淺談國(guó)有企業(yè)大宗物資采購(gòu)合同審計(jì)

摘要：大宗物資采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中一項(xiàng)十分重要的活動(dòng)，同時(shí)也是最容易出漏洞的環(huán)節(jié)，如果不嚴(yán)格加以控制管理。勢(shì)必會(huì)給企業(yè)帶來(lái)浪費(fèi)。大宗物資采購(gòu)合同作為物資采購(gòu)活動(dòng)的主要憑證，其簽訂是否合理合法，履行是否到位，對(duì)物資采購(gòu)具有直接的影響，且在一定程度上會(huì)引起企業(yè)成本與資金的波動(dòng)，從而影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。筆者就目前企業(yè)物資采購(gòu)合同中的常見(jiàn)問(wèn)題，以及如何開(kāi)展合同審計(jì)作以下探討。

關(guān)鍵詞：大宗；物資采購(gòu)；合同審計(jì)

一、企業(yè)物資采購(gòu)合同中常見(jiàn)問(wèn)題

大宗物資采購(gòu)合同是一次性采購(gòu)金額較大或購(gòu)入與企業(yè)生產(chǎn)相關(guān)的專用材料、設(shè)備等為標(biāo)的的支出性經(jīng)濟(jì)合同，大宗物資采購(gòu)成本是企業(yè)成本費(fèi)用重要的組成部分。由于為企業(yè)提供產(chǎn)品和服務(wù)的各類供貨商越來(lái)越多，其層次素質(zhì)參差不齊，再加上企業(yè)內(nèi)部管理中存在的問(wèn)題以及采購(gòu)經(jīng)辦人員素質(zhì)、職業(yè)道德等問(wèn)題，使得物資采購(gòu)合同由于簽訂、履行、結(jié)算等方面把關(guān)不嚴(yán)，而出現(xiàn)以下問(wèn)題：

1.采購(gòu)計(jì)劃編制依據(jù)不充分，導(dǎo)致大宗物資存貨積壓過(guò)多。首先，由于國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，“寧多勿少”的思想意識(shí)依然存在，這就會(huì)導(dǎo)致大宗物資采購(gòu)不按照國(guó)有企業(yè)的實(shí)際需要來(lái)進(jìn)行計(jì)劃，其次，由于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的產(chǎn)量變動(dòng)比較頻繁，而大宗物資的采購(gòu)計(jì)劃卻跟不上生產(chǎn)的變動(dòng)而隨之調(diào)整，從而造成大宗物資庫(kù)存過(guò)多的問(wèn)題產(chǎn)生。

2.合同條款執(zhí)行不嚴(yán)，違約責(zé)任未能有效追究。有些企業(yè)由于采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)與驗(yàn)收、生產(chǎn)等部門(mén)工作脫節(jié)，導(dǎo)致合同履行不力，甚至出現(xiàn)對(duì)方單位未能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款的現(xiàn)象，合同條款中違約責(zé)任的規(guī)定形同虛設(shè)，給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。

3.供貨商單一，價(jià)格壟斷。由于部分產(chǎn)品技術(shù)的特殊性，在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中，大宗物資采購(gòu)的供貨商較少，無(wú)法具備招投標(biāo)的條件，不利于采購(gòu)物資的價(jià)格談判。

4.拆分合同，躲避監(jiān)管。企業(yè)物資采購(gòu)的內(nèi)部控制制度存在有章不循，從而導(dǎo)致大宗物資的采購(gòu)在內(nèi)部管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)漏洞。由于對(duì)二級(jí)單位的大宗物資采購(gòu)權(quán)限一般都給予了限制，超過(guò)限額需報(bào)給上級(jí)單位審批。但一些二級(jí)單位以程序復(fù)雜或其他原因，將一次性采購(gòu)的同種物資分成數(shù)個(gè)權(quán)限范圍內(nèi)合同進(jìn)行簽訂，導(dǎo)致物資采購(gòu)管理失控，不利于上級(jí)單位的監(jiān)管。

二、大額物資采購(gòu)合同審計(jì)問(wèn)題成因分析

1.對(duì)大額物資采購(gòu)合同審計(jì)重視不夠。大額物資采購(gòu)是最容易出現(xiàn)問(wèn)題而又不被重視的環(huán)節(jié)，同時(shí)又是內(nèi)部審計(jì)中最薄弱的“盲區(qū)”和難點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)由于擔(dān)負(fù)著企業(yè)所有與經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)有關(guān)的工作審計(jì)，對(duì)具體的諸如物資采購(gòu)合同、產(chǎn)品服務(wù)合同等經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)，在整個(gè)審計(jì)工作中的重視程度不夠，很多企業(yè)偏重于財(cái)務(wù)審計(jì)和基建審計(jì)，沒(méi)有單獨(dú)開(kāi)展大額物資采購(gòu)合同審計(jì)。

2.對(duì)大宗物資采購(gòu)合同審計(jì)定位不準(zhǔn)。絕大部分企業(yè)只是將大宗物資采購(gòu)合同審計(jì)做為合同履行后付款前的一道資金把關(guān)程序，主要任務(wù)是審減資金的數(shù)額，而沒(méi)有深入到整個(gè)合同的前前后后，使內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)大多只是在大宗物資采購(gòu)合同履行完畢后進(jìn)行事后監(jiān)督，只起到一般性的檢查作用，沒(méi)有起到預(yù)防和控制的作用。對(duì)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施事后審計(jì)，不僅發(fā)現(xiàn)問(wèn)題難，而且處理問(wèn)題難，挽回?fù)p失更難。

三、加強(qiáng)企業(yè)大宗物資采購(gòu)合同審計(jì)的措施

針對(duì)大宗物資采購(gòu)合同中出現(xiàn)的問(wèn)題以及對(duì)其成因的分析，從以下五個(gè)方面探討加強(qiáng)物資采購(gòu)合同審計(jì)的對(duì)策。

1.前移合同審計(jì)重心。大額物資采購(gòu)合同一經(jīng)雙方簽字蓋章，法律生效，任何人難以更改。審計(jì)人員對(duì)合同的審計(jì)，應(yīng)當(dāng)在合同產(chǎn)生法律效力前進(jìn)行，要以簽約前審查為主。由事后審計(jì)向事前審計(jì)轉(zhuǎn)變，重點(diǎn)進(jìn)行事前審查。通過(guò)對(duì)合同對(duì)方主體資格，履約能力的調(diào)查，對(duì)合同條款的嚴(yán)密性、合法性進(jìn)行審查，認(rèn)真把好合同簽訂關(guān)，防止和減少可能產(chǎn)生糾紛的因素，避免不應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)損失。

2.并用多種審計(jì)方法。在物資采購(gòu)合同審計(jì)中，應(yīng)采取事前、事中審計(jì)與事后專項(xiàng)審計(jì)相結(jié)合的審計(jì)策略。

(1)簽約審計(jì)——事前審計(jì)。其一，針對(duì)大宗物資采購(gòu)合同中盲目采購(gòu)、虛假采購(gòu)和擴(kuò)大消耗等問(wèn)題，為防止不合理的采購(gòu)造成庫(kù)存積壓和損失浪費(fèi)現(xiàn)象，按照先平庫(kù)、后采購(gòu)的原則，審查采購(gòu)計(jì)劃的真實(shí)性、合理性，提高資金使用效率；其二，貫徹訂貨選廠、產(chǎn)品選型、質(zhì)量選優(yōu)、價(jià)格選廉、運(yùn)距選近的宗旨，作好合同條款和價(jià)格的審計(jì)。

(2)結(jié)算審計(jì)——事中審計(jì)。結(jié)算審計(jì)是物資采購(gòu)合同價(jià)款或酬金支付之前的最后一關(guān)，針對(duì)經(jīng)常容易出現(xiàn)的高于合同約定結(jié)算、不按合同條款履行、結(jié)算手續(xù)不完善、結(jié)算多付款等問(wèn)題，應(yīng)該以合同約定為依據(jù)，做到物資驗(yàn)收單、運(yùn)貨單、發(fā)貨票與合同書(shū)約定相符；入庫(kù)產(chǎn)品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格與合同約定相符。

(3)跟蹤審計(jì)——事后審計(jì)。作為一種跟蹤審計(jì)手段，主要目的是監(jiān)督真實(shí)消耗，通過(guò)核實(shí)計(jì)劃量與實(shí)際用量之間的差距，防止實(shí)物短缺、物資散失及變賣行為，實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)并提出相關(guān)的管理建議。

3.運(yùn)用科學(xué)統(tǒng)計(jì)評(píng)價(jià)方法。科學(xué)有效的統(tǒng)計(jì)評(píng)價(jià)方法是提高審計(jì)質(zhì)量和效率的有效手段。在實(shí)踐中主要運(yùn)用以下兩種方法。

(1)分析法。所謂分析法，主要是分析合同及發(fā)票中所列的品名、內(nèi)容、價(jià)格、數(shù)量等因素是否與實(shí)際相符合，從而進(jìn)行深入調(diào)查審計(jì)的方法。一是數(shù)量與實(shí)際情況是否相符。主要是分析合同中列出的商品數(shù)量與單位的實(shí)際使用量相比較，找出其中的弊端。二是價(jià)格與實(shí)際情況是否相符。主要是分析合同中列出的商品價(jià)格與該商品實(shí)際價(jià)格相比較，找出其中的弊端。如果合同中產(chǎn)品價(jià)格與市場(chǎng)均價(jià)偏高偏低許多倍就要深入分析。三是所列品名與單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍是否相符。審計(jì)中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同采購(gòu)產(chǎn)品與單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍毫不相關(guān)，就需要仔細(xì)分析。

(2)抽樣調(diào)查法。在有限審計(jì)資源條件的限制下，審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)運(yùn)用專業(yè)判斷，根據(jù)審計(jì)目標(biāo)的要求及審計(jì)對(duì)象的特征，選擇不同的審計(jì)抽樣方法，收集充分、適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)，以形成和支持審計(jì)結(jié)論。在選取樣本時(shí)，審計(jì)人員可以運(yùn)用隨機(jī)數(shù)表選樣法、系統(tǒng)選樣法、分層選樣法、整群選樣法、任意選樣法來(lái)選取樣本。樣本選取之后，審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)按照審計(jì)方案實(shí)施必要的審計(jì)程序，獲取審計(jì)證據(jù)。根據(jù)樣本評(píng)價(jià)結(jié)果推斷總體特征，形成審計(jì)結(jié)論。

4.注重合同價(jià)款審計(jì)。大宗物資采購(gòu)合同是一種支出性經(jīng)濟(jì)合同，由于大宗物資采購(gòu)合同的履行將導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益流出企業(yè)，價(jià)格的高低將直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，而合同的價(jià)格受供求關(guān)系以及市場(chǎng)行情的影響，變動(dòng)比較頻繁，是敏感因素，因此，也是審計(jì)中的高風(fēng)險(xiǎn)因素。為確保物資采購(gòu)合同價(jià)格審定的科學(xué)、合理與公平，可以根據(jù)實(shí)際情況，采取以下價(jià)格審查方法。

(1)價(jià)格咨詢法。對(duì)于價(jià)格變動(dòng)頻繁且市場(chǎng)用量較大的通用材料，以及價(jià)格相對(duì)公開(kāi)的產(chǎn)品，利用上網(wǎng)咨詢、電話咨詢等方式，掌握當(dāng)期價(jià)格的升降幅度以及變動(dòng)因素，從而提供合理的市場(chǎng)參考價(jià)格。

(2)中標(biāo)價(jià)格法。按照《招投標(biāo)法》的規(guī)定，對(duì)大宗物資、大宗材料，采取貨比三家的招標(biāo)采購(gòu)方式，落實(shí)中標(biāo)價(jià)格和中標(biāo)品種。

(3)價(jià)格庫(kù)應(yīng)用法。在建立管理信息系統(tǒng)的企業(yè)，凡是已經(jīng)簽約過(guò)的價(jià)格全部存放在價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)中，隨時(shí)調(diào)閱、隨時(shí)修正，實(shí)行自動(dòng)比價(jià)。

5.切實(shí)發(fā)揮部門(mén)間協(xié)同配合。首先，要正確處理審計(jì)與合同主管部門(mén)的關(guān)系。審計(jì)部門(mén)與合同主管部門(mén)在具體工作上，應(yīng)各有側(cè)重。合同主管部門(mén)主要負(fù)責(zé)合同的談判、起草，負(fù)責(zé)合同條款內(nèi)容的審查；審計(jì)部門(mén)作為經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門(mén)重點(diǎn)應(yīng)放在合同價(jià)款、標(biāo)的金額的審計(jì)上，對(duì)有問(wèn)題的合同條文有修改建議權(quán)，對(duì)合同價(jià)格不合理的有權(quán)建議變更，同時(shí)對(duì)合同主管部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督。其次，要正確處理審計(jì)與經(jīng)辦單位(物資采購(gòu)、供應(yīng)、生產(chǎn)使用等)的關(guān)系。合同經(jīng)辦單位是經(jīng)濟(jì)合同的當(dāng)事人，最了解物資產(chǎn)品的性能、用途及消耗使用各環(huán)節(jié)。在審計(jì)過(guò)程中，應(yīng)讓經(jīng)辦單位人員參與到內(nèi)部審計(jì)中來(lái)，充分聽(tīng)取并尊重經(jīng)辦部門(mén)、經(jīng)辦人員的意見(jiàn)，避免主觀武斷和濫用職權(quán)。審計(jì)部門(mén)的審計(jì)目標(biāo)與經(jīng)辦單位的組織目標(biāo)也是一致的，通過(guò)審計(jì)，不僅要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，更要善于解決問(wèn)題，為經(jīng)辦單位降本增效提供服務(wù)。