統一框架,細化指導

摘要:南澳大利亞文件局為所有類型的文件構建了統一的“合理的文件管理框架”，在此框架下，形成了一系列戰略、標準、指南、審計評估和教育計劃等。針對電子文件管理的挑戰，文件局圍繞著電子文檔與文件管理系統(EDRAMS)的設計、采購、實施，細化了對政府部門的規范和指導。

關鍵詞:南澳大利亞州 合理的文件管理 電子文檔與文件管理系統(EDRMS) 策略研究

南澳大利亞州文件局是該州的文件、檔案主管部門。根據1997年該州《文件法》的規定，文件局要出臺“合理的文件管理框架”，既包括紙質文件，又能滿足對電子文件管理的需求，以協助州政府和地方政府部門提高文件管理的工具、系統和實踐。隨著電子政府建設的推進，南澳大利亞越來越重視電子文件的保管和利用，在合理的文件保管框架下，又出臺了相關的政策措施，細化了對電子文件的指導和管理。

一、合理的文件管理框架

合理的文件管理框架將南澳大利亞州紙質文件和電子文件皆納入其中，是一個關于州政府和地方政府部門文件管理戰略、標準、指南、評估審計、教育培訓的整體框架。該框架規定了機構在文件管理方面應該達成的11項基本要求，包括生成、捕獲、處置、利用、檢索文件，確保文件的可信性，根據計劃管理文件，向員工提供文件管理培訓;實施文件管理報告機制，有文件管理的政策、程序和實踐以及有足夠的掌握技能的文件管理人員。

1 合理的文件管理流程

為了使政府機構能夠更清楚的意識到自己在文件管理過程中應該擔負的責任，文件局界定了從產生到進館保存或銷毀的全過程，被稱為“合理的文件管理流程”。當文件處于非現行階段或者已經形成了超過15年，就要判定文件是具有永久還是定期保存價值。而繼續保存的具有定期價值的文件，則要移交給通過文件局認證的文件保管機構(ApprovedServiceProviders，ASP)繼續保存，并向文件局遞交年度摘要。文件的銷毀則要根據文件局批準的處理清冊進行。具有永久保存價值的文件，需要移交到文件局保存。

2 合理的文件管理戰略

為了確保合理的文件管理框架順利實施，文件局制訂了“跨政府部門文件管理戰略”(Across--GovernmentRecordsManagementStrategy)，也稱“合理的文件管理戰略”。該戰略形成于2004年，描述了從2004年到2010年，政府機構和文件局在逐步改進文件管理實踐、項目和系統時所要開展的行動。

該戰略明確了政府部門要實現六個基本的目標，即“為南澳大利亞政府四個層級的職員(所有的公務員、文件管理操作職員、文件的管理者和文件的策略制定者)量身定制一個廣泛的文件管理教育和培訓計劃;確定和實施一個與政府分類相一致的文件管理資源的法定標準;通過對政府部門實施自我評估、報告和正式的監控，不斷對合理的文件管理實施狀況進行改良;制定和應用電子文檔和文件管理系統(EDRMS)產晶名冊來協助機構管理文件;持續制定、出版、審查標準和指南來協助機構實施合理的文件管理;通過提供定向服務，明顯改善區域和更小的地方機構的文件管理?！?/p>

3 文件管理標準和指南

2002年5月，文件局制定《合理的文件管理標準》，這是合理的文件管理框架的一個具體的指導標準，此外還頒布與《合理的文件管理標準》配套的系列標準和指南。

在文件局頒布的標準中，既包括所有文件管理皆應遵守的標準，如《定期價值文件標準》、《合同和官方文件標準》等，也包括單獨面向電子文件管理的標準，如《電子文檔與文件管理系統(ElectronicDocumentandRecordsManagementSystem，EDRMS)設計標準》。既包括文件局自己制定的標準，如《南澳大利亞文件保管元數據標準》，也包括其采納的國家或其他地方的標準，如《維多利亞州電子文件策略》(VERS)、澳大利亞國家標準AS ISO15489-2002《文件管理》等。

4 文件管理評估和審計

為了檢測和評估合理的文件管理實施情況，機構要完成文件局發放的文件管理評估調查，通過調查，使機構意識到在文件管理實踐中自身存在的強項和不足。在收到文件局的評估報告后，機構就要研究和決定在接下來的兩年中，為了逐步改善文件管理項目的缺陷，所耍繼續推進的主要活動，并以這些活動為基礎制定活動計劃，由主管領導簽字后送交文件局。評估過程結束后，文件局還著手進行機構審計項目。

5 文件管理教育和培訓

為了協助機構成功的實施合理的文件管理政策、工具和系統，南澳大利亞文件局已經針對州政府部門、地方政府機構和南澳大利亞的大學開展教育和培訓計劃。2008-2009年，文件局為公共部門職員提供免費的在線“文件管理和信息自由入門”培訓。同年，文件局還同南澳大利亞大學、富士施樂復印機、南澳大利亞圖書館共同開展商業信息管理培訓項目。

二、對電子文件管理的細化指導

雖然電子文件管理被納入統一的“合理的文件管理框架”之中，南澳大利亞文件局對政府部門電子文件管理工作的引導和規范卻也是非常細致的，圍繞著EDRMS的設計、采購與實施，出臺了多項措施。

1 制定“保存電子信息戰略”

能否確保在電子環境中生成的政府文件長期保存。對于南澳大利亞文件局和政府部門來說，仍然是一個嚴峻的問題。為此，文件局在2006-2008年形成并完善了“保存電子信息戰略”(KeepingElectronic InformationStrategy)。主要目的有二:其一，建立數字檔案館系統，對文件進行電子形式的接收、存儲和利用;其二，為機構在移交電子文件時，確保機構能夠擁有合理的文件管理框架。在2008-2009年，文件局與南澳大利亞政府首席信息官辦公室合作，繼續推進這一戰略的實施。2009-2010年，“保存電子信息戰略”將會融入“跨政府部門間的文件管理戰略”整體，成為合理的文件管理戰略的一部分。

2 制定EDRMS相關標準和指南

EDRMS是管理電子文件的產生、使用、保管、存儲和處理的自動系統。南澳大利亞文件局先后出臺了四個EDR，MS標準。其中，《文檔和文件管理系統標準》是制定其他標準的總綱領，該標準規定了六條原則來幫助政府機構評估和選擇一個合適的EDRMS;《南澳大利亞文件保管元數據標準》是一個技術標準，明確了文件保管元數據的主要內容，在南威爾士文件局三個實體(文件實體、機構實體和職能實體)模型基礎上建立起文件保管元數據元素表;《EDRMS設計標準》為南澳大利亞機構設計EDRMS提供實用的方法，如果沒有一個統一的設計標準對機構的EDRMS實施規范，那么將會影響電子文件在不同機構系統之間的聯系和交流，而這一標準促進了在一個互操作體系中文件連續的捕獲和移交;《EDRMS功能規范標準》詳細說明了一個可行的EDRMS應該滿足的功能需求。此外，該州同時還采納了澳大利亞維多利亞州的VERS標準，作為對自有標準的補充。

為幫助機構實施EDRMS，文件局專門出臺《EDRMS采購和實施準備指南》，在購買EDRMS之前，機構需要考慮文件管理要求、技術要求、職能規范要求、評估計劃、項目管理、資金保證、風險管理以及采購流程等。

3 推動EDRMS的采購與實施

2004年南澳大利亞采購委員會通過了文件局制定的EDRMS產品名冊，該名冊列出了供應商的名單，幫助政府機構選擇能夠減輕電子文件風險管理的系統。產品名冊合同有效期為三年，由文件局代表政府進行管理。此外，文件局還指定了一個EDRaMS項目協調員和機構代表就相關事宜進行聯系，在EDRMS采購過程中給出意見和建議。

2007年，南澳大利亞州有11個州政府機構和4個地方政府部門購買和實施了產品名冊中的系統。同年，采購委員會通過了將現行的產品名冊合同有效期延長至2009年的決定，并于2009年7月31號廢止產品名冊。

從2009年8月1日開始，一個新的框架體系代替產品名冊繼續履行職能。這一新的體系包括《電子文件保管元數據標準》、《EDRMS設計標準》、《EDRMS功能規范標準》、《EDRMS采購和實施準備指南》和《VERS(第二版)》。機構可以需要根據需要購買任意符合上述標準的產品。

綜上所述，南澳大利亞將本州的電子文件和紙質文件放在“合理的文件管理”框架下進行全面管理，是對多載體并存的格局下，檔案部門采取何種策略管理數字文件的一種探索。據筆者了解，南澳大利亞文件局目前還沒有接收原生性電子文件，目前的重點是積極推動政府部門EDRMS的采購和實施。從系統采購計劃到系統實施情況，對每一個環節都形成具有很強的操作性的規范和指導標準。這些舉措值得我國檔案部門學習借鑒。