淺析圖書\\情報\\檔案一體化中的信息交換

摘要:筆者引入企業界常用的IOS和EDI相關原理和技術方法，分析了圖書、情報、檔案一體化中的信息交換。

關鍵詞:IOS EDI 信息交換 圖書 情報 檔案

《藍海戰略》的作者金偉燦和莫伯尼(Kim andMauborgne)和美國經濟學家唐·泰普斯科特(DonTapSCOtt)指出信息的價值會隨著散布、流動而增加。信息交換是組織間重要的資源流動，也是組織間相依活動的核心。而圖書、情報、檔案部門作為社會上文獻信息管理的主要部門，隨著各個信息管理系統一體化進程的加快，他們之間的相依關系、信息流通和信息交換，是我們不得不面對的重要問題。

一、跨圖書、情報、檔案部門的信息系統

美國學者巴雷特和本·康辛斯基在1982年首先提出跨越組織界限的信息系統概念，使所有參與該系統的參與者皆能分享相互之間的信息利益;學者Kumaz和vanDisscl認為lOS(Inter-OrganizationInformationSystems)是跨越組織法律上界限而以信息技術為基礎的信息系統。

相應于圖情和檔案管理相關部門的應用，美國學者邁克爾·R·瓦伊塔爾于1988年指出IOS在組成架構上屬于分散式信息系統，其運作類型，依成員間的互動連接方式，將其劃分為一對一(onetoone)、一對多(onetomany)和多對多(manytomany)三種形態。“一對一”可視為信息提供者和用戶雙方之間的彼此交易;“一對多”多發生于供應鏈上、下游的互動關系;“多對多”則以電子商場(dectronicmarket)方式呈現，如現在大熱的淘寶商城。更進一步來說，圖情、檔案部門間將相關的IOS和三種組織相依類型結合，落實到運作層面(如互聯網)。當由兩個以上信息交換網絡相互連接所形成的架構，若交由第三者(如一級政府或者中介商)予以管理，可在增加使用者數目所形成的外部性(externalities)效用中，增加整體效益。

二、圖書、情報、檔案部門之間的信息交換

1 信息交換

IOS所欲達成信息流動目的，在信息技術的協助之下，以計算機為基礎的信息活動，因為必須在多種信息儲存媒介之間，包含以計算機為基礎或非計算機基礎的媒介，進行整體性統合運作，所以在跨越組織界限的同時，也代表著必須跨越不同信息媒介的限制，才能真正達到信息自動化交換的期望。

在圖情、檔案相關組織里，電子數據交換(dectromcdatainterchange，EDI)為我們所常采用的lOS之一，通過建立信息交換標準，我們能夠通過技術手段使信息跨越不同媒介和組織界限，達到檔案信息直接交換的目的。因此，EDI的概念和技術成為圖情、檔案組織間達成信息流通的重要議題，同時也視其為邁入信息資源數字化的重要基礎。

2 EDI的本質

EDI可為交易伙伴(如某一大學圖書館和檔案室)提供直接而自動化的信息傳送工具。其基本運作原理在于信息傳送的一方須將個性化數據資料轉換為共同的格式標準，經過網絡即時送至接收方，接收者再把共同格式的資料轉換為所需的自有形式后，即完成交換過程。

在EDI的應用類型上，邁克爾·R·瓦伊塔爾的學生拉蒙·奧卡拉漢在1995年將其區分為一對一、一對多和多對多等三種類型，此一分類方式與本·康辛斯基對于IOS的運作分類相符;信息技術學家Damsgaard和Truex在2000年則將此三類型分別闡釋為雙方交易式(binarytrading)、以權力為基礎的集中式(huband spoke)以及市場式。

圖情、檔案組織采用EDI之后所產生的效益和難題，學界和業界皆有許多討論和分析。拉蒙·奧卡拉漢在1995年較整體性地將其效益區分成二個層級，第一層級效益主要來自提高跨組織連接的速度和可靠性，第二層級的效益則在于改善服務端和用戶端之間的關系與組織流程。

3 信息整合

電子商務專家瑞佛·卡蘭克塔在1996年表示，EDI可以對信息流活動發揮降低費用、加快信息移動速度、提高用戶服務水準等功能。對于圖情、檔案管理部門而言，其核心在于EDI能夠促進信息流動和分享，進而緊密連結交易對象之間的關系。

EDI之所以能跨越組織界限、打破不同信息屏障，除了以共同交換標準統一信息格式外，另一個重要的因素在于緊密的整合組織內外的各個信息系統。電子資料交換整合(EDIintegration)指組織將EDI與內部和外部對象的信息系統相互結合;簡言之，整合包括內部整合(intemalintegration)和外部整合(extcmalintegration)兩部分。

由于外部整合大多經過信息交換標準、網絡通信協定等手段完成，但此類標準的制定不易完成，且易為經濟、技術優勢組織為自身利益所主導，以致大部分的信息交換成員難有投入的空間。內部整合則可為個別組織(如某一院校)所操控，同時也是眾多研究中認定足以影響EDI成敗的重要因素;內部整合完善的ED[系統，能夠加快信息流動的速度，提高資料正確性，減少對專業人員的依賴，而且也是促使組織有效運用EDI的推動力。

4 交換標準

EDI的交換標準被視為克服不同信息媒介、格式的重要條件，卻也被使用者認為是引用EDI的重要障礙，因為交換標準不容易建立、選擇和維持，而且必須付出極高的代價。因此，圖情、檔案部門的EDI交換標準也會隨著業務形態和互動方式的變動而持續地改動。若將EDI交換標準視為一種表達信息的語言，則企圖建立一個可供所有組織能共同使用的統一標準，或者以其替代組織內部的語言，都將是一種不切實際且導致使用者必須扭曲作業方式的不當概念和作法。下表為筆者嘗試編寫出的適用于圖情、檔案部門的EDI格式范例。

面對EDI交換標準所引起的困擾，學者和業者因而嘗試自技術層面和作業層面尋求解決的途徑。技術層面上，利用改換運作平臺如InternetEDl，以及不同的信息定義語言，如XML。但是，IntemetEDI雖然能夠減輕操作上的負擔，XML可以使得信息的描述更具彈性，但仍未解除設定“固定”交換標準的困境，而且也無法解除交換標準的束縛。

三、未來研究方向及展望

隨著圖情、檔案部門間互動行為的增加，他們之間的信息交換顯得尤為重要。因此，提供信息交換的相關服務，可能成為一項新興的專門行業，而此一行業由信息技術和領域專業人士集合而成，結合適當的設備、程序和人員，在合理的成本結構(小于原有交換成本)之下，可針對不同的信息交換情況，承接組織間的信息交換工作。這樣，可以使圖情、檔案部門能專心于自身的專業，不必分神于信息技術和管理;進一步達到現代社會“術業有專攻”的理想。

參考文獻:

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