高校檔案管理的人力資源優(yōu)化

摘要:為了應(yīng)對時(shí)代對于檔案管理人員提出的新要求，高校有必要引入培訓(xùn)機(jī)制來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過引入培訓(xùn)機(jī)制，高校檔案管理人員不僅可以及時(shí)更新自己的專業(yè)知識(shí)，掌握最新的檔案管理方法與技術(shù)，同時(shí)可以提升政治修養(yǎng)與職業(yè)道德素質(zhì)，還能夠通過語言的培訓(xùn)來獲得更多的職業(yè)技能，從而完善自己的知識(shí)體系，也提高了自己的綜合競爭力。

關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;人力資源

中圖分類號(hào):C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1673-291X(2010)10-0178-02

收稿日期:2010-01-18

作者簡介:王曉菲(1965-)，女 ，安徽桐城人，檔案副研究館員，從事檔案管理研究。

在中國改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的步伐日益加快的新形勢下，各高校建設(shè)均取得了前所未有的成就。而高校檔案作為高等院校活動(dòng)的直接記錄，是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。隨著改革開放和社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。全面提高檔案管理人員的素質(zhì)、進(jìn)行高校檔案管理人員的人力資源優(yōu)化，不僅是新形勢下高校發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。

一、高校檔案管理的人力資源現(xiàn)狀

總體來講，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展和高校管理水平的提升，高校檔案管理人員也會(huì)面對更多的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及個(gè)人素養(yǎng)上的要求與挑戰(zhàn)。就現(xiàn)在的檔案管理人員素質(zhì)來說，中國高校檔案管理人力資源現(xiàn)狀主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:

1.高校管理部門對于檔案管理人才引進(jìn)重視不足。當(dāng)前人們普遍對于高校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理性的思考。有的檔案管理工作人員認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶工作，做好做壞無關(guān)緊要，對學(xué)校發(fā)展沒有什么影響，與此同時(shí)，當(dāng)前中國大部分高校自身對檔案工作重視程度不夠，思想觀念落后，沒有把檔案信息作為一種資源來認(rèn)識(shí)和利用，對于檔案工作及檔案管理的重大意義認(rèn)識(shí)不足。因此，高校管理部門對于檔案管理人才的引進(jìn)也不夠重視，在引進(jìn)人才方面不夠積極，使得檔案管理人才未能成功流入高校，致使當(dāng)前中國高校檔案管理人員整體水平不高，已經(jīng)不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要。

2.高校檔案管理專業(yè)人才比較缺乏。由于上文提到的高校檔案管理人才引進(jìn)不足，造成高校從事檔案管理的人員專業(yè)素質(zhì)不能滿足崗位以及管理的要求。多數(shù)高校檔案管理人員科班出身的很少，很多都是轉(zhuǎn)崗過來的，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，甚至有的對傳統(tǒng)的檔案管理方法也不熟悉。檔案管理工作依然停留在建檔、管檔、你查我找的水平上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用，許多珍貴的、利用價(jià)值很高的檔案材料常年被束之高閣，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，造成了資源的極大浪費(fèi)。而且一些高校檔案管理人員變動(dòng)頻繁、業(yè)務(wù)素質(zhì)低，這些都嚴(yán)重影響著高校檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高，也造成高校檔案工作質(zhì)量不高，極大地妨礙了高校檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

3.高校檔案管理人員綜合技能不全面，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一。信息化時(shí)代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。作為一個(gè)合格的高校檔案管理人員，應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得國家檔案管理的政策和法規(guī)，懂得檔案工作的基本理論和方法。同時(shí)，他們還需要熟悉和掌握各種相關(guān)管理軟件的操作、系統(tǒng)的維護(hù)并要不斷提高自己的檔案信息安全防范意識(shí)。面對校園網(wǎng)的建設(shè)和信息化建設(shè)的高速發(fā)展，由于檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致了檔案管理的新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，在解決工作中遇到新情況和新問題時(shí)，常常感到束手無策。客觀地說，當(dāng)前中國高校檔案管理人員整體水平不高。一些高校雖已初步具備開展檔案管理信息化建設(shè)的條件，但檔案管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)方面仍有所欠缺，專業(yè)化程度較低，既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才非常缺乏，人才因素已成為制約高校檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸。

二、高校檔案管理的人力資源優(yōu)化方向

基于前文的分析，筆者認(rèn)為有必要對高校檔案管理人員進(jìn)行人力資源優(yōu)化。經(jīng)總結(jié)，其優(yōu)化方向如下:

1.引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。這里的檔案管理專業(yè)人才是指正規(guī)高等院校培養(yǎng)的檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，具備系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，能夠合理處理應(yīng)對檔案業(yè)務(wù)中各種問題。之所以強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的專業(yè)性，也是由于考慮到檔案管理本身的特點(diǎn)。比如檔案的分類整理，那是以檔案的內(nèi)容形式特征為依據(jù)的，如果看不懂檔案的內(nèi)容就無法準(zhǔn)確分類組卷，只有掌握相關(guān)門類的科學(xué)技術(shù)知識(shí)才有可能開展檔案的鑒定工作;檔案保管價(jià)值的鑒定說到底它所記述的科學(xué)技術(shù)知識(shí)價(jià)值，只有掌握相關(guān)門類的科學(xué)技術(shù)知識(shí)才有可能開展檔案的鑒定工作。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，使得檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)顯得更為必須。

2.引入培訓(xùn)機(jī)制，及時(shí)更新檔案管理人員的知識(shí)體系。要成為一名合格的檔案管理人員，除了掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)以外，還需要提升自己的綜合素質(zhì)。綜合素質(zhì)不僅包括良好的政治修養(yǎng)，合格的職業(yè)道德素質(zhì)，還包括扎實(shí)的語言知識(shí)與應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。

語言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，不具備扎實(shí)的語言知識(shí)就無法從事這項(xiàng)工作。如學(xué)校檔案的文件匯編、大事記的編寫、卷宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數(shù)字匯編等，沒有一定的語言文字、寫作知識(shí)是很難完成這些材料的編寫的。另外，隨著高校國際合作和交流的日益增加，學(xué)校對外師資培訓(xùn)、交流、學(xué)生出國留學(xué)以及學(xué)校招收外國留學(xué)生的增加和中外合作辦學(xué)的不斷拓展，對一些以外語文字保存和利用檔案的要求日益增加。所以，檔案工作者較為熟練地掌握一門和多門外語，已經(jīng)成為高校檔案工作者必須具備的基本素質(zhì)。

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，檔案管理人員要具有應(yīng)用現(xiàn)代化工具的管理能力。如今，計(jì)算機(jī)已成為檔案管理自動(dòng)化工作非常重要的工具，它替代了傳統(tǒng)的手工操作。因此，檔案部門提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文檔。掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能促進(jìn)檔案管理人員對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，最大程度地運(yùn)用信息，使利用者在短時(shí)間內(nèi)跨地域、跨時(shí)間、跨學(xué)科、跨內(nèi)容地尋找到所需的信息。

為了應(yīng)對時(shí)代對于檔案管理人員提出的新要求，高校有必要引入培訓(xùn)機(jī)制來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過引入培訓(xùn)機(jī)制，高校檔案管理人員不僅可以及時(shí)更新自己的專業(yè)知識(shí)，掌握最新的檔案管理方法與技術(shù)，同時(shí)可以提升政治修養(yǎng)與職業(yè)道德素質(zhì)，還能夠通過語言的培訓(xùn)來獲得更多的職業(yè)技能，從而完善自己的知識(shí)體系，也提高了自己的綜合競爭力。

三、高校檔案管理的人力資源優(yōu)化具體措施

1.人才引進(jìn)。結(jié)合前文的論證，高校引入高等專業(yè)人才是提升高校檔案管理水平的一個(gè)必要步驟，同時(shí)，在引進(jìn)人才時(shí)也需要綜合考慮高校的崗位需求，合理分配引進(jìn)指標(biāo)。當(dāng)檔案管理出現(xiàn)崗位空缺時(shí)，應(yīng)積極進(jìn)行專業(yè)人才的引進(jìn)，為高校引入新鮮血液，促進(jìn)高校檔案管理水平的成長;而如果高校檔案管理崗位已經(jīng)達(dá)到飽和的狀態(tài)，則應(yīng)結(jié)合崗位需求狀況進(jìn)行合理地調(diào)整和人才引進(jìn)。另外，由于高校的行政和管理崗位還是需要保證一定的穩(wěn)定性和合作性，所以筆者建議在施行人才引進(jìn)時(shí)也要聽取并考慮老員工的想法與態(tài)度，不可以盲目進(jìn)行專業(yè)人才的引進(jìn)而忽視老員工的意見或者在薪金待遇上進(jìn)行區(qū)別對待。

2.人才培訓(xùn)。根據(jù)前文的討論，高校對于檔案管理人員的培訓(xùn)可以從幾個(gè)方面展開:專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、語言培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、管理軟件培訓(xùn)等。同時(shí)，高校在進(jìn)行人才培訓(xùn)前應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行需求調(diào)查，確定檔案管理人員本身希望獲得的技能與知識(shí)，從而有的放矢，進(jìn)行專向培訓(xùn)，才有可能達(dá)到很好的效果。除此之外，高校應(yīng)定期進(jìn)行檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)，及時(shí)更新管理人員的專業(yè)知識(shí)體系，更好地促進(jìn)檔案管理人員應(yīng)用新技能來提高高校檔案管理水平、加快檔案管理效率。

3.人才流動(dòng)。考慮到檔案管理崗位的一些特點(diǎn)，筆者認(rèn)為促進(jìn)人才流動(dòng)也是優(yōu)化檔案管理人力資源的一個(gè)有效途徑。長期以來，在個(gè)人工作崗位由領(lǐng)導(dǎo)分配的機(jī)制下，許多檔案人員在某個(gè)崗位一干就是數(shù)年，甚至是一崗到老。單一、重復(fù)的工作內(nèi)容，既容易使人懈怠和產(chǎn)生工作已經(jīng)熟練的心理，缺乏學(xué)習(xí)的動(dòng)力和激情，也容易使從事這項(xiàng)工作的檔案人員的思維和業(yè)務(wù)知識(shí)局限在這特定的工作范圍內(nèi)，對本崗位以外的其他類檔案或檔案工作的其他環(huán)節(jié)不能全面了解。所以，應(yīng)改變傳統(tǒng)的人才管理模式，促進(jìn)高校檔案管理人員內(nèi)部流動(dòng)、刺激外部競爭。實(shí)行全員崗位聘任制，實(shí)行競爭上崗，擇優(yōu)聘用，打破鐵飯碗，真正做到能者上、庸者下。建立學(xué)校檔案工作定期檢查工作制度和檔案人員崗位責(zé)任制，不能將學(xué)校檔案工作部門作為學(xué)校消化改革富余人員的次要部門來對待。要堅(jiān)持定期考核制度，幾年以后重新聘任，通過制度的約束，切實(shí)調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性，促使他們主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.人才交流。檔案工作涉及的知識(shí)面廣，它要求檔案人員除了掌握專業(yè)的知識(shí)外，還應(yīng)了解其他社會(huì)科學(xué)知識(shí)。特別是在一些專業(yè)檔案管理中，不同的檔案部門在檔案工作實(shí)踐中形成了自己獨(dú)特的管理方法。基于這一點(diǎn)，筆者提出在高校檔案管理人才之間定期開展人才交流活動(dòng)。檔案管理人員應(yīng)該善于借鑒他人的經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)自己的工作，這就需要開展校際、省際甚至國際的交流，學(xué)校有關(guān)部門要盡量創(chuàng)造條件，讓檔案工作人員多參加校內(nèi)外有關(guān)學(xué)術(shù)團(tuán)體交流活動(dòng)與研討，通過交流可以學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的工作方法和經(jīng)驗(yàn)，啟發(fā)自己的思路，擴(kuò)大知識(shí)視野，取他人之長，創(chuàng)自己之新。

[責(zé)任編輯 安世友]