實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理的幾點思考

摘 要: 實施檔案規(guī)范化管理對于高校具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。文章提出要實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，必須強化檔案意識、爭取領導支持、提高人員素質(zhì)、加強制度建設等幾個環(huán)節(jié)的工作。

關鍵詞: 高校檔案工作 規(guī)范化管理 環(huán)節(jié)

高校檔案工作是教育事業(yè)發(fā)展的有機組成部分，是維護學校歷史真實面貌的一項重要的基礎性工作。實施檔案規(guī)范化管理，有利于更好地促進學校教育、教學等各項管理工作的規(guī)范化，有利于提高學校工作效率和質(zhì)量，有利于維護高校檔案的完整與安全。要實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，必須抓好以下幾個環(huán)節(jié)。

一、強化檔案意識是實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理的思想基礎

無論規(guī)模大小的高校，都有黨政管理、教學科研、基建、會計等，必然形成檔案材料。高校內(nèi)部組織機構層峰式的管理體制使高校檔案來源具有分散性的特點。職能部門是高校中條塊分工、獨自活動的基本單位。文件材料的形成、積累在部門，立卷歸檔工作在部門，實現(xiàn)檔案材料標準化和規(guī)范化的基礎也在部門。職能部門文件材料產(chǎn)生過程是隨機的、分散的。立卷時要使分散形成的文件轉化為完整系統(tǒng)的檔案，該歸檔的都歸檔，該進館的都進館，是一項十分具體、十分細致的工作。這就要求各職能部門的領導及兼職檔案人員具有強烈的檔案意識、高度的責任感。

高校檔案是高校歷史的真實記錄。它集中反映高校發(fā)展的具體過程，反映高校發(fā)展過程中在管理、教育、教學、科研等所取得的正反兩方面經(jīng)驗，對進一步搞好高校的改革和發(fā)展具有重要的作用。思想是行動的先導，從高校各級干部到教職工，每個人都要充分認識檔案的重要性和作用，不斷增強檔案意識，以主人翁的態(tài)度，以對歷史、對未來負責的高度責任感，認真做好本職范圍內(nèi)的檔案工作，這樣才能保證檔案整體水平的提高，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。檔案工作運作周期長、效益的滯后性等特點，使檔案意識的增強具有一定的難度，因而必須充分運用政治學習、廣播、專欄、網(wǎng)絡等形式，廣泛、持久、深入宣傳《檔案法》和國家教委第27號令，才能不斷增強廣大干部、教職工的檔案意識。

二、爭取領導的支持是實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理的前提

要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，離開學校領導的關心和支持是不可能的。這是由檔案工作自身的要求決定的。檔案工作作為一種物資載體，其保管具有時限性強的特點，因而它既需要有政治、業(yè)務素質(zhì)高和身體健康的檔案工作人員，又需要必要的資金和物質(zhì)條件作保證，否則，不僅不能實現(xiàn)規(guī)范化管理，反而連日常的檔案工作也難以開展。

江澤民同志指出:“檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負責歷史責任的?！彼?，學校黨委、行政特別是分管領導，要把檔案工作作為學校的一項重要工作，作為黨的事業(yè)的一個重要組成部份擺在應有的位置，列入議事日程。要主動了解檔案部門排擾解難，在政治、職務、職稱、住房、子女就業(yè)、福利待遇等問題上要與其他部門一視同仁對待，在人員編制、檔案經(jīng)費、設備配置上有所傾斜，要形成自覺協(xié)助和關心檔案工作的良好風氣，以便檔案部門開展正常的業(yè)務工作，為高校檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造必要的外部環(huán)境和條件。

三、檔案人員的素質(zhì)是實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理的關鍵

檔案工作是一項科學性、技術性很強的工作，從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研等每個環(huán)節(jié)都具有一套科學的原則和方法，來不得半點馬虎，半點應付。檔案工作的經(jīng)驗總結，檔案的開發(fā)利用，檔案的編研、檔案理論隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善和發(fā)展的研究，都要求檔案工作者具有較高的理論修養(yǎng)。檔案工作者不具備這兩方面的能力是不可能做好檔案工作的。

檔案工作是一項服務性的工作，這是檔案工作的性質(zhì)所決定的。檔案工作是各項事業(yè)的基礎性工作，是一項收集、積累資料和傳遞信息、服務于社會各項事業(yè)的重要工作。檔案工作的服務性特點，要求檔案工作者具有熱愛檔案專業(yè)，忠于職守、埋頭苦干的精神，具有講究職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)，全心全意為人民服務的思想，具有強烈的事業(yè)心和歷史責任感。以對學校負責、對人民負責、對歷史負責、對子孫后代負責的態(tài)度去收集齊全完整的歸檔材料，提高案卷質(zhì)量，以維護歷史的真實面貌。

檔案是國家的寶貴財富。管好用好檔案是檔案工作的目的。在社會主義市場經(jīng)濟的新形勢下，檔案工作具有范圍寬、內(nèi)容新、要求高、服務面廣的特點，對檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案工作者要不斷地學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平建設有中國特色的社會主義的理論，用科學理論武裝頭腦，指導檔案工作。要努力學習檔案專業(yè)知識，管理科學知識，把自己變成業(yè)務內(nèi)行和復合型人才，在看起來平凡不起眼的工作中扎實細致、一絲不茍地工作，對學校的歷史負責，對學校的現(xiàn)實和未來負責。

四、制度建設是實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理的保證

認識是實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理的先導，制度則是實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理的可靠的保證。所謂檔案管理制度，就是根據(jù)《檔案法》及其《檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等有關規(guī)定，結合學校的實際情況建立的收集、整理、歸檔、保管一整套科學管理方法。我們應通過貫徹實施檔案管理制度使人們的思想、行動規(guī)范到制度上來;使高校的檔案管理符合《檔案法》和國家規(guī)定的要求;使以法治檔具體化、規(guī)范化;使檔案業(yè)務建設的各個環(huán)節(jié)科學化、標準化、正規(guī)化。

為使高校檔案工作逐步走向正規(guī)化、標準化、規(guī)范化，我們必須建立健全各項切實可行的規(guī)章制度。諸如建立崗位責任制度和檔案管理網(wǎng)絡制度，把檔案工作列入單位工作計劃，納入分管領導和有關人員的職責范圍，做到檔案工作與其它工作同布置、同檢查、同總結、同獎懲。建立文件材料收集制度、文件歸檔制度、立卷歸檔制度，使收集范圍明確、組卷標準統(tǒng)一、保持保量按時歸檔。建立保密制度、利用制度、借閱制度，以明確檔案利用范圍、查閱手續(xù)、保密規(guī)定，確保檔案材料的安全與完整，嚴守黨的機密?？傊?，只有建立健全科學的檔案管理制度，用制度的強制性和執(zhí)行制度的嚴肅性來規(guī)范檔案，才能保證實現(xiàn)高校檔案的規(guī)范化管理。

參考文獻:

[1]王慶云，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學[M]青島出版社，2002.

[2]牟陽春.學習貫徹《高等學校檔案管理辦法》 促進高等學校檔案工作科學發(fā)展.http://www.jyb.cn/cm/jycm/beijing/zgjyb/3b/t20080926_197473.htm，2008-9-26.