如何提高職業(yè)院校辦公室管理水平

一、強化責任意識，增強整體功能

院校辦公室特殊的地位和工作性質(zhì)，要求其必須是一個制度健全、管理嚴格、紀律嚴明、號令暢通的戰(zhàn)斗集體。本著“從嚴、從細、高效、可行”的原則，建立健全辦公室工作規(guī)范和管理制度，使各項工作的開展規(guī)范有序。辦公室是一個綜合性辦公室，其主要職責是文書處理，信息管理，黨建工作，文書檔案資料及印信管理，會務(wù)工作，接待與協(xié)調(diào)，服務(wù)工作，臨時性工作，歸納起來就是辦文、辦事、辦會，綜合、協(xié)調(diào)、服務(wù)。

1.辦文質(zhì)量要高

文字水平直接決定能否完整體現(xiàn)院領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，以及如何讓各單位以更有效的方式落實所定決策。這就要求辦公室的工作人員，不僅要準確領(lǐng)會學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，而且要準確把握文件精神實質(zhì)，了解學(xué)院總體情況。因此，在平時的工作中，辦公室的工作人員必須加強對黨的職業(yè)教育方針政策及理論的研究與學(xué)習(xí)，加強工作調(diào)研，力求把握職業(yè)院校教育與學(xué)科發(fā)展規(guī)律，深入了解學(xué)院發(fā)展實際，做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

2.辦事效率要快

保障學(xué)院黨政系統(tǒng)日常工作正常運轉(zhuǎn)，是辦公室的重要工作。辦公室的常規(guī)性工作包括文書、秘書、事務(wù)、信訪、檔案、黨建等。這些工作都是與各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生密切相關(guān)的環(huán)節(jié)，工作十分繁雜單調(diào)，但又必不可少。做好日常性工作，提高服務(wù)水平是辦公室工作的基本要求。因此，根據(jù)各個工作環(huán)節(jié)的不同特點和要求，從辦公室人員的實際出發(fā)，要求每個人員既要有基本工作職責，各管一攤，又要做到分工不分家，互相配合，互相補臺，齊抓共管，不留死角。領(lǐng)導(dǎo)交待的工作，都要迅速有效、保質(zhì)保量地完成，高效服務(wù)。

在內(nèi)部管理方面，制定明確的辦公室人員工作崗位職責，辦公室禮品管理，印章管理，信訪，接待，檔案管理等制度。確定主任聯(lián)系學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)制度和辦公室工作的“一站式服務(wù)”機制、工作崗位內(nèi)部流轉(zhuǎn)制度等，保障學(xué)院日常性服務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。為了方便基層和師生員工，將辦公室各項工作程序全部在校園網(wǎng)上公布，便于職能部門和二級學(xué)院參閱，提高辦事效率。

辦公室還要負責黨委印章、學(xué)院印章、院長印章和介紹信的日常管理，及二級學(xué)院黨政印章的刻制、審核和管理。從事該項工作的人員，必須有對學(xué)院高度負責的態(tài)度，認真管理。凡是使用印章的單位和個人，管理人員要認真審核印章用途，分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，逐項登記，不以私人感情代替學(xué)院規(guī)章制度，防止在印章的使用和管理上出現(xiàn)任何問題。

3.辦會要求要細

辦公室職能分析認為，重大會議、重要活動是學(xué)院辦公室各項工作的重中之重。學(xué)院每周一召開院長辦公會，重大問題召開黨政聯(lián)席會，辦公室都要親自組織，整理會議紀要，檢查會議精神落實情況。各種會議活動的組織和協(xié)調(diào)，特別是重大會議活動必須按照“組織超前、信息準確、綜合運作、服務(wù)周全、勤儉高效”的工作原則，注意活動的細致性、周到性和實效性，還要與宣傳、保衛(wèi)、后勤等職能部門和二級學(xué)院積極合作、相互溝通，從而保障各項重大活動的順利進行。

4.綜合能力要強

辦公室是學(xué)院的綜合性辦公室，要對學(xué)院的全面工作做到心中有數(shù)，了解上情，掌握下情，收集信息，綜合分析。平時還要注意積累各方面的工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準確的依據(jù)，當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。對上報告工作，對內(nèi)總結(jié)報告，都要根據(jù)各方面的情況進行綜合分析，這是辦公室主任及分管領(lǐng)導(dǎo)的主要職責。

5.服務(wù)保障要好

為教學(xué)服務(wù)，為部門服務(wù)，為師生服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是辦公室經(jīng)常性的職責。辦公室的服務(wù)工作不能停留在口頭上，而要扎扎實實地工作，對上保障到位，對下服務(wù)到家。特別是對師生員工提出的有關(guān)切身利益的事情應(yīng)妥善處理，對不在責權(quán)范圍內(nèi)而難于決斷的事情要及時向院領(lǐng)導(dǎo)匯報，并同當事人解釋清楚。對職權(quán)范圍內(nèi)的工作，有利于教育教學(xué)和學(xué)院工作的開展，要按照規(guī)定及時給予辦理，做好各方面的服務(wù)保障。

6.組織協(xié)調(diào)要好

院長辦公室是保證各項工作順利進行的樞紐，是學(xué)院綜合事務(wù)處理部門。工作涉及面廣，千頭萬緒，內(nèi)容既具體又繁瑣。上至向省市主管部門和學(xué)院各位院長請示工作，下至在學(xué)院職能部門和二級學(xué)院內(nèi)部協(xié)調(diào)。因此辦公室工作除了要爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視外，還必須充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，創(chuàng)立一個寬松和諧的工作環(huán)境。

二、強化服務(wù)意識，提高工作效率

1.要有樂于吃苦、甘于奉獻精神

辦公室工作面廣，內(nèi)容繁雜，任務(wù)重，責任大，工作缺乏成就感，節(jié)假日、晚上加班是常事，甚至有時辛苦半天，卻得不到領(lǐng)導(dǎo)和師生的理解。因此，工作的特殊性要求辦公室管理人員要有愛崗敬業(yè)精神，不圖名利，甘于奉獻。要有強烈的事業(yè)心和責任感，把管理工作當成一門科學(xué)，認真學(xué)習(xí)、積極探索其工作規(guī)律，理論聯(lián)系實際，不斷提高管理水平，提高工作效率和質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)。

2.要有平和心態(tài)、良好心理素質(zhì)

由于辦公室工作面廣，遇到的困難、緊急情況多，更容易成為領(lǐng)導(dǎo)、部門之間以及教職工之間諸多矛盾的集中點，工作人員心理負擔較重，容易產(chǎn)生煩惱、急躁不安等不良情緒。因此，管理人員首先要心境寬松平和，以一顆平常心對待工作中的任何事情，始終保持充沛的精力；其次要保持正常的平靜心態(tài)，當工作中被誤解或受到傷害時，避免沖動或消極情緒，不受外界因素影響，工作要始終勤奮努力，一絲不茍；第三，心胸要寬闊，有甘為人梯，為他人作嫁衣的風度。總之，辦公室管理人員要調(diào)整心態(tài)，具備較強的挫折承受能力，在復(fù)雜的環(huán)境中，冷靜、高效地處理各種關(guān)系，處理好各種事務(wù)。

3.要有科學(xué)管理、超前預(yù)測意識

辦公室管理人員除了要按部就班地組織正常的日常行政事務(wù)，還要隨時準備處理突發(fā)性、臨時性事務(wù)，工作千頭萬緒。因此，辦公室管理人員要建立和諧的人際關(guān)系，學(xué)會科學(xué)管理，能夠運用現(xiàn)代化辦公手段，掌握相關(guān)的管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等學(xué)科知識。工作分清主次緩急，角色轉(zhuǎn)換要快，從一種活動到另一種活動的轉(zhuǎn)移，要拿得起放得下；掌握辦事時機，樹立超前觀念，對于可以預(yù)見的工作，領(lǐng)導(dǎo)事前交辦的事情，都應(yīng)作好準備，超前辦理。還要不斷吸收借鑒先進的管理經(jīng)驗并注意培養(yǎng)創(chuàng)新意識，尋找工作規(guī)律，使管理工作既務(wù)實又有開拓，真正做到辦公室管理科學(xué)化。

4.要有“以人為本”、真誠服務(wù)思想

堅持“以人為本”的管理核心就是要調(diào)動人的積極性，發(fā)揮人的主動性，激發(fā)人的創(chuàng)造性，從而提高工作效率。辦公室要本著以人為本的原則，接受每一項任務(wù)，都能正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，準確掌握學(xué)院情況，盡力協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好各個環(huán)節(jié)的管理工作。

辦公室作為一個綜合性單位，廣大師生員工和職能部門也常常把它作為了解信息、溝通情況、交流思想的橋梁。因此，辦公室管理人員應(yīng)盡量處理好與各個方面的關(guān)系，做教職工的知心朋友，盡可能地為他們提供方便。配合學(xué)院工會做好教職工生老病死等慰問服務(wù)工作。辦公室承擔著學(xué)院全部印章的管理工作，印章每天的使用率非常高，除嚴格按照規(guī)定進行審批、登記外，還要熱情為他們提供服務(wù)。真正落實“學(xué)生第一、真誠服務(wù)”的理念，真誠地為師生員工做好服務(wù)工作。院辦作為對外窗口，經(jīng)常有學(xué)生家長、其他部門或單位人員來咨詢情況、聯(lián)系工作。對這些來賓，院辦管理人員要盡地主之誼，熱情接待，詳細解答，妥善安排，塑造學(xué)院良好的形象。

（作者單位：山東省濱州市技術(shù)學(xué)院）