對電子文件長期性保管策略的探討

[摘要]隨著數字圖書館的不斷向前發展，電子文件越來越具有檔案價值，很多文件需要像紙質文件那樣長期保管，但是電子文件的特點又使得始終保持其可識讀性困難重重。為此，本文主要探討的就是如何采取各種技術措施對電子文件進行長期性的保管，維護其可讀性和安全性。

[關鍵詞]電子文件 長期性 保管

電子文件的有效性是指“電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等”，電子文件管理最突出的矛盾是其有效性能否長期存續。在經歷了長時間的存儲、壓縮、加密、格式轉換或技術平臺遷移后，電子文件能否被識讀、理解、不失真，是一個很大的挑戰。本文主要從兩個方面去探討如何保持電子文件的長期有效性。

一、維護電子文件載體的物理穩定

電子文件的存儲介質不外乎磁性和光電兩種，較之傳統文件，電子文件載體結構復雜，物理壽命較短。為維護電子文件載體的物理穩定，應做到如下幾點：

(一)準確選擇介質

光盤的機械性能指標主要有強度、剛性、韌件等方面，有故障的光盤往往表現為信號不穩定或抖動，或是產生機械偏差導致驅動器無法讀出數據，磁盤也存在類似問題。老化實驗證明，高品質的光盤在良好的保管條件下物理壽命可接近百年，而劣質盤片往往不到一年就讀不出數據，高質量的磁盤可穩定保存近二十年。因此，掌握挑選電子文件載體的技巧，及時制定電子文件介質的選用規范十分重要。

(二)嚴格控制保存環境

數字檔案載體的性質決定了其保管條件有著特殊要求：

(1)恒溫恒濕

高溫、高濕將導致電子文件載體物理形態的變化，加速電子文件載體的老化，引起磁粉脫落等問題。而低溫、低濕會使材質脆裂變形，產生靜電，吸附塵埃，導致讀寫錯誤。保管電子文件的環境溫度范圍是17℃～20℃，相對濕度范圍是35％～45％，一般來說，24小時內溫度變化不得超過±3℃，相對濕度變化不得超過±5％。

(2)防塵

在高速運轉狀態下，細小的灰塵也可能劃傷磁盤和光盤表面極為精細的記錄涂層，造成物理損傷；灰塵中的化學成分會引起介質的腐蝕、降解，破壞載體結構；灰塵還是霉菌等微生物孳生、傳播的“溫床”，這些微生物分泌的有機酸和酶會導致載體的生物性損傷。因此，要減少含塵量，維護載體清潔。

(3)防磁

外來強磁場會改變載體中磁記錄信號的強度和方向，破壞記錄信息，降低信噪比。因此，要避免將任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘等)帶人電子文件保管區域；電子文件的保管地應盡量遠離強磁場，與外部磁場源(永久磁鐵、馬達、變壓器等)之間的距離不少于76毫米；使用軟磁物質(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)制成箱柜，將磁帶、磁盤等磁性電子文件裝入這些專門制作的箱柜中，并保持其與箱柜外壁的距離不少于26毫米，以屏蔽外磁場；在存有重要電子文件的庫區設置測磁設備，以查出隱蔽的磁場。

(4)防震

強烈的機械震動和持續的機械磨損會傷及文件載體的物理結構，導致信息丟失。尤其在高速運轉狀態下，多次震動產生的累積損傷最終將破壞載體。因此，在使用、保管電子文件時必須做好減震防沖工作，特別是在文件執行讀寫操作時，不要移動或碰撞驅動器，盡量避免不必要的物理操作。

(5)防光

光線對電子文件載體的危害主要是由紫外線造成的，紫外線對載體的材質具有氧化分解作用，使其老化；強烈的紫外光能量還可能破壞載體的記錄磁性，致使信號衰減，造成識讀錯誤。因此，要嚴防強光影響，避免光線直接照射載體表面。

(6)防有害氣體

二氧化碳、二氧化氮、氯氣等有害氣體吸附、沉積在電子文件載體上，將分解出酸性物質，產生色斑，氧化載體，造成信息丟失。加強通風，禁止在電子文件保管空間使用打印機，可減少不良氣體對電子文件載體的傷害。此外，每年均應對電子文件讀取、處理設備的更新情況進行檢查，設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，及時轉換載體，原載體保留不少于3年時間。

二、延長電子文件信息的技術生命

電子文件既受制于物理壽命，又受制于技術生命。隨著信息技術的飛速發展，電子文件的技術生命越來越“脆弱”，一般要短于物理壽命，如下圖所示：

載體完好的電子文件往往因為所用技術的淘汰而無法識讀，因此，在對電子文件實施載體保護的基礎上，采取各種手段延長電子文件的技術生命，克服技術淘汰對電子文件長期保管的阻礙，是電子文件管理的一大難題。目前，延長電子文件技術生命的主要手段如下：

(一)保存過時的電子文件生存環境

將形成電子文件的軟件、硬件平臺連同電子文件一起保存，是對付技術淘汰，維護文件有效性最原始的辦法。由于是在其原生環境中識讀，無需遷移環境或轉換格式，文件信息不會失真，文件處理的各種功能也都能得到完整的保留。但這種方法具有致命的缺點：要將不同時期、不同技術背景下的電子文件軟、硬件平臺都完整地保留下來決非易事，需要建立一個龐大的軟、硬件“博物館”，一方面它必須收存生成電子文件的所有硬件設備，而這些硬件設備的保存受到物理生命的限制，不可能長期存留；另一方面它要收存所有設備的驅動程序、各種版本的操作系統、數據庫系統。

(二)仿真

仿真是在新的軟硬件平臺之上，通過運行某種仿真軟件來“虛擬”舊的技術平臺，從而使舊技術平臺上生成的電子文件能夠在新的軟硬件環境中識讀、處理。仿真軟件作為識讀、處理舊文件的工具，其功能是實現舊技術平臺向新技術平臺的“影射”。顯然，通過仿真軟件可以很方便地運行舊電子文件，而無需實際配置舊的技術環境。但是仿真軟件的開發難度很大，代價很高，每一個仿真軟件只適用于特定的新、舊平臺，兼容性較差，隨著軟、硬件的不斷升級，仿真軟件也必須隨之升級，以適用于新的技術平臺，而對仿真軟件升級維護代價相當昂貴，據專家估算，開發仿真軟件的費用將超過反復遷移費用的總和，另外仿真軟件不可能百分之百地模擬出當初的技術環境，在仿真軟件上識讀舊電子文件可能喪失部分功能，出現信息失真。

(三)遷移

延長電子文件技術壽命的遷移，是將電子文件從過時的軟硬件平臺向新的軟硬件平臺的技術性遷移，這種轉移通常伴隨著文件格式的改變或版本的升級。遷移依靠運行于新技術平臺上的應用軟件來實現。通常，升級后的應用軟件具有一定的向下兼容性，即能夠打開前幾代版本生成的文件，這些舊文件在升級版系統中打開并重新存儲后，便完成了電子文件向新技術平臺的遷移。一些情況下，由于電子文件的文件格式已遭淘汰，還需要采用適當的轉換工具將舊格式的文件轉換成新的、通用的或標準格式文件。

(四)轉換成硬拷貝

轉換成硬拷貝又稱再生性保護，是指將技術過時的電子文件信息適時地轉移到縮微品或紙質媒體上。由于作為硬拷貝輸出的縮微品或紙質件壽命較長，無需用計算機軟硬件來讀取，因此，該方法具有對信息的固化定格和“一勞永逸”的優點。但該方法僅適用于二維的平面圖文，音頻、視頻等多媒體文件、結構化的數據庫文件和超文本文件等都無法轉換成硬拷貝。

三、結束語

總之，上述保管策略，分別從外部環境和內部技術來探討，在實際工作中，應針對不同的電子文件選用不同的載體，對其進行定期的抽查與檢查，以保持電子文件的長期有效性。