淺析高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀

[摘要] 高校二級學(xué)院的行政秘書是高校二級學(xué)院管理隊伍中的一支重要力量，而行政秘書的工作多而廣，雜而亂，細(xì)而瑣的特點給實際工作帶來了困難和挑戰(zhàn)。因此，要對高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，今后才能更好地開展工作。

[關(guān)鍵詞] 高校二級學(xué)院 行政秘書 現(xiàn)狀

高校二級學(xué)院行政秘書既是院系行政管理層的參謀和助手，又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶，是管理隊伍中的一支重要力量。但在行政秘書尚未得到足夠重視，其工作任務(wù)繁重，缺少交流，容易造成許多問題的產(chǎn)生，從而影響工作效率和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因而要對二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀進(jìn)行探討，才能更好地做好政秘書工作。

一、行政秘書的工作職責(zé)

我國高校行政秘書工作廣而多，雜而亂，細(xì)而瑣。因此，行政秘書必須明確自己職責(zé)，才有可能更好地開展工作。行政秘書工作主要涉及以下幾個方面:一是文筆工作。主要負(fù)責(zé)學(xué)院年度工作計劃和總結(jié)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)講話稿、通知文件、申請報告、會議紀(jì)要等材料的擬草和校對以及學(xué)院新聞報道、學(xué)院網(wǎng)頁更新、學(xué)術(shù)報告等宣傳工作。二是人事工作。做好學(xué)院教職工崗位聘任、考勤、考核、獎懲、職稱評定、人事調(diào)動等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事務(wù)處理，如文件檔案管理和歸檔，會務(wù)籌備和接待、后勤工作，會議通知，消防安全檢查、資產(chǎn)管理工作、;管理辦公設(shè)施、辦公用品;函電文件處理;信息資料的收發(fā)、整理及利用;處理突發(fā)事件、緊急事件并及時向院系行政管理層請示報告等。

二、行政秘書工作的特點

高校行政秘書主要是服務(wù)于教學(xué)、科研、和學(xué)生管理，其特點主要有:

1.輔助性

輔助性是相對主導(dǎo)性來說的，一般來說，輔助就是在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)指揮和控制下從旁幫助領(lǐng)導(dǎo)完成共同的任務(wù)。而作為行政秘書就是出于這樣一種助手的位置，幫助領(lǐng)導(dǎo)完成其交待的任務(wù)和工作，這是秘書工作最核心的職能。院系領(lǐng)導(dǎo)不光承擔(dān)行政工作，還要兼顧教學(xué)與科研，所以工作不可能面面俱到。這就要求各行政秘書對領(lǐng)導(dǎo)布置的工作及時完成，并對其進(jìn)行跟蹤和督促。對重要的事項要及時匯報和提醒，及時將院系教學(xué)情況和管理中出現(xiàn)的問題反饋給相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)。

2.協(xié)調(diào)性

秘書協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的補充和延伸，是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾、理順關(guān)系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。在高校二級學(xué)院中，教學(xué)行政管理的許多環(huán)節(jié)呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，行政任務(wù)是在多個部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在校級行政管理部門、學(xué)院、教師、學(xué)生的信息交匯點，也是各種行政矛盾最集中的地方，所以高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力，善于分析和處理各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系，堅定而又策略靈活，行動果斷而又處事穩(wěn)妥，才能輔助領(lǐng)導(dǎo)處理好院系各種矛盾，調(diào)動一切積極因素，形成和諧有序的工作氛圍。以“內(nèi)求團結(jié)、外求發(fā)展”的原則，上下溝通、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外，處理日常行政事務(wù)。

3.廣泛性

事務(wù)繁雜，范圍擴大，頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點。從文件起草和會議通知等日常工作到為院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、參謀咨詢，從與教學(xué)秘書、學(xué)生政治輔導(dǎo)員的配合到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、教務(wù)處、保衛(wèi)處、工會等職能部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)、上下溝通，幾乎包羅萬象。這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒，統(tǒng)籌安排。培養(yǎng)自己的細(xì)心和耐心，有條不紊地安排工作。

4.參謀性

參謀是指出謀劃策，為院系行政管理層提出工作建議和設(shè)想，提供決策的參考依據(jù)和方案，充當(dāng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的“顧問”和“智囊”，及時解決領(lǐng)導(dǎo)遇到的難題和疑惑。高校二級學(xué)院行政秘書是連接院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門的橋梁，他們熟悉與教師教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作相關(guān)的各項政策和要求，熟悉教學(xué)資源的實際配置情況，熟悉教學(xué)行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié)，要積極收集整理教學(xué)管理工作中出現(xiàn)的問題，為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供依據(jù)，從而推動院系工作的順利進(jìn)行。充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理黨、政務(wù)，教學(xué)、管理矛盾，使領(lǐng)導(dǎo)可以集中精力開辟領(lǐng)導(dǎo)活動和決策，適時地為領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性方案，做好參謀工作。秘書人員要善于分析形勢把握事物發(fā)展的趨勢增強預(yù)見性， 提高對謀略的實效性，把為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策滲透到工作的各個方面和全過程。

三、行政秘書工作的現(xiàn)狀

根據(jù)行政秘書工作的特點，結(jié)合地方高校行政秘書的實際，我認(rèn)為，二級學(xué)院行政秘書工作容易出現(xiàn)以下三方面的問題:

1.工作任務(wù)多而繁瑣

二級學(xué)院的行政秘書工作頭緒較多，工作范圍幾乎涉及到二級學(xué)院各項工作的各個方面。每天都有干不完的工作，除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個會議的通知、各種來電來訪的接待和處理之外，還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各項任務(wù)。同時，要與不同的教師和學(xué)生接觸，及時處理他們提出的各種問題，并且還要兼職處理相關(guān)的教學(xué)任務(wù)和黨務(wù)工作，工作內(nèi)容沒有定性的規(guī)定。實際工作中涉及的任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過行政秘書這個崗位職責(zé)。因此，行政秘書雖然天天忙、月月忙，但年終總結(jié)時卻是“忙忙碌碌無頭緒，兢兢業(yè)業(yè)沒成績”。

2.工作得不到重視

二級學(xué)院的行政秘書平時工作十分繁忙，通常感覺是上班像打仗一樣，一件事接著一件事，經(jīng)常是幾件事情一起干。無論做得多辛苦，領(lǐng)導(dǎo)總是認(rèn)為這是你應(yīng)該做的，并且在年終績效考核時，行政秘書得優(yōu)秀者卻鳳毛麟角。無論是老師還是學(xué)生，你都得為他們服務(wù)，如果服務(wù)不好，往往會遭到投訴，或是責(zé)罵等，因而沒有被重視，得到的回報也少。付出與回報往往難成正比，導(dǎo)致有些行政秘書心里有牢騷，肚里有怨氣。認(rèn)為干多干少一個樣，干與不干一個樣的心理極易產(chǎn)生，抱怨自己進(jìn)錯門、上錯崗，情緒郁悶，工作沒勁。

3.工作晉升機會少

二級學(xué)院的行政秘書中有很大一部分不是秘書專業(yè)出身，很多都是一些引進(jìn)人才的家屬或是子弟，從事行政事務(wù)一般很難升到高級職稱，往往只是評到一個中級職稱就到了瓶頸。現(xiàn)實中，高校二級學(xué)院行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關(guān)愛。缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)和交流，缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo)，對于未來不知何去何從?前景渺茫!正是由于定位模糊，前途不明，導(dǎo)致行政秘書大多思想不穩(wěn)定，態(tài)度不積極。導(dǎo)致部分行政秘書缺少工作的激情，不深入學(xué)習(xí)研究相關(guān)知識。

隨著我國高校改革的不斷深化，對高校二級學(xué)院行政秘書的要求也越來越高。因此，行政秘書要轉(zhuǎn)變思想觀念，明確角色定位，樹立服務(wù)意識，不斷加強對自身綜合素質(zhì)和能力的培養(yǎng)，廣泛閱讀書籍，增進(jìn)知識的積累，做到時時虛心，處處留心，事事用心，從多方面、多角度強化自我工作意識的培養(yǎng)。同時，以樂觀開朗、積極向上的心理狀態(tài)，勤奮學(xué)習(xí)，銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度，踏實工作，與時俱進(jìn)，為學(xué)校和學(xué)院健康、快速地發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。

參考文獻(xiàn):

[1]袁彩君，楊金.高校二級學(xué)院行政秘書工作探討[J].湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008，(3).

[2]蓋燕芳.淺談如何做好二級學(xué)院行政秘書工作[J].中國科技信息，2007，(14).