淺談群眾文化藝術檔案管理及利用

一

檔案從收領到整理，從鑒定到保管，最終貴在利用。檔案是利用的基礎，利用是檔案的生命。而檔案的有效利用程度無疑取決于收集、整理、鑒定、保管各個環(huán)節(jié)的細膩工作與否以及檔案利用過程中的積極探索實踐。如今，藝術檔案的廣泛利用已涉及到文化事業(yè)發(fā)展的各個方面，藝檔作為儲存交化知識的載體、文化發(fā)展史的記錄和文化建設事業(yè)的組成部分，已成為越來越多人的共識。當然每一事物都有它的特殊性。就我們區(qū)級文化館而言，藝術檔案的利用價值更多體現(xiàn)在于創(chuàng)辦活動、等級考評、職稱評定等諸方面。這就形成了文化事業(yè)單位對藝術檔案收集、整理、保管等環(huán)節(jié)中的特定要求：一是要求內容完整性。一般檔案多為保存結果和粗略過程，而藝術檔案中的藝術活動類則十分強調內容完整性，尤其要注意到細節(jié)、甚至刨根問底。如組織一次地方特色的古詞演唱，不僅要記載這次演唱會的時間、地點、人員、效果，而且也有必要借此機會記載古詞演唱這種形式的起源、演變和發(fā)展。二是要求分類明朗化。在我們文化館，藝術檔案被分成若干大類，然后再細分屬類，如：A館務類；B活動類；C個人類；D財會類；E基建設備類等屬于大類。A大類下設2個屬類：A1行政管理類，A2黨群工作類。B大類下設6個屬類：B1文學戲曲類，B2音樂舞蹈類，B3美術書法攝影類，B4綜合活動類，B5其它活動類，B6非物質文化遺產。C大類以每個人設屬類。D大類包括財會歷年來的賬單、發(fā)票等。E大類下設3個屬類：E1建造房屋有關材料，E2房屋普查登記有關材料，3設備添置有關材料。A1行政管理類，因包含內容較廣泛，故下設：A1—1和本單位業(yè)務活動有關的文件、函件，A1—2工作計劃與總結，A1—3考核評比材料，A1—4工作交流材料，A1—5群眾團體活動材料，A1—6其他與本單位業(yè)務活動有關材料。這些類別的細分不僅要求檔案工作要過細，而且要求目錄表注釋詳盡明確，很多目錄標題下面需要一大串注解。因為有很多藝術品（攝影、書畫等）和文藝活動都是用藝術語言命名的，這種標題不大容易使人一目了然。三是要求整理靈活性。許多檔案是裝訂型的，但藝術檔案的大部分門類則要求采用“夾頁型”，理由有三：①活動的形式有補充的可能。特別是傳統(tǒng)性的活動，它可能會牽涉到更多的人和事，可能會追溯到以前更遠的時間；②活動的時間拖延性很大。如全國性和省里組織活動全程往往需要很長時間，獲得一張證書有的要拖上一年半載。③藝檔在利用過程中隨時需要抽用和復印。

每一事物都有其自身的特色，而有特色地開展工作便是提高該事物效能的根本。為使藝術檔案更好地為本單位服務，使其利用效能進一步提高，本人對藝術檔案工作有一些思考并在實踐中作了嘗試。

二

堅持“隨記法”，為藝術檔案的有效利用提供寶貴的原始素材

人的記憶力是有限的，常言道：“好記性不如爛筆頭”。一般的檔案往往是采取“搜集”和“回憶”的方法集成的。這給藝術檔案的準確性和完整性帶來很大的影響。為提高藝術檔案整理的效率與質量，我常備了一本“隨記本”，隨身攜帶。每逢活動，從一開始到結尾都盡可能的記下來，看似象“流水帳”，或象“小事記”，點點滴滴，多多益善。我把這種方法稱之為“隨記法”。養(yǎng)成了這種習慣以后，檔案整理起來就方便、及時了。活動一結束，我根據(jù)“隨記本”，再綜合各方面插集的材料，在較短的時間里就可形成“夾頁式”檔案。然而，我也不輕易丟掉“隨記本”，而是把它作為“特殊檔案”保存起來，因為我在實踐中發(fā)現(xiàn)它還有著特殊價值，即除了編制檔案之外，它的某些“余量”還可利用。如一項大獎賽過后，我們檔案收編的大多是獲獎作品和獲獎人員名單。殊不知很多作品雖未獲獎，但其中不少演員的表演卻是不錯的，這在我的“隨記本”里往往會有記錄。我們搞群眾文化，非常需要來自各條戰(zhàn)線的群眾演員。在好多次活動物色演員時，我的“隨記本”就派上用場了。此外，還有不少單位為編寫創(chuàng)建文明單位材料、許多人在高考和招工中為收集反應自己特長的材料，也是在我的“隨記本”上找到了“證據(jù)”。

規(guī)范“雙重制”，為藝術檔案的有效利用提供準確的實用資料

單位藝檔與個人藝檔雙管齊下，我稱之為“雙重制”。“雙重制”檔案整理、編制的難度在于量大且繁瑣。區(qū)一級的文化活動大多具備一定的規(guī)模，本館工作人員三四十號人均需參與其中。活動過后，除了編制單位藝檔之外，還得做許多個人檔案，專業(yè)不同，材料繁雜，有時復印件就一大堆。盡管如此，我認為個人藝檔非常重要，只有同時做好“雙重制”，才能保證整個藝術檔案的完整性。

“雙重”檔案的利用價值集中體現(xiàn)在個人職稱評定和職稱人員的人事關系調動方面。在評定職稱中個人藝檔無疑是申報者的原始證據(jù)。一份詳盡的個人藝檔目錄表，不僅給上級主管部門確定推薦意見提供依據(jù)，而且也給審批部門提供了依據(jù)。個人藝檔中的原始材料既方便個人申報職稱，又為從職人員的工作調動提供了依據(jù)。個人藝檔是一個文藝工作者火紅人生的記載。藝檔跟著人員走，什么事情都清楚。

實踐中，我認為做好“雙重”藝檔工作應注意三個方面：一要及時。每項活動結束都應將材料及時整理收編，即使加班也要把事情辦了，拖下來往往會出現(xiàn)遺漏；二要準確。尤其是在一些細節(jié)上不能有誤。比如在獲獎等級上容易混淆：證書上原來字體不規(guī)范又遇見筆劃脫落，“二等獎”就變成了“一等獎”，或是證書在復印中產生誤差。解決這些現(xiàn)象的辦法也是很簡單，即在個人藝檔中把目錄表上的字體規(guī)范起來，比如把“二等獎”寫成“貳等獎”等等；三要齊全。檔案工作者要有較強的事業(yè)心與責任感。做到齊全無非就是在“勤”字和不厭其煩上下氣力。對經常碰到的“一證件反映多人成績”等情況，作為檔案工作者應細心對待，區(qū)分不同專業(yè)和類型，復制各種印件，及時充實個人藝檔，盡可能在齊全上不留遺憾。

采用“列表式”，為藝術檔案的有效利用提供全面的匯兌資料

為了能夠及時準確的提供綜合性材料，我采用了“列表式”的做法，即把單位的實績用統(tǒng)計表的方法表現(xiàn)出來。

“列表式”首先是制表。需要制作一份能全方位反應情況，又能隨時擴充內容的表格。然后是及時填表，盡量縮短時差關系。再次是備份，為了及時反應情況，便于利用，一般情況下，需要備有雙份表，隨時可拿出一份。

“列表式”用途廣泛。每遇年度考核少不了，每遇單位匯總情況少不了，每遇展覽報捷少不了，尤其是單位等級考評時用處特別大。

“列表式”試行幾年，取得了較好的效果。

三

探索藝術檔案有效利用的范圍很廣，內容很豐富，跨度也很大。回顧幾年工作實踐，感到許多方面還有待于提高。求得共識和藝檔工作者不斷努力。

首先需要擺正“利用觀”。這里有三個實際問題：一是不要“待到利用時方知重要性”，尤其是加強領導，增加投入，不斷增添更新藝檔設施設備；二是需要更多的人參與藝檔工作。文化單位大部份人員都是各項活動的組織者，絕大部分人員都有個人藝檔，如果每個人都能自覺及時把資料送交藝檔室，就有可能避免遺漏；三是藝檔工作者不能只是單純地利用而疏忽整理，否則會偏廢藝檔。

其次需要科學管理藝檔。檔案的保管是門科學，有硬件方面的要求，也有方法上的要求。作為單位藝檔工作者有必要根據(jù)單位實際情況提出更新設施設備的計劃，并按科學的方法去整理和保管檔案。

第三需要對藝檔工作者加強現(xiàn)代信息技術培訓。現(xiàn)在已進入信息時代，檔案工作者不僅要具有基礎的文化科學知識、豐富的檔案專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術，熟練運用電子計算機及現(xiàn)代化通訊設備來進行檔案管理。因此，必須下大力氣，開展現(xiàn)代信息培訓，造就具有現(xiàn)代檔案管理意識和現(xiàn)代檔案管理技能的檔案工作人員。這是推進文化館藝術檔案管理進程的一項關鍵性工作。

藝術檔案與其他檔案相比尚屬“年輕”，但已茁壯成長，且具規(guī)模。豐富和完善藝術檔案，需要時間，更需要人們不懈地努力，希望能在《浙江檔案》等刊物中學到更多的有關藝術檔案工作方面的見解和經驗。