Excel在事業單位固定資產管理中的應用研究

[摘 要]事業單位固定資產管理是財務管理中的一個重要組成部分。針對當前事業單位固定資產管理捆綁軟件的局限性、專業管理軟件與一般工作人員可操性的突出問題，運用Excel軟件對事業單位固定資產管理進行了實踐性探討和研究，提出了詳細的實施方法和步驟，并取得良好效果。

[關鍵詞] Excel軟件;事業單位;固定資產;管理

doi : 10 . 3969 /j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 14. 005

[中圖分類號]F232;F810.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)14- 0013- 03

事業單位固定資產是指事業單位占有或者使用的單位價值在規定標準以上，使用年限在一年以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。它是事業單位開展各項業務活動的基本條件，也是事業單位賴以生存發展的物質基礎。隨著我國2006年《事業單位國有資產管理暫行辦法》的正式實施，我國事業單位固定資產管理進入了一個全新的歷史階段[1，2]。但是在信息技術和會計電算化不斷發展的今天，如何利用信息技術和相應軟件，規范和強化事業單位固定資產管理，進一步提高管理效率，實現國有固定資產保值增值總體目標，是一個亟需解決的問題。

一、事業單位固定資產管理軟件概況

目前在市場上能實現事業單位固定資產管理功能的軟件很多、很雜。如有與財務軟件捆綁在一起的管理軟件，也有自成一體的專業管理軟件。然而這類與財務軟件捆綁在一起的管理軟件，存在一定的使用局限性，很難實現固定資產數據庫的共享;而那些專業管理軟件價格不菲，操作專業性較強，一般的工作人員難以掌握它。Excel是大家平常工作中比較熟悉的軟件，是美國Microsoft公司開發的Office辦公軟件的一部分[3]，它具有強大的數據處理和數據分析功能，既能單獨運行，也能與Office其他組件部分相互調用數據，進行數據交換，成為財務、會計和審計人員工作中不可缺少的工具軟件，但在實際工作中Excel軟件的強大功能沒有并被多數使用者完全認識和掌握[4]。運用Excel建立數據庫，實現事業單位固定資產的管理，不僅適用范圍廣、操作簡便，而且信息傳遞靈活，實現了固定資產數據共享。

二、運用Excel實現事業單位固定資產管理實施步驟

現結合本單位工作實踐簡要介紹Excel軟件在事業單位固定資產管理中的實際應用。

1.建立事業單位固定資產檔案卡片

事業單位固定資產項目種類很多，日常的管理和核算工作量非常繁重，運用Excel軟件來建立事業單位固定資產檔案卡片來代替傳統的固定資產明細賬可減少財務人員繁重的工作量。事業單位固定資產檔案卡片指按事業單位固定資產項目開設，用以進行固定資產明細核算的賬簿。在事業單位固定資產檔案卡片中，除了列明固定資產編號、類別、規格型號、數量、計量單位、啟用日期、詳細配置等之外，還應設置使用部門、折舊方法、保管人員、存放地點、備注等記錄。具體實施過程如下:首先打開Excel軟件，根據固定資產的基本信息設置出如圖1所示的卡片格式。

2.制訂各類固定資產明細表格

首先設定如圖6所示的明細表格式。

其中“卡片編號”、“固定資產名稱”、“數量”、“原值”、“開始使用日期”、“保管部門”等需填入的內容與固定資產卡片上的內容完全一致，可以使用INDEX(reference， ROW())這樣的公式實現資源共享，將上面的明細表內容還原成公式形式，如圖7所示。

以此類推，利用電子表格的復制功能和自動填充功能，利用拖拽的方法，將公式復制到各欄的其他行，從而進行數據的成批錄入，省略了大量繁重的錄入工作。根據各事業單位不同的需求，利用以上公式，還可以做出固定資產清單、固定資產總表、固定資產匯總表等一系列表格。這樣運用三維地址引用生成的表格，設定好公式后，可自動計算出各類固定資產的匯總數據，并保持數據處理結果的動態更新，既快捷又準確。

三、運用Excel實現事業單位固定資產管理的優點

運用Excel軟件進行固定資產管理，在備份文件、打印以及安全性等方面具有很多優點。首先，備份的文件可以在任何裝有Office辦公軟件的計算機上打開，這樣就大大方便了使用者，在沒有專業軟件時也能看到數據[5];其次，在打印方面，數據的字體和字號大小，行或列的寬度，可以隨意調節，令整個表格整齊、美觀，還能給數據定義不同的顏色，便于查閱修改;最后，在安全性方面，各類數據表格可以設置密碼，在不知密碼的情況下只能查看到數據，不能隨意修改數據，提高了事業單位固定資產管理的安全性。

主要參考文獻

[1]中華人民共和國財政部.財預字[1997]286號——事業單位會計準則(試行)[S] . 1997.

[2]中華人民共和國財政部.財預字[1997]288號——事業單位會計制度[S] . 1997.

[3]劉克勝. 淺析Excel函數在固定資產管理中的應用[J].齊魯珠壇，2007(2):34-37.

[4]汪漢榮，景秀.用Excel實現固定資產管理[J].農業網絡信息，2005(10):93-95.

[5]宋燕，劉丹. Excel 實用財務系統設計[M].北京:電子工業出版社，2007.