論企業檔案管理的管理措施及創新發展

21世紀是信息化的時代，信息化不僅僅貫穿于人們的日常生活中，也逐漸滲透人各大企事業單位的運營管理當中。于是，文件與檔案管理越來越顯示出其對企業發展的重要性，并在新世紀的春風下j蟲來了更廣泛的創新空間?，F代的企業檔案管理必須適應新時期的競爭環境和發展需要，企業主要樹立新觀念、建立新體制、實行新制度。企業的檔案管理工作不能僅僅局限于單一領域或單一員工，而要企業內部的所有人員和部門共同出謀劃策方能取得成效。

一、企業檔案管理的原則

企業檔案的管理原則，為企業建立信息檔案系統提供了有效依據，也能為企業的發展提供更為有力的引導。企業檔案管理的原則主要由以下三部分組成:

第一，企業檔案管理要求統一領導、分級分層。建立統一的企業檔案管理制度，并對企業內部檔案工作實行對口化和統一管理，要對企業的全部檔案內容和文件處理進行綜合管理與執行。

第二，企業檔案管理工作一定要重視維護好檔案和文件的安壘與完整性。從數量上看，企業檔案要在已有內容上尋求全面和配套，從質量上說，要保證文件檔案的系統性和內在關聯性，同時在內容和范疇方面要涵蓋有企業由內到外、由下到上的全部日常工作所需要的資料種類，各種形式的檔案要分門別類的存放，防止出現人為的損壞和遺失。對企業檔案要進行安壘系統的管理和保護，對重要文件要加強保密力度，保護企業自有知識產權，避免信息流失在外，造成企業的遭受損失。企業最好有相關內容的法律顧問，在出現問題時能夠以專業眼光及時做出處理，彌補損失。

第三，加強企業檔案的使用性和交流傳播，體現出檔案管理的現實意義。檔案的管理，不僅僅是收集與整理，其更為現實的意義在于幫助企業主和員工們在日常工作過程中有例可依，使工作得到更為有效的資源協助，提高效率，加快發展?？梢哉f企業檔案的利用與管理，既是企業檔案工作的出發點，又是終結點。加強檔案的使用和交流性，是為企業檔案管理延續下去并得到長足發展提供資源支持，體現出企業的社會價值。當然，企業檔案管理和使用貫穿于企業各項工作中，也是檢驗企業基礎性工作情況的標準。

二、企業檔案的管理措施

第一，要設立專門的企業檔案管理機構，發揮集體力量，創新思路，把檔案管理工作做也成效。

第二，建立好企業檔案管理的規范制度，并監督全體員工依此執行。有制度的硬性規范，有利于更好地督促員工們對企業檔案管理工作的重視，促進檔案工作更快更好地發展。

第三，加強檔案管理的安全性。檔案管理室一定要做好防火、防水、防盜、防塵、防蟲、防潮、防泄密等各項防護工作，雖然目前大多企業已經普及電子檔案管理，但仍有一些檔案是以紙制等形式存放，這就要求企業檔案工作人員有針對性地做好各種類型檔案的管理工作，對于電子文檔要做好電腦的殺毒與防毒，防止黑客傾入，工作人員要不斷提高自身的電腦操作技術能力，并對電子信息的獲取和溝通渠道做出更深刻的理解，從而創新工作方法。而對于傳統的檔案形式，則要求工作人員在工作過得中更加細致，不僅要認真登記和整理。還要在離開檔案室時檢查好門窗、關好電源等，以保證企業檔案管理工作的全面與完善。

第四，提高檔案利用率，發揮檔案管理實際作用。檔案管理的最終目的，也是為了讓企業在發展工作中能夠節約尋找資源的時間，把更多的時間應用在實際工作內容中，加快工作效率，提高效益。提高檔案利用率，應該更好地創新溝通模式，使信息的傳遞更為便捷，同時對于在溝通交流過程中進發出的對企業有益的信息資源，也要加以收集和整合。

三、企業檔案管理如何創新發展

沒有創新就沒有生命力和發展希望，這一點對于企業尤為重要。因此，在企業的檔案管理工作方面，工作人員一定要開拓思路，發展創新，并將新思想落實到檔案管理工作的各項功能和執行細節中去，積極地用新機制帶動檔案管理工作的進一步發展。

1.要借助觀念創新促進企業檔案管理的現代化。

辦公自動化的普及，使電子文件也被列入到檔案管理的工作范疇中，因其收集、查詢，整理、修改、發送等簡單快捷，并且具有容量大、更新速度快的特點，目前電子文件已經越來越成為檔案管理的主要文件類型。電子文件包括錄音、錄像、照片、文字、表格等形式多樣，直觀易讀。但是，檔案管理并不是單純地用計算機代替原本的手工勞動，也絕不能把傳統的檔案管理方式照搬到現代化的電子檔案管理工作當中去，新時代的檔案管理，一定要以創新的觀點理念，應用先進的電子信息技術，在吸取傳統管理方法精髓的基礎上，盡快尋求更新更有效的運作模式，更好地為企業檔案管理工作服務。

2.要創新企業工作平臺，加速提升企業檔案管理的水平。

傳統的檔案管理工作并不是毫無用處，新時期的創新管理也是要建立在傳統工作流程基礎之上的。要將傳統的檔案管理工作流程優化整合，再融入新思想新觀念，借助軟件編程、數據庫管理技術等先進電子技術方法建立起更適用于現代化檔案管理的計算機管理工作流程，并以此來進行企業檔案工作的執行與管理。也就是說，要在傳統已經具備的工作流程基礎上，建立起更符合現代企業管理的數據信息工作管理平臺，解決企業參與人員多、信息容量大、加快信息傳遞速度、搭建溝通平臺，反饋信息等問題。

3.創新工作和執行流程，更好地滿足檔案管理的新要求。

文檔一體化流程，是信息化時代的全新文件管理觀念。它本身摒棄了把零散化文件拼湊組合的弊端，而是從管理目標出發，通過先進技術和業務互聯的新需求而建立的無縫的互操作平臺。創新工作和執行流程，就是將工作的各環節、步驟、分工、崗位協作一體化集成，電子文件的一體化流程，既保證了檔案管理工作的質量，又創新了檔案工作者的管理思路，達到更好滿足檔案管理的新要求。

4.創新管理方法，促進檔案管理工作科學發展。

在信息量不斷增加的今天，信息重要等級也逐漸分化，信息安全管理也成為文件和管理工作過程中的一項重要內容。計算機應用雖然普及，但病毒泛濫、用戶使用不當等情況經常出現，再加上設備故障，自然災害等的出現，造成計算機系統被破壞的可能性加強，一旦計算機系統出現故障，極易引起數據丟失、文件信息失效等負面作用，因此，加強信息安全的管理勢在必行。

5.創新服務，為企業提供更高水平的信息服務。

電子化檔案管理的廣泛應用，產生了更為大量的電子資源，用戶群體也隨之增加。多種因素提高了對企業信息服務的要求。這就要求企業內部檔案管理人員樹立起信息服務的理念，并強調轉變思想，變被動為主動服務。并且，檔案工作人員要隨時隨處從多種渠道進行信息收集，及時整理加工，并通過系統互動了解用戶的潛在需求，并將這種需求轉化成信息產品，針對特定用戶來策劃并實施各種不同層次的服務內容和形式。創新服務，也是為企業在檔案管理方面積累大量信息數據，提供更多地可用資源，提供更高層次的信息服務。