對電子文件長期性保管策略的探討

[摘要]隨著數(shù)字圖書館的不斷向前發(fā)展，電子文件越來越具有檔案價(jià)值，很多文件需要像紙質(zhì)文件那樣長期保管，但是電子文件的特點(diǎn)又使得始終保持其可識(shí)讀性困難重重。為此，本文主要探討的就是如何采取各種技術(shù)措施對電子文件進(jìn)行長期性的保管，維護(hù)其可讀性和安全性。

[關(guān)鍵詞]電子文件 長期性 保管

電子文件的有效性是指“電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等”，電子文件管理最突出的矛盾是其有效性能否長期存續(xù)。在經(jīng)歷了長時(shí)間的存儲(chǔ)、壓縮、加密、格式轉(zhuǎn)換或技術(shù)平臺(tái)遷移后，電子文件能否被識(shí)讀、理解、不失真，是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。本文主要從兩個(gè)方面去探討如何保持電子文件的長期有效性。

一、維護(hù)電子文件載體的物理穩(wěn)定

電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)不外乎磁性和光電兩種，較之傳統(tǒng)文件，電子文件載體結(jié)構(gòu)復(fù)雜，物理壽命較短。為維護(hù)電子文件載體的物理穩(wěn)定，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：

(一)準(zhǔn)確選擇介質(zhì)

光盤的機(jī)械性能指標(biāo)主要有強(qiáng)度、剛性、韌件等方面，有故障的光盤往往表現(xiàn)為信號(hào)不穩(wěn)定或抖動(dòng)，或是產(chǎn)生機(jī)械偏差導(dǎo)致驅(qū)動(dòng)器無法讀出數(shù)據(jù)，磁盤也存在類似問題。老化實(shí)驗(yàn)證明，高品質(zhì)的光盤在良好的保管條件下物理壽命可接近百年，而劣質(zhì)盤片往往不到一年就讀不出數(shù)據(jù)，高質(zhì)量的磁盤可穩(wěn)定保存近二十年。因此，掌握挑選電子文件載體的技巧，及時(shí)制定電子文件介質(zhì)的選用規(guī)范十分重要。

(二)嚴(yán)格控制保存環(huán)境

數(shù)字檔案載體的性質(zhì)決定了其保管條件有著特殊要求：

(1)恒溫恒濕

高溫、高濕將導(dǎo)致電子文件載體物理形態(tài)的變化，加速電子文件載體的老化，引起磁粉脫落等問題。而低溫、低濕會(huì)使材質(zhì)脆裂變形，產(chǎn)生靜電，吸附塵埃，導(dǎo)致讀寫錯(cuò)誤。保管電子文件的環(huán)境溫度范圍是17℃～20℃，相對濕度范圍是35％～45％，一般來說，24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過±3℃，相對濕度變化不得超過±5％。

(2)防塵

在高速運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)下，細(xì)小的灰塵也可能劃傷磁盤和光盤表面極為精細(xì)的記錄涂層，造成物理損傷；灰塵中的化學(xué)成分會(huì)引起介質(zhì)的腐蝕、降解，破壞載體結(jié)構(gòu)；灰塵還是霉菌等微生物孳生、傳播的“溫床”，這些微生物分泌的有機(jī)酸和酶會(huì)導(dǎo)致載體的生物性損傷。因此，要減少含塵量，維護(hù)載體清潔。

(3)防磁

外來強(qiáng)磁場會(huì)改變載體中磁記錄信號(hào)的強(qiáng)度和方向，破壞記錄信息，降低信噪比。因此，要避免將任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)?帶人電子文件保管區(qū)域；電子文件的保管地應(yīng)盡量遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，與外部磁場源(永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器等)之間的距離不少于76毫米；使用軟磁物質(zhì)(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)制成箱柜，將磁帶、磁盤等磁性電子文件裝入這些專門制作的箱柜中，并保持其與箱柜外壁的距離不少于26毫米，以屏蔽外磁場；在存有重要電子文件的庫區(qū)設(shè)置測磁設(shè)備，以查出隱蔽的磁場。

(4)防震

強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)和持續(xù)的機(jī)械磨損會(huì)傷及文件載體的物理結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致信息丟失。尤其在高速運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)下，多次震動(dòng)產(chǎn)生的累積損傷最終將破壞載體。因此，在使用、保管電子文件時(shí)必須做好減震防沖工作，特別是在文件執(zhí)行讀寫操作時(shí)，不要移動(dòng)或碰撞驅(qū)動(dòng)器，盡量避免不必要的物理操作。

(5)防光

光線對電子文件載體的危害主要是由紫外線造成的，紫外線對載體的材質(zhì)具有氧化分解作用，使其老化；強(qiáng)烈的紫外光能量還可能破壞載體的記錄磁性，致使信號(hào)衰減，造成識(shí)讀錯(cuò)誤。因此，要嚴(yán)防強(qiáng)光影響，避免光線直接照射載體表面。

(6)防有害氣體

二氧化碳、二氧化氮、氯氣等有害氣體吸附、沉積在電子文件載體上，將分解出酸性物質(zhì)，產(chǎn)生色斑，氧化載體，造成信息丟失。加強(qiáng)通風(fēng)，禁止在電子文件保管空間使用打印機(jī)，可減少不良?xì)怏w對電子文件載體的傷害。此外，每年均應(yīng)對電子文件讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行檢查，設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，及時(shí)轉(zhuǎn)換載體，原載體保留不少于3年時(shí)間。

二、延長電子文件信息的技術(shù)生命

電子文件既受制于物理壽命，又受制于技術(shù)生命。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件的技術(shù)生命越來越“脆弱”，一般要短于物理壽命，如下圖所示：

載體完好的電子文件往往因?yàn)樗眉夹g(shù)的淘汰而無法識(shí)讀，因此，在對電子文件實(shí)施載體保護(hù)的基礎(chǔ)上，采取各種手段延長電子文件的技術(shù)生命，克服技術(shù)淘汰對電子文件長期保管的阻礙，是電子文件管理的一大難題。目前，延長電子文件技術(shù)生命的主要手段如下：

(一)保存過時(shí)的電子文件生存環(huán)境

將形成電子文件的軟件、硬件平臺(tái)連同電子文件一起保存，是對付技術(shù)淘汰，維護(hù)文件有效性最原始的辦法。由于是在其原生環(huán)境中識(shí)讀，無需遷移環(huán)境或轉(zhuǎn)換格式，文件信息不會(huì)失真，文件處理的各種功能也都能得到完整的保留。但這種方法具有致命的缺點(diǎn)：要將不同時(shí)期、不同技術(shù)背景下的電子文件軟、硬件平臺(tái)都完整地保留下來決非易事，需要建立一個(gè)龐大的軟、硬件“博物館”，一方面它必須收存生成電子文件的所有硬件設(shè)備，而這些硬件設(shè)備的保存受到物理生命的限制，不可能長期存留；另一方面它要收存所有設(shè)備的驅(qū)動(dòng)程序、各種版本的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

(二)仿真

仿真是在新的軟硬件平臺(tái)之上，通過運(yùn)行某種仿真軟件來“虛擬”舊的技術(shù)平臺(tái)，從而使舊技術(shù)平臺(tái)上生成的電子文件能夠在新的軟硬件環(huán)境中識(shí)讀、處理。仿真軟件作為識(shí)讀、處理舊文件的工具，其功能是實(shí)現(xiàn)舊技術(shù)平臺(tái)向新技術(shù)平臺(tái)的“影射”。顯然，通過仿真軟件可以很方便地運(yùn)行舊電子文件，而無需實(shí)際配置舊的技術(shù)環(huán)境。但是仿真軟件的開發(fā)難度很大，代價(jià)很高，每一個(gè)仿真軟件只適用于特定的新、舊平臺(tái)，兼容性較差，隨著軟、硬件的不斷升級(jí)，仿真軟件也必須隨之升級(jí)，以適用于新的技術(shù)平臺(tái)，而對仿真軟件升級(jí)維護(hù)代價(jià)相當(dāng)昂貴，據(jù)專家估算，開發(fā)仿真軟件的費(fèi)用將超過反復(fù)遷移費(fèi)用的總和，另外仿真軟件不可能百分之百地模擬出當(dāng)初的技術(shù)環(huán)境，在仿真軟件上識(shí)讀舊電子文件可能喪失部分功能，出現(xiàn)信息失真。

(三)遷移

延長電子文件技術(shù)壽命的遷移，是將電子文件從過時(shí)的軟硬件平臺(tái)向新的軟硬件平臺(tái)的技術(shù)性遷移，這種轉(zhuǎn)移通常伴隨著文件格式的改變或版本的升級(jí)。遷移依靠運(yùn)行于新技術(shù)平臺(tái)上的應(yīng)用軟件來實(shí)現(xiàn)。通常，升級(jí)后的應(yīng)用軟件具有一定的向下兼容性，即能夠打開前幾代版本生成的文件，這些舊文件在升級(jí)版系統(tǒng)中打開并重新存儲(chǔ)后，便完成了電子文件向新技術(shù)平臺(tái)的遷移。一些情況下，由于電子文件的文件格式已遭淘汰，還需要采用適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)換工具將舊格式的文件轉(zhuǎn)換成新的、通用的或標(biāo)準(zhǔn)格式文件。

(四)轉(zhuǎn)換成硬拷貝

轉(zhuǎn)換成硬拷貝又稱再生性保護(hù)，是指將技術(shù)過時(shí)的電子文件信息適時(shí)地轉(zhuǎn)移到縮微品或紙質(zhì)媒體上。由于作為硬拷貝輸出的縮微品或紙質(zhì)件壽命較長，無需用計(jì)算機(jī)軟硬件來讀取，因此，該方法具有對信息的固化定格和“一勞永逸”的優(yōu)點(diǎn)。但該方法僅適用于二維的平面圖文，音頻、視頻等多媒體文件、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫文件和超文本文件等都無法轉(zhuǎn)換成硬拷貝。

三、結(jié)束語

總之，上述保管策略，分別從外部環(huán)境和內(nèi)部技術(shù)來探討，在實(shí)際工作中，應(yīng)針對不同的電子文件選用不同的載體，對其進(jìn)行定期的抽查與檢查，以保持電子文件的長期有效性。