件達不到。對于暫緩處理的檔案，要選取最穩(wěn)妥的辦法先進行預處理（除菌、除塵），然后低溫保存，等待更有效、更安全的修復辦法。另一種暫緩處理的情況是檔案屬于非重點檔案，破損程度不是很嚴重，在修復技術還不能顧及到這些檔案時，可暫緩處理。

第二，治理性分級保護的分級方法需要考慮單位的實際情況和檔案本身的破損情況來制定具體的治理性保護方案和治理性保護措施。具體分級時可將重要程度、損毀程度和修復實施難度一并考慮，適當用加權的方法處理，較為客觀地將待治理和保護的檔案進行分級，具體方法如表2所示：

與預防性分級保護相仿，每個單項采取3分制賦值。而重要程度一欄，參照預防性分級保護，重要程度一級為3分，二級為2分，三級為1分。其余兩欄，損毀程度越大、實施難度越大則給出的分值越高。

但當受損檔案的治理實施難度為3分時，也就意味著修復風險的不可控，技術條件達不到，此類檔案一概劃為暫緩處理；當受損檔案的重要程度為3時，該檔案的處理級別一概劃為緊急處理。兩者同時為3分時，要成立專家組進行討論，盡快做出決定，同時做好原件的數(shù)字化工作。

除上述情況之外，凡重要程度、損毀程度、實施難度三項總分大于或等于6分的，劃為緊急處理，凡總分小于或等于5分的劃為正常處理。

三、預防性分級保護與治理性分級保護的關系

無論是預防性分級還是治理性分級都統(tǒng)一于分級保護的思想，即區(qū)分工作對象中的重點與非重點，合理配置有限的資源。預防性分級保護的獨立和發(fā)展，有利于強化保護工作的預見性，從而減輕治理性分級保護的負荷，而高質量的治理性分級保護，反過來也能簡化預防性分級保護的負擔，兩者具有互補的一面。同時兩者也面臨相似的困境，即分級對象的多樣性和復雜性，使得各種分級嘗試難以實踐。如何得出客觀、準確、簡單易行的分級方法是保護工作的一個難題。此外，兩者的區(qū)別也十分明顯。

預防性分級保護涉及面寬，所有的館藏檔案都在分級之列；而治理性分級保護主要針對破損檔案，相較而言，范圍窄。同時，預防性分級要強調“本位主義”，立足自身的館藏特點，各種分級參數(shù)因館而異，不能求同；治理性分級則要強調標準統(tǒng)一化，突破館際、省際乃至國際阻隔，強化交流。由此，檔案館的保護工作需要立足實際，“本位主義”特色的政策措施是基礎，同時各館也要讓渡部分權力歸中央檔案館統(tǒng)領，遵循大的框架方針。只有這樣，各項分級保護措施才能得以貫徹落實，保護工作才可能有大的發(fā)展和突破。

注釋：

①嚴永官.館藏檔案分級管理的幾個問題[J].中國檔案，2000（1）．

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院