新時期高校檔案用戶需求探討

摘 要：檔案用戶需求研究是高校檔案學科的重要內容。開展用戶檔案需求研究是提高高校檔案理論研究水平重要環節，也是發展高校檔案事業的重要措施，本文就此做一探討。

關鍵詞：高校檔案 用戶需求

[中圖分類號]：K825.4 [文獻標識碼]：A [文章編號]：1002-2139(2010)-20-0207-01

高校檔案管理工作要以充分滿足各類檔案用戶的需求，提高檔案利用率為根本的工作目標，因此，高校檔案管理部門應加強對檔案用戶需求的特點和規律的研究，探索滿足各類檔案用戶需求、提高檔案利用率的途徑和方法，從而提高檔案管理的整體水平。

1、把握高校檔案用戶的心理。一般來說，高校檔案用戶經常表現出來的正常心理有：（1）求快心理。許多用戶都希望檔案部門能迅速滿足他們的查檔需求，較快地得到所需的檔案信息。（2）求全心理。科學研究必須掌握某一問題的全部材料，因此科研人員在檔案利用中的求全心理較為明顯。（3）求便心理。所有用戶都希望能夠以最簡潔的方式獲取信息態，尤其是一些領導者，他們希望檔案部門能簡潔、快捷地選擇他們所需的檔案信息。（4）信任心理。用戶在工作生活中遇到許多問題，他們確信檔案部門有能力幫助他們解決。只有通過對各類檔案用戶心理的剖析，探索滿足用戶需求的對策，才能提高檔案服務工作效率。高校檔案部門工作人員要端正服務態度，提高服務質量，隨時滿足用戶的需要。檔案工作者良好的服務態度與用戶融洽的感情交流，是促使檔案用戶需求順利得到實現的重要途徑。

2、注重服務形式的多樣化。第一，服務對象多元化。對檔案信息服務部門來說，用戶的范圍不只限于學校師生，也應擴大到政府及相關部門、一些專門的科技機關、企業、民間團體等。第二，服務形式互動化。要通過檔案利用者自身的參與，使他們進一步了解檔案工作的流程、內容及方式，為他們今后能更進一步的利用檔案信息資源積累一定的業務素養。第三，服務內容特色化。提供檔案信息服務要要注重服務特色，即根據用戶特有的身份和所求的信息特征提供與之相應的特色檔案信息內容服務。第四，服務方式個性化。個性化服務是指一種能滿足用戶個體需求的服務方式。檔案信息資源的個性化服務措施，歸根到底是根據用戶利用檔案信息的行為特征、習慣和用戶的需求做出的。因此，檔案資源的個性化服務是以檔案用戶的需求為依據和核心的。最后，服務手段現代化。在信息時代，檔案用戶所需檔案信息量要大、速度要快、效率要高，這就需要檔案部門加快檔案管理現代化的建設，特別是計算機技術、網絡技術和通訊技術的引入。

3、建立高校檔案用戶需求的評價體系。第一，評價高校檔案用戶需求，應從學校管理、教學、科研信息系統的整體來研究。主要指標有：高校檔案用戶個人特點、用戶需求的種類及數量、用戶最適用的檢索途徑和手段、用戶獲取檔案信息的常用方法等。第二，通過有效預測和分析，重點掌握高校檔案用戶需求的內容、原因和規律，為有效組織檔案利用工作提供參考性信息。高校檔案室要根據本校的實際，對用戶將來或近期出現的需求作客觀的預測，編研出有針對性的、用戶急需的和有價值的專題信息資料，并為做好檔案利用工作準備必要的條件，同時應符合學校的實際和方便用戶的檢索工具體系，并逐步實現檢查檢索自動化等。

4、加強檔案用戶調研工作。檔案用戶調研工作就是根據檔案工作的目的和要求，在廣泛收集和積累有關用戶對檔案信息的各種反映，以及進行實地調查和考察的基礎上，運用科學的分析研究方法，通過分析、對比、判斷與綜合等邏輯思維過程，提出相應對策與措施的一項工作。直接調查法：直接調查法是必須有用戶本身參與的調研方法。其優點是調查面廣，所處信息比較詳細、具體、可靠；其主要缺點是需要用戶響應，因而有時對調查的答復率不高。間接調查法：是用戶不直接參與調查活動的一種方法，一般利用用戶使用檔案后留下的各種記錄和與用戶有關的資料為媒介來分析用戶及其檔案要求。與直接法相比，間接法不需用戶響應，也不受時間空間限制，隨時都可以靈活地進行。

5、加速檔案信息網絡環境建設。第一，加快檔案信息網絡基礎設施建設。一方面，通過改進現有的網絡結構、提高網絡利用率等措施，不斷提高網絡通訊的穩定性和信息通訊速度。另一方面，在現有信息網絡基礎上，繼續擴大檔案信息網絡的延伸范圍。第二，加強檔案信息組織工作。檔案信息組織是檔案信息方便利用的前提，因此，要制定統一的檔案信息分類及各種組織標準，加大檔案信息尤其是網絡檔案信息的組織力度，為檔案信息資源利用創造一個便利的環境。第三，加大檔案信息的監控力度。檔案信息是帶有權威性的信息，它的真實性將影響到用戶對其的公信力。為此，要制定有效的約束規定，加大監控力度，從而創造一個凈化的、權威的信息環境。第四，深化服務。對于檔案信息資源服務部門來說，其服務應該是多層次的，既要能滿足普通用戶的需求，又要能滿足特殊用戶的需求，提供深層次的、個性化服務。此外，用戶的需求和偏好是不相同的，為用戶提供服務時，不能采用統一的服務模式，這就要求在構建服務平臺時，應注重多種服務模式配合。

總之，用戶的檔案需求是檔案工作系統建設和檔案服務工作的出發點和依據，滿足用戶的檔案需求，是檔案工作的目的和歸宿，也是衡量檔案工作系統性能和服務效果的主要尺度，更是高校檔案工作存在的主要意義，因此，必須把此項工作作為高校檔案工作的重要環節來充分認識與實踐，有的放矢地研究用戶需求心理，提高檔案利用工作的整體效益，最終促進高校整體、和諧發展。

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