淺談網絡辦公自動化系統在檔案工作中的應用

在當代社會，人們將辦公事務納入到網絡體系中，使其能自動地處理和解決傳統辦公方式無法完成的任務與問題，并廣泛而深刻地改變著人們的生活。辦公自動化，其實質就是將信息的收集，處理、傳遞網絡化，立足于企業實際情況，能滿足企業對信息進行管理的各項要求，為用戶提供信息共享及溝通、協調和控制的輔助手段，達到提高企業員工的工作效率，增強企業員工之間、部門之間的協同工作能力，提高辦公綜合效率。

一、網絡辦公自動化系統在文書辦理過程中的應用

(一)公文管理權限的劃分

文書辦理分為收文和發文兩種情況。收文又分為上級來文和其他單位來函兩種。發文則是指本單位對外或對內的發文。由于網絡辦公自動化系統往往要求公文來往單位要有相同的網絡辦公自動化系統，因此，本文將主要論述具有相同網絡辦公自動化系統的單位之間。網絡辦公自動化系統在文書辦理過程和檔案管理工作中的應用。在網絡辦公自動化系統條件下，公文處理的流程和權限都是事先設置好的，不同級別的人員擁有的權限是不一樣的。一般而言，級別越高，權限也就越多，越是關鍵崗位的人員，權限也就越多。比如，一般的辦事人員可能只能看到自己經辦的事務的公文的有關情況，其他人員辦理的公文內容及其流轉情況就無權看到了。當然，這些人員的領導因為權限較高，則能看到所有的公文內容以及現在所處的辦理環節的情況。

(二)公文程式的變化

在公文的具體辦理過程中，辦事人員還可以利用網絡辦公自動化系統的公文處理模塊來實現公文的擬稿、審核、批閱、簽發、登記、傳文和歸檔。例如，在網絡辦公自動化系統中，發文單位利用公文處理模塊完成公文的擬稿、核稿，最后由單位或部門主持工作的負責人在網絡上進行簽發。收文單位負責收發文管理的人員馬上可在網絡上看到相關的收文，然后根據來文內容將公文轉遞給分管領導。分管領導簽署意見后，再由負責收發文管理的人員將簽署好的公文傳回發文單位。在此過程中，如果權限設置合理，發文單位應該可以看到文件辦理處于什么環節。現在的網絡辦公自動化系統一般按黨政系統分別辦理，根據隸屬關系和職權范圍，逐級行文，不得越級請示和報告，而且一般也不直接送領導個人。同時，網絡辦公自動化系統不但保留了原先辦公自動化系統中的一次輸入，多次輸出的優勢，還因為計算機日志文件的廣泛應用，辦理過程被一一記錄在案，從而擁有了與紙質公文相同的原始性和憑證性。

二、網絡辦公自動化系統在檔案管理工作中的應用

(一)檔案收集管理工作的網絡辦公自動化

在網絡辦公自動化環境下，檔案收集管理工作變得異常便捷。因為在每次公文辦理結束后，辦結的公文就應該由單位領導審核后，進行網絡邏輯歸檔。檔案管理人員所作的就是核對公文是否辦結以及是否完整。公文的有效性由辦理公文的單位負責。當一年工作結束時，檔案管理人員再將電子檔案從網絡數據庫下載到光盤等存儲介質，進行物理歸檔即可。因為收集的檔案都是電子版的，本身不存在體積的問題，不像紙質檔案，立卷時就需要考慮案卷的厚度，一般不能超過兩公分。同時，存儲在載體上，不像紙質檔案必須占有一個空間。電子檔案就不存在位置等問題，所有的檔案都可以存儲在光盤、硬盤等載體上。而且，隨著光盤、硬盤存儲能力的增強，更多的檔案可以存儲在一個硬盤或幾張光盤上。這樣，就為“卷改件”創造了有利條件。同時，立卷、裝訂、裝盒等紙質檔案整理過程完全沒有了。這樣一來，檔案管理人員就可以從繁重的歸檔任務中解脫出來，從而有更多的時間來關注檔案的歸檔質量。

(二)檔案信息開發工作的網絡辦公自動化

一般而言，在開發網絡辦公自動化系統淺談網絡辦公自動化系統在文書和檔案工作中的應用時，都會考慮檔案的歸檔問題。新建公文，都需填妥公文信息，一般包括秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、主題詞、抄報抄送單位等部分。公文如有附件。還應當在正文之下、成文日期之上加附加說明，標明附件順序和名稱，并將附件電子版上傳到，網絡辦公自動化系統。因此，公文在網絡辦公自動化系統的辦理過程，實際上已經就是往網絡數據庫著錄檔案信息的過程。公文的文種、時間、標題、發文機關、收文機關、歸檔單位等信息都會著錄到網絡數據庫中，甚至公文正文的電子版也會上傳到網絡數據庫中。這時，檔案管理人員就可以利用一些程序，對網絡數據庫進行檢索、編目、輸出等。如果在程序里精心組織一些檢索詞，還可以針對某個方面進行專題檢索，檢全率和襝準率都可以得到保證。這在傳統的紙質檔案管理中是很難想象的。

(三)檔案查詢的網絡辦公自動化

傳統的檔案查詢，往往需要專人到檔案館(室)，對紙質檢索工具或者單機版數據庫進行檢索，費時費力，查找一份文件像大海撈針一樣，常常還可能因為人為因素造成漏檢。特別是紙質檢索工具，還需要到庫房將檔案原件調出。網絡辦公自動化系統可以將檢索權限賦予特定的人員，而且可以設定每個人可以檢索的范圍。如果要查詢某份文件，有關人員就以利用各自的賬號、密碼登錄網絡辦公自動化系統，然后在網絡辦公自動化系統中查找所要的文件，并且可以閱覽壘文。權限再高一些的，甚至能看到領導的批示以及其他信息。充分利用網絡辦公自動化系統加速“文檔一體化”進程，將有關聯的職能活動聯系起來，即文件處理的歸檔和檔案收集融合為一個環節，首先在職能崗位上進行融合，然后在人員和業務上進行融合，最后是通過網絡辦公自動化系統進行功能融合，使得檔案在文件處理完畢后就能即時查詢，檔案人員減少了甄別、分類、排序、信息錄入的重復勞動，剩下一些簡單的物理整理。這樣，檔案部門以外的辦事人員可以足不出戶，在自己的崗位上就可以查閱所需的文件。即使需要查閱文件原件，也可以先在網絡辦公自動化系統中查好檔號，然后再到檔案部門按圖索驥。

結 語

總之，隨著網絡辦公自動化系統的不斷推廣與應用，文書辦理和檔案管理發生翻天覆地的變化已是不爭的事實。網絡辦公自動化系統減輕了勞動強度、簡化工作程序、提高工作效率和工作質量，節省更多的時間放在編研工作和開發檔案信息上，真正把檔案作為一種信息資源共享利用，這也是談網絡辦公自動化系統在文書和檔案工作中應用的初衷。