Word與Excel結合制作內部審計文檔

[摘 要]通過分析使用Word與Excel結合進行文檔編輯具備的特點，列舉了幾種實用的Word與Excel結合制作內部審計文檔的方法，而且分析并比較了各種方法的優缺點，提供了各種方法的適用范圍。

[關鍵詞]Word;Excel;內部審計文檔

一、引言

Office系列辦公軟件由于其具有功能強大、通用性強、易學好用等特點，在企業中的應用越來越廣泛，特別是在管理領域應用得更為普遍。一般人們習慣用Word軟件對文檔進行編輯、打印，用Excel軟件對報表進行制作、處理，然而在管理工作中常用的文檔一般既含有文本又含有數據。例如在制作某企業某期間收入情況內部審計工作底稿中，就會有關于該企業收入情況的文字說明，同時為了更加直觀、具體，還會引用相關的數據，對收入情況進行進一步解釋或說明。這樣，在這份審計底稿中，既包含了文字，又包含了數據。如果該文檔以文字為主，只在個別位置輔以數據說明，則完全用Word進行編輯即可;如果文檔中使用的數據較多，則需要利用Excel來進行輔助，以使Word文檔編輯獲得更好的效果。

二、使用Word與Excel結合進行文本編輯的特點

在使用Word與Excel結合進行文本編輯時，具備以下特點:

1. 便于查找數據上的錄入錯誤。

在管理中的常用的文檔里使用的數據一般來源于相關報表，而一般報表或用Excel制作，或通過管理軟件的數據導出功能，可以生成Excel報表，而直接使用Excel報表數據要比查閱相關報表數據后再轉抄至Word文檔中出錯的機率要小得多。

2. 數據變化后修改方便。

將Word文檔中的數據與Excel報表中的數據建立起關聯后，當Excel報表數據更新后，即可方便地同步更新Word文檔中的數據，可以簡化數據修改方式，避免在Excel報表和Word文檔中重復修改，從而減少工作量。

3. 提升文檔的數據分析質量。

可以將Excel的強大數據分析功能，與Word的超強文字處理能力結合，從而發揮一加一大于二的效果，提升Word文檔的數據分析質量。

三、使用Word與Excel結合制作內部審計文檔的方法

本文通過Word與Excel結合應用來介紹一些技巧，并利用實例說明使用以下幾種方法，可以實現Word與Excel結合制作內部審計工作文檔:

1. 當Word文檔中需要使用數據表格，并且需對表格數據進行加工(例如匯總)，可通過在Word文檔中插入Excel表格對象實現(見圖1)。

從圖1中可以看出，通過Excel表清晰地反映了某公司三年的賬面收入及在其他應付款中核算的收入情況，并可以利用Excel的函數，實現三年數據的匯總。圖1中所示僅是一個Excel應用的簡單例子，更強大的功能需要讀者根據工作需要進行擴展。為了更詳細地說明該方法的實現方式，現以圖1為例進行說明:第一步，在Word文檔中選中要插入Excel表的位置，在“插入”菜單中選擇“對象”菜單項，并在“新建”標簽頁的“對象類型”中選擇“Microsoft Excel 工作表”，再點擊“確定” (見圖2);第二步，在新插入的Excel表中進行表格的編輯與設計;第三步，完成表格設計后，將鼠標移到Excel表格的邊框，通過用鼠標在邊框線上的拖放，來調整表格大小，并最終完成表格的編輯。

該方法的優點是將Word文檔與Excel表格結合成為一個整體，同時發揮了Word文字編輯和Excel表格處理二者的特長，缺點是Excel表格數據不獨立，很難提供給其他Word文檔重復使用。為了避免上述缺點，對該方法改進如下:

2. 當Word文檔中需要使用數據表格，并且該數據表格的數據來源于其他Excel表格時，可以通過在Excel軟件中預先編輯好表格，再插入Word文檔的方法實現。

現仍以圖1所示內容為例說明如下:第一步，在Excel中預先編輯好要使用的表格(見圖3);第二步，在Word文檔中選擇準備插入表格的位置，并在“插入”菜單的“對象”菜單項中選擇“由文件創建”標簽頁，再點擊“瀏覽”按鈕，找到事先編輯好的Excel表格后，點擊“確定”將其插入Word文檔(見圖4)，這樣同樣會生成與圖1一致的結果。

這種方法的優點是數據與文檔相互獨立，與第一種方法的區別在于當其他Word文檔也需使用該Excel表格數據時，只需重復上述步驟即可，不用在不同Word文檔中重復制作表格，可以簡化工作過程，提高數據使用效率;另外Word文檔與Excel源文件互不影響，可以只修改Word文檔中的數據或只修改Excel源文件中的數據。該方法的缺點是數據源與Word文檔中的數據不能同步聯動，當源Excel表格中數據發生變化，例如2008年主營業務收入中的商品收入由14555.00元，變更為14000.00元，Word文檔數據不能實現同步更新，此時需手工調整該Word文檔中的Excel表格數據。當有多份文檔引用變化了的數據源，就會出現因疏忽大意而遺漏修改的現象。為了解決上述問題，現給出第三種方法:

3. 當Word文檔中需要使用的數據表格的數據來源于其他Excel表格，且源表格數據在變化后需要Word文檔中引用的數據同步更新時，可以通過在Excel軟件中預先編輯好表格，再插入Word文檔并使引用的數據與源數據同步的方法實現。

再次以圖1所示內容為例說明如下:第一步，同方法2;第二步，在Word文檔中選擇準備插入表格的位置，并在“插入”菜單的“對象”菜單項中選擇“由文件創建”標簽頁，同時選擇“鏈接到文件”選項后點擊“確定” (見圖4)。此時顯示的效果與方法2相同，但是此時如果源數據發生了變更，則在打開Word文檔時，該文檔的Excel表格數據會自動更新，而無論Excel源文件是否打開。此時，仍要注意一個問題，即要實現Word與Excel的同步，就應使Word文檔與Excel源文件保留在同一個物理驅動器中，如果僅單獨存儲Word文檔，則無法使其數據同步更新。

最后再補充一點，如果僅是在Word文檔中部分使用Excel表格中的數據且不需要與該Excel表格數據同步更新，則僅需在Excel表中選中要引用的數據區域并“復制”，然后再在Word文檔中選中要插入表格的位置并“粘貼”即可;如果在Word文檔中部分使用Excel表格中的數據且需要與該Excel表格數據同步更新，則需在Excel表格中選中要引用的數據區域并“復制”，然后再在Word文檔中選中要插入表格的位置選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”菜單項，并在彈出的對話框中選擇“粘貼鏈接”項即可。此方法相對簡單，這里就不詳細舉例了。

四、結束語

以上介紹的幾種方法是筆者在參與的內審工作中摸索出來的，這些方法不僅可以在編制內部審計文檔時使用，在其他領域也可以應用。這些方法也不是利用Word與Excel編制文檔的所有方法，希望讀者能通過本文啟發，獲得更好、更便捷的方法。

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