關于新時期高速公路檔案管理工作的思考

摘要:隨著中國高速公路的不斷發展，高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，結合當前高速公路檔案管理的現狀與存在問題進行簡要的分析并對如何做好高速公路檔案管理工作提出相應的對策。

關鍵詞：新時期；高速公路；檔案管理；現狀；對策

中圖分類號：G270文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2010）36-0221-02

隨著中國高速公路等級越來越高，對工程質量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質量的重要憑證——高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目使用、養護、改建、擴建提供準確、可靠、真實的依據，從而減少大量的人力、物力、財力。本文結合當前高速公路檔案管理的現狀與存在問題進行簡要的分析并對如何做好高速公路檔案管理工作提出相應的對策。

一、新時期高速公路檔案管理的現狀與存在問題

近幾年，由于中國高速公路建設事業得到了快速發展，大量的工程項目檔案也隨之產生，再加上高速公路工程由于受諸多客觀因素，如專業性強、投資大、工期長，項目多，參建單位多等影響，使高速公路所形成的格局是線長、點多、面廣，正是這一格局致使工程檔案管理存在許多困難。具體表現如下：

1.過分注重工程建設，忽視資料整編工作

在高速公路的工程建設中，作為“硬件”的建筑物本身是摸得著，看得見的，為大家所矚目，領導關心，社會各界關注，幾乎所有的人都把精力放到工程建設當中，抓進度，抓質量，抓關鍵目標的實現。而作為“軟件”的工程資料，卻被棄之一旁，等到工程即將驗收時，才被想到，于是加班加點抽調人員整理資料，可想而知，資料整編的效果。

2.日常資料管理缺乏規范性

在工程的具體實施過程中，無論是建設單位，還是施工單位，無論是設計單位，還是監理單位，在日常的資料管理中都花費了較大的人力、物力，做了許多工作，但基本都是圍繞工程的實施，而并沒有將日常資料與最后的整編歸檔有機結合，致使在資料的管理上深度不夠，規范程度較低。

3.缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術的人員

之所以工程的原始文件不規范，質量不高，其中最重要的因素是這些原始資料，多數由現場的作業層完成，而作業層人員素質較低，技術力量薄弱，培訓少，管理水平有限；監理人員參加正規國家監理工程師培訓的較少，擁有工程師資質的人員較少，在施工現場監理的工程師雖然有專業技術，但施工管理水平差，因此，不能做到現場簽證嚴格把關；有的施工單位在工程檔案管理方面雖然配備了一些專門的具有較高專業知識的檔案管理人員，但對工程建設方面的專業知識了解甚少，甚至不懂工程技術，而工程技術人員又不熟悉檔案管理方面的知識，二者不能有效結合。

4.缺乏健全的資料管理制度

雖然各參建單位建立了一些資料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建設單位和施工單位對竣工資料管理重視不夠，所以資料整編工作難以有效開展。具體表現在：文件、技術通知的管理規定不統一，編號不系統，規格大小不統一；竣工資料編制要求不清晰，沒有具體措施有效控制竣工文件的質量；工程建設的特點是周期長，人員頻繁變動，再加上在工程資料管理方面尚未有專門制度保管與移交資料，因此，在資料移交時，易造成交接手續不到位，資料遺失，給歸檔工作造成很大的損失。

5.檔案管理缺少法律控制

工程資料質量失控，其法定原因是建設單位與施工單位在簽訂合同時，沒有明確、具體的整編責任，整編內容，而且整編的深度及要求也沒細化，造成工程檔案資料管理缺少法律控制。

6.缺乏完善的資料整編規范及標準

在工程檔案管理方面，國家出臺了一些相關的規范，交通主管部門也制定了相應的規定，但由于形勢在不斷的發展，這些固定的規范和標準難以詳盡、完善的滿足具有特殊性的工程項目，因此，在工作的具體開展中，經常會遇到困難，如沒有合理的資料分類辦法，沒有清楚的資料整編的責任劃分，沒有明確規定由誰負責整編幾個單位共同形成的資料等等。

二、做好高速公路檔案管理工作的對策

1.制定檔案管理規則，確保檔案在宏觀上的管理

在工程建設之初，為了加強對建設過程中所形成的材料進行收集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達到“ 齊全、完整、準確” 的要求，可依據《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗收辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《高速公路建設項目案卷質量標準》，結合具體路段高速公路建設項目管理的特點，編制相應的《高速公路檔案資料管理規定》、《高速公路建設項目檔案分類編號規則》等。在工程實施階段，應結合本路段的具體情況，組織專業人員編制體現本路段的《高速公路竣工文件編制辦法》，詳細規定檔案資料的收集與整理的內容與質量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質量。通過各項規則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規范、有序進行，切實做到對檔案的整理、收集、歸檔的宏觀管理。

2.實事求是，確保施工資料的真實性管理

真實是歸檔文件的生命，是工程建設質量檢驗的基點，也是竣工驗收高速公路工程的關鍵。要想為工程質量評定與質量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實、完整的施工資料，這樣，才能充分發揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據。施工原始記錄的真實性體現在所記錄的事件是確定的某一時間段，與確定地點發生聯系的分項工程或施工工序。施工記錄的時間跨度應與分項工程的具體時間一致。施工數據的完整性體現在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗收的同時驗收檔案的收集和整理情況，確保檔案齊全、真實管理。

3.嚴把竣工驗收關，確保竣工檔案憑證作用的發揮

在工程項目建設驗收階段，工程技術人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關，嚴格審查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設計變更單的落實情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確保竣工檔案的真實性和準確性，在工程項目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發揮憑證作用。

4.制定制約措施，確保資料的完整性管理

依據《檔案管理辦法》與《竣工資料編制辦法》制定相應的合同、運用法律手段加強檔案資料的管理。在合同中應確定參建各方的檔案責任與權利，明確文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數，明確檔案質量及權屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監理也應充分發揮監督職能，監督、審核、驗收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的具體開展中，要實行專項檢查評比，建立獎罰分明的經濟責任制，獎先罰后，以加強參建單位檔案管理的質量意識，以推進優質檔案的形成。

5.制定檔案管理規章制度，確保檔案的制度保障管理

在制定檔案管理規則的基礎上，為了保證各項規則的真正落實，應建立、健全項目檔案管理制度，使項目檔案的分管領導及各部門如建設、設計、施工、監理單位專兼職檔案人員均明確職責，切實抓好項目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符，真正實現“網絡”檔案管理，以保證工程建設全過程各階段檔案工作進程的順暢。

6.加強人員業務培訓，確保檔案的有序管理

檔案管理有序進行的前提是檔案人員需具備過硬的業務素質。但由于現在的檔案管理人員多以兼職為主，專業水平有限，使檔案工作的深入管理受到限制，工程文件資料的形成質量和檔案整理質量也難以保證。因此，工程建設之初，就應對高速公路工程管理人員、監理人員、施工單位人員進行有計劃、有措施、分期分批的業務培訓，使其明確工程項目檔案工作的法規和工程質量標準要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，明確項目檔案的管理分工職責，使他們在增強檔案意識的同時也熟知掌握檔案業務和工程質量標準。同時，采用各種辦法，如獎勵機制，激勵他們積極主動地參與項目檔案管理，在實踐中提高自身的業務素質和專業技能，以實現規范化、標準化管理。

總之，檔案管理工作是各項事業發展的一個重要基礎，要進一步提高公路建設項目的檔案管理，就必須堅持建路與建檔同步發展，全面提高檔案人員整體素質，重視檔案的開發利用，重視檔案的真實可靠，以確保檔案為高速公路工程建設提供可靠依據。

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[責任編輯 吳迪]