論學校檔案的創新與服務

隨著改革開放的深入和經濟建設的發展，作為學校工作重要組成部分的檔案工作，正面臨著嚴峻的挑戰，如何適應新形勢，加快學校檔案發展的步伐？本文就此問題談談個人見解：

一、解放思想，與時俱進，推動學校與檔案工作的同步發展

檔案工作的創新是檔案工作觀念的創新。首先，要樹立檔案工作的發展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新觀念，要把滿足現狀、不求進取的舊觀念，轉變成敢想、敢干和開拓進取的新觀念；要改變過去被動提供利用檔案的舊觀念，樹立有目的地積極主動開發檔案信息資源的新觀念，要拓寬檔案的利用渠道，改善檔案基礎設施，充分發揮檔案在檔案資源建設中的主體地位，使各種資源合理流動，優化配置，要把檔案工作融入學校各項工作中，與學校同步發展，不斷提升檔案工作的發展空間。其次，要樹立檔案工作的效益觀。在具體管理上要與時俱進，要樹立正確的學校管理觀念，制訂整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公室設施，收集處理傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。再次，要提高檔案管理人員綜合素質。學校檔案管理人員必須清醒地認識到，隨著學校體制改革和管理機制的轉變，學校和社會各方面的聯系增加了，相應的學校檔案工作的范圍也越來越大，檔案的門類、內容形式都會不斷地發生變化，所以對檔案管理人員的業務素質和工作能力要求就更高、更嚴。因此，學校檔案人員就必須解放思想、更新觀念，樹立終身學習的觀念，不斷掌握新的理論，運用現代科學管理手段，解決檔案工作面臨的新問題，盡快成長為檔案管理的行家里手，為學校教育事業的發展作出積極貢獻。

二、強化檔案意識，建立有效的檔案領導機構

學校檔案工作面廣、量大，靠少數專兼職人員很難搞好，必須靠各級領導的重視與支持，必須把檔案工作列入學校工作的議事日程，在學校年度工作計劃中，有關于檔案工作的內容，有負責檔案工作的分管領導，結合本學校實際，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強檔案意識，教職工的檔案意識增強了，直接影響著檔案的質量，因為他們只有對檔案和檔案工作的意識、價值有了基本的了解和認識，才能重視對檔案材料的積累和保護，才能形成人人重視檔案，支持檔案，自覺地維護學校檔案工作。建立健全管理機構，成立檔案管理領導小組，校長為組長，主管領導為副組長，各科室負責同志為組員，從組織上保證檔案工作的順利開展，特別是在改革開放的新形勢下，學校不僅是培養人才的基地，而且是科研基地。校領導要善于利用檔案指導學校的教學和教研工作，齊全、完整、準確的檔案給予各級領導研究決策提供了可靠信息，從而能使各級領導了解過去，認識現在，開拓視野，預見未來，從中尋找出學校發展的基本過程和規律，做出切實可行的決策，促進學校的發展。因此，領導對檔案工作的重視程度是強化檔案意識的關鍵，領導越重視檔案工作，廣大教職工的檔案意識就越強。所以，重視檔案工作，必須從領導做起。

三、加強檔案管理，充分發揮服務職能

檔案工作是學校各項工作的基礎，直接影響到學校的發展，必須采取有效措施做好檔案工作，為學校發展提供服務。一是加強監督，確保學校檔案工作穩步發展。檔案行政管理部門要繼續加強對學校檔案工作的監督和指導，形成年檢工作制度，每年按時對檔案工作進行檢查評比，確保各項管理制度得到落實，學校的文件材料齊全完整，整理科學，方便利用，這樣可以確保學校檔案工作的持久性，避免學校檔案工作出現滑坡現象。二是加強檔案工作現代化建設。當前，計算機技術和網絡技術發展迅猛，網上檔案查詢已成為檔案利用的一個方向，現在很多學校都建立了校園局域網，檔案室也配備了計算機等現代化設備，檔案部門可以在校園網上開設站點，將學校簡介、規章制度、師資配備、畢業生情況及學校其他一些情況發布在網上，使利用者足不出戶就能查閱所需信息，檔案部門還可以把上級領導視察時的題詞、先進的教學設施、名師教學風采、學校組織的各種有意義的活動等等也在網上發布，這樣通過局域網及國際互聯網能夠讓更多的人了解學校，增加學校的知名度，獲得更廣泛的社會支持，從而充分發揮檔案的重要作用，更好地為學校和社會提供服務。

（作者單位：平頂山市湛河區教師進修學校）