加強大學生檔案管理的幾點建議

摘 要: 檔案是個人信息的重要載體，是單位選拔人才的重要依據。目前大學生檔案管理存在不少的不足，本文從大學生戶籍、成績、心理和就業等方面，對高校學生檔案的改革提出了幾點建議，旨在實施在具體的工作中，更好地服務大學生。

關鍵詞: 高校學生 檔案管理 建議

檔案是個人信息的重要載體，在求學和求職中發揮著重要的作用。大學生檔案更是記載著大學生在校期間學習和生活的情況，反映了大學生的思想品德、學習成績、個人特點、獎懲情況、身心素質、專長愛好等信息，是衡量大學生綜合素質的重要依據;同時也是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據。大學生檔案的管理是高校學生管理的重要一環，直接影響大學生的切身利益，但目前大學生檔案管理存在不少如檔案材料混淆、檔案材料不完整和轉遞不及時與不準確等不足，因此在高等教育改革不斷深入及高校招生規模不斷擴大、大學生就業日益市場化的新形勢下，加強和完善大學生檔案管理是必須且必要的，我們可以從以下幾個方面加強大學生檔案管理。

一、加強大學生戶籍檔案管理

戶籍管理是學校安全保衛的一項基礎性工作，是高校管理工作的重要組成部分。按照公安部門的規定，高校學生戶口屬于城鎮集體戶口的一部分，且存在一定的特殊性，它緊密聯系著高校的招生、教務、思想政治教育及畢業分配工作。近年來，隨著社會市場化的深入，市場需求的出現人才多樣化和復雜化，同時高校的辦學模式、招生辦法、教學體制和就業管理諸方面的改革逐步深入，有必要對戶籍管理進行加強和深入。首先建立嚴格的收集制度，以保證戶籍檔案的真實和完整。高校每進出一個人，因為需要經過許多部門和好幾道程序，往往會出現材料不全或不材料失真的情況，因而必須有嚴格的收集制度作保證。其次建立科學的立檔和整檔制度，保證戶籍檔案管理的有序開展。每年新生入學時對新生進行立檔，嚴格檢查新生檔案的真實性和完整性;然后根據院系分學年分卷建檔制度，即根據高校自身的特點和檔案工作的規律，先分學年度，再按院系按專業然后按學號逐人建檔，并分正副卷。可以依法公開的材料，立為正卷;尚不能公開的材料，立為副卷，只供內部參考。最后建立轉退修學和畢業生檔案卷。每一學年結束后，把本年畢業生的畢業生名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔;對中途退學、轉學者的戶籍檔案進行及時的整理，注明時間、去向及原因，以備查考。

二、加強大學生成績與活動檔案管理

大學生成績和活動的記錄最能反映大學生在校期間表現的好壞。當前高校學生檔案的歸檔形式仍很傳統，主要是政治表現(學生獎懲材料、入黨入團材料、畢業鑒定表等)、學籍和學習成績(入學成績表、學籍變動材料、畢業成績卡片、授予學位證書及各種獎勵證明)、身體狀況(入學學生體檢表、畢業生體檢表及各種疾病史等)和家庭政治及經濟狀況的少量材料等，不能全面反映學生的素質和水平。大學生成績與活動檔案主要包括如下幾個方面:(1)學校對學生的考察、錄用、培養、教育和學生德、智、體、美、勞等方面的第一手材料;(2)大學生英語四六級證書，計算機等級考試證書等吸引用人單位的證書;(3)大學生心理測試成績，發明、創造證書，能力、技能競賽證書，社會實踐活動材料等。

三、加強大學生心理健康檔案管理

大學生因心理問題而無法正常學習和生活從而退學、休學的學生人數呈現上升的趨勢。學生心理問題或心理障礙的形成往往是長期的，如果能定期測查學生的心理健康狀況并建立學生心理健康檔案，對有問題的學生進行及時有效的指導、干預與防治，大學生的心理健康狀況就會有一個很大的改觀。加強大學生心理檔案管理可以從這幾個方面著手:(1)在恰當的時間建立學生心理健康檔案。新生入學軍訓結束后進行心理測試，測試前安排有關的心理學知識教育活動，讓學生明白建立心理健康檔案是了解自身、獲得心理幫助的有效途徑。測試過程的組織要嚴謹，包括場地布置、時間安排、指導語標準化、組織秩序等方面;(2)規范心理檔案的內容和形式。大學生心理檔案不僅僅要涉及學生的基本狀況、心理健康狀況、既往病史，還要包括學生的人格特征、智力狀況、學習心理、職業能力傾向等;(3)建立多種方法相結合的信息收集機制。心理檔案信息的收集不同于一般文書檔案、人事檔案等的資料歸集，很難通過讓學生填寫“心理檔案表”的單一方式掌握學生心理狀態。因此，必須綜合運用心理測查、問卷調查、觀察法、訪談法等，從多角度、多層面了解學生的內心世界;(4)建立暢通的檔案資料采集渠道。暢通的原始檔案資料收集渠道是檔案資料建設的必要前提，心理健康檔案原始資料的采集主要有三條渠道:一是校醫院，即學生在醫院就診的病歷;二是心理咨詢室，記學生的咨詢紀錄及個人心理資料;三是班主任、輔導員等專門人員采集的學生信息。

四、加強大學生畢業檔案管理

20世紀90年代末，高校畢業生就業由計劃分配轉入雙向選擇，就業渠道多種多樣，畢業生的檔案管理也就出現了新的變化，形成了單位管理與社會化管理的模式。各地的就業指導中心和人才交流中心作為專門從事畢業生就業服務的機構，一方面為畢業生搭建完善的就業信息服務、指導、培訓和研究等的平臺，另一方面為畢業生檔案管理提供保障。就業指導和人才交流中心在前一方面的工作做得很盡心，也取得了一定的成績，但對后一方面的工作卻存在不少問題，如檔案的缺失、去向及異動等方面。因此，對高校學生畢業后，特別是沒馬上找到工作檔案需要進入人才交流中心的檔案必須加強管理。管理可以主要從以下幾個方面著手:首先，對檔案定時的進行檢、閱和編號，發現材料缺漏及時標注和通知到個人;其次，盡量對檔案進行信息化管理，最好建立網上查詢系統，方便查詢個人檔案的狀態;再次，每到畢業生離校之際，派專人到各高校講述檔案的重要性，并提供管理服務等;最后，對幾年還未找到工作的畢業生的檔案的管理費用適當降低或先免費后補交的政策，給暫時經濟困難者提供幫助。

五、結語

隨著招生、就業制度的改革和人才市場的完善，大學生培養與就業隨之發生了改變，與大學生密切相關的人事檔案也直接受到了影響，人事檔案必須加強管理。因此，我們在檔案的日常管理工作中要不斷更新理念，改進工作方法，積極與學校信息化建設接軌。當然大學生檔案的管理不僅僅是檔案管理人員或高校的事，還需要教育行政部門、高考招生部門和各地中學等部門的協助和配合，只有這些部門相互協作，才能將大學生檔案工作做到科學化、制度化、規范化。

參考文獻:

[1]朱芳.加強高校戶籍制度改革以促進人才流動.杭州電子工業學院學報，2003，23:16.

[2]邱河.淺談高校學生戶籍檔案管理之改革.景德鎮高專學報，2009，3:60-61.

[3]張立.新形勢下加強大學生檔案管理的思考.福建教育學院學報，2009，4:31-33.

[4]李海霞.淺析高校學生心理檔案管理.現代企業教育，2009，9:185-186.

[5]陳巍巍，徐益.淺談高校學生檔案管理.上海工程技術大學教育研究，2007，2:33-36.