高校行政公文寫作的要素分析

摘要:行政公文是國家機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公文活動的重要工具。行政公文寫作主體、客體、載體、受體的特點和思維過程，決定了行政公文的實用性、規(guī)范性、簡明性特征。

關(guān)鍵詞:高校;公文;要素

中圖分類號:G642 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2010)23-0242-02

國務(wù)院明文規(guī)定:“行政公文是國家機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公文活動的重要工具。”

高等院校也和一切黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位一樣，公文是高校辦理有關(guān)貫徹黨和國家的方針、政策，制定規(guī)章制度，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗等公務(wù)所形成的具有一定體式的書面文字材料，它直接服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)科研等各項工作。這就決定了高校公文具有:(1)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。公文是校黨委和行政實現(xiàn)對各部門、單位的領(lǐng)導(dǎo)和某些工作的指導(dǎo)的重要保證。(2)公務(wù)聯(lián)系作用。即上情下達，下情上報。(3)宣傳教育作用。通過辦文對師生進行思想政治教育，提高教育教學(xué)質(zhì)量。(4)規(guī)范和制約作用。在有效的范圍內(nèi)將對學(xué)校各方面的工作和各種活動起著規(guī)范和制約作用。(5)憑證和記載作用。公文在完成它的現(xiàn)行作用之后，將立卷歸檔，成為文書檔案，對以前的工作起到記載、憑證的作用，供以參考。

有效實現(xiàn)公文寫作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，對提高學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量有著非常重要的意義。

一、寫作主體

1.1要素分析

行政公文的寫作主體是制發(fā)公文的行政機關(guān)。公文是行政機關(guān)為行使行政職權(quán)而制發(fā)的，往往以機關(guān)名義或者是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義制發(fā)，即使以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義制發(fā)的公文，也并不代表領(lǐng)導(dǎo)者個人，而是代表法定機關(guān)，體現(xiàn)法定機關(guān)的職權(quán)和意志。寫作主體往往不是一個人，而是一個群體。一般公文寫作都要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)交擬、執(zhí)筆者撰寫、部門審核、領(lǐng)導(dǎo)鑒發(fā)等環(huán)節(jié)。因此，公文寫作在嚴格意義上不是個人寫作活動，而是凝結(jié)著群體的勞動和智慧。代表行政機關(guān)負責(zé)執(zhí)筆起草的文秘人員只是代機關(guān)立言。因此必須運用整體性思維，在寫作過程中，充分考慮發(fā)文代表的機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)文的緣由、發(fā)文的方式以及最終要達到的效果，了解并掌握各類公文的作用、格式、適用范圍、寫作特點，根據(jù)發(fā)文內(nèi)容確定采用的文種，收集、閱讀、研究有關(guān)的文件材料，擬出寫作提綱，認真起草正文，反復(fù)檢查修改，按照要求完成相應(yīng)的寫作任務(wù)。

1.2思維特點——換位思維

所謂換位思維，是指站在他人立場上，設(shè)身處地替他人思考的一種思維方式。在公文寫作中，作為代言人，文秘人員要采取換位思考方式，就是說要站在被代言的政府機關(guān)的立場上去思考問題。公文寫作往往要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，這時公文撰寫者需要站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度通觀全局、分析問題。只有明確自己代言的具體角色，了解這個角色的工作職權(quán)、工作目標，了解自己在公文撰寫中主觀能動性可以發(fā)揮的程度，才能進入并把握好角色，寫好公文。

二、寫作客體

2.1要素分析

行政公文的寫作客體即行政公文的內(nèi)容。行政公文在思想內(nèi)容方面應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。政策性強指的是思想觀點正確，準確體現(xiàn)黨和國家的方針政策;針對性強指的是有的放矢、切中要害;科學(xué)性強就是反映工作的實際情況和客觀規(guī)律，實事求是，能夠及時指出問題、分析問題、解決問題，經(jīng)得起時間和實踐的檢驗。行政公文一般是傳達貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)布置和商洽工作，報告情況交流經(jīng)驗等等，具有權(quán)威性，這些內(nèi)容一經(jīng)寫進公文，就不能輕易改變。

2.2思維特點——策略思維

采用“策略思維”，就是要在明確自己的行文目的后，綜合考量當時的政治氣候，權(quán)衡政策法律環(huán)境，站在全局的高度來看待自己的意愿和要求，最大限度地吸收與之相關(guān)的信息，來修正和補充自己的決策和判斷。為了最后實現(xiàn)自己的發(fā)文目的，在依法行政的大前提下，考慮為什么要說、說什么、怎么說、說了有什么效果，慮及時代發(fā)展進程和社會政治大背景對行文目標的具體影響，既要實事求是又要權(quán)衡取舍。文秘人員在接受寫作任務(wù)后，首先要對寫作客體進行深入的了解，以弄清工作或生產(chǎn)生活中存在問題的基本情況;然后要對這些情況進行深入地分析研究，以掌握其產(chǎn)生的原因和發(fā)展的規(guī)律，探討解決問題的重要性和必要性;最后要在此基礎(chǔ)上具體考慮如何開展工作或解決問題的要求措施。在行政公文寫作中采用“策略”，就是更多地顧及現(xiàn)實存在的實事背景、政策背景、文化背景、經(jīng)濟背景、道德背景等等，對寫作禁忌回避和化解，回應(yīng)時代的召喚、社會的規(guī)范、群眾的呼聲，在發(fā)文目的與社會要求間進行綜合平衡，以做出正確的寫作決策。

三、寫作載體

3.1要素分析

行政公文的寫作載體即行政公文的格式、語言等。

3.1.1公文的格式

公文是內(nèi)容和形式的統(tǒng)一體，一定的內(nèi)容要用一定的形式來表現(xiàn)，一定的形式表現(xiàn)一定的內(nèi)容。各類行政公文具有規(guī)范的格式，公文一般由標題、發(fā)文字號、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、抄送機關(guān)、附注等要素構(gòu)成。

公文的標題應(yīng)做到準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并表明公文種類，即事由加文種(有的公文標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成)。根據(jù)2000年8月24日發(fā)布，2001年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)，可將國家行政機關(guān)的公文分為13種，分別為命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。這些文種各有用途，功能專一，不能混用。例如:請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。而報告則不同，它適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。有的公文從內(nèi)容上看是向上級機關(guān)請求指示或批準，卻寫成“報告”，有的部門還常在反映性或匯報性報告中夾帶請示事項。還有兩種不同的文種并用的情況。例如:將“關(guān)于……的報告”寫作“關(guān)于……的請示報告”等。這些不規(guī)范的用法，在制作標題時要予以避免。

公文應(yīng)當標注主題詞。從不規(guī)范的公文來看，可以發(fā)現(xiàn)許多公文起草者只是簡單的從標題中選擇幾個詞了事，或者排列順序上比較混亂。主題詞的標引順序應(yīng)為“先標類別詞，再標類屬詞，在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞”，主題詞的選用可參照《國務(wù)院公文主題詞表》，或者參照本行業(yè)試用的公文主題詞表。

3.1.2公文的語言

公文語言必須規(guī)范、準確、簡明、實用。公文表達方式以敘述、說明和議論為主，敘述要概括，注重簡明性，說明要客觀，注重條理性，議論要有序，注重邏輯性。

在用詞上，行政公文的用詞多為書面用詞，少用口語詞、方言詞以及土語詞，而且行政公文中有一套特定的專門用語，它們含義特定，用法固定。如開頭常用“近查”、“電悉”、“函悉”、“請示悉”等詞語;敘述緣由常用“為了”、“遵照”、“根據(jù)”等詞語;表示經(jīng)辦常用“經(jīng)”、“業(yè)經(jīng)”、“已經(jīng)”等詞語;表示承轉(zhuǎn)常用“據(jù)此”、“為此”等詞語;表示祈請常用“請求”、“期望”、“盼予”等詞語;表示態(tài)度常用“擬”、“準予”等詞語;表示結(jié)尾常用“特此報告”、“特此通知”、“此復(fù)”等詞語。最常見的錯誤是在公文中同時使用文種慣用過渡語和結(jié)尾語，如在開頭和主體之間已使用“現(xiàn)通知(通告、批復(fù)、函復(fù))如下”等過渡，結(jié)尾處又寫上“特此通知(通告、批復(fù)、函達)”、“此告”、“此復(fù)”等慣用結(jié)尾語，造成語義重復(fù)。

公文介紹情況，闡明道理，實事求是，講求實效，一般不用描寫和抒情，不肆意刻畫渲染，不用比喻、擬人、夸張等修辭手法。要求語意明確，不生歧義，褒貶得當，言簡意賅。

3.2思維特點

3.2.1功利思維

功利思維是一種理性的思維，要求行為本身要有正面的利益效果，以對實施行為的后果作出理性判斷為前提。行政公文具有法定效力和規(guī)范體式，具有極強的寫作功利性。它的制發(fā)要堅持實事求是、精簡、高效的原則。功利思維要求公文文種的選擇要確實能夠傳達政令，準確表述行政意志，具有恰當?shù)男形姆较蚝托形哪康摹?/p>

3.2.2完形思維

完形思維就是由復(fù)雜混亂實現(xiàn)集中整合，清晰有序、有所選擇、有所舍棄、語言文字形式成為完形思維過程中的決定性因素，語言文字是實現(xiàn)公文統(tǒng)一有序的工具，語言文字的廣度和深度決定著寫作思維的廣度和深度。

四、寫作受體

行政公文的寫作受體一般就是公文的主送機關(guān)和抄送機關(guān)。行政公文對受文者有一定的強制性和約束力，行政公文一經(jīng)發(fā)布，在法定時間和空間范圍內(nèi)，公文對受文者產(chǎn)生強制性影響，具有法定的行政約束力。

寫主送機關(guān)時不僅要黨政分開，機關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)也不宜并用;但現(xiàn)行公文卻常出現(xiàn)并用的情況，如“××處并××廳長”。

國家規(guī)定:“公文內(nèi)容涉及有關(guān)機關(guān)的職權(quán)范圍需其予以配合時，應(yīng)抄送該機關(guān)”，“向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)”，“上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)”。

五、制約關(guān)系

公文文種與主送機關(guān)間有互動關(guān)系和制約關(guān)系。許多錯用文種的現(xiàn)象，都是由于沒有弄清這種制約關(guān)系所導(dǎo)致的。例如:如果向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請求批準某事項，那么就應(yīng)該使用“函”;如果向上級請求指示、批準某事項，那么就應(yīng)該使用“請示”。批復(fù)只用于答復(fù)下級機關(guān)的請示，如果是同級或不相隸屬機關(guān)的詢問和請求，或下級機關(guān)請示以外的文件，均不能使用批復(fù)。

寫作系統(tǒng)四要素是相互制約、相互影響、聯(lián)系緊密的統(tǒng)一整體。按照約定俗成的格式寫作，文風(fēng)樸實，條理清楚，用詞恰當，語法規(guī)范，邏輯嚴謹，才能形成高質(zhì)量的高校行政公文。

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