集團企業全面財務監控的技術支撐:財務信息共享與集成問題研究

[摘 要]集團企業是一個多層次多系統的復雜結構，其全面財務監控高效實施的前提條件是其內部系統及總分機構之間實現高質量的財務溝通。本文在闡述集團企業全面財務監控的基礎上，全面探討了集團企業全面財務監控的財務信息共享與集成的必要性和可行性，并提出具體實施方案。

[關鍵詞] 集團企業;財務監控;財務信息;共享;集成

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 10. 010

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)10- 0023- 03

近年來，國際化、信息化、網絡化成為企業取得競爭優勢的主要支撐，特別是隨著科技的飛速發展，其對企業競爭的方式和企業競爭的激烈程度產生的影響更是與日俱增。在如今這樣高度信息化的時代，集團企業依靠通訊技術、信息技術、網絡技術，打破了原有企業各系統的工作流程慣例和總分機構的地域限制，加強了企業內外部資源的可利用性，增加了企業的產品和服務對象的可拓展性。基于這種形勢，集團企業全面財務監控的實施更是對企業決策思維方式的轉變:從傳統封閉的縱向思維方式向橫向、開放的思維方式轉變。一個集團企業的財務監控不僅要考慮某個獨立企業內部的業務流程，更要從集團企業的整體出發，進行全面的監督和控制，實現信息的共享與集成，以客戶的需求驅動企業的運營，獲得柔性、敏捷的市場響應能力。

一、集團企業全面財務監控和信息共享與集成

集團企業全面財務監控高效實施的前提條件是其內部各系統及總分機構之間實現高質量的信息溝通。集團企業的各內部系統及總分機構只有實現了高質量的信息傳遞和共享，才能使財務監控成為真正意義上的全面監控，保證企業的財務信息在傳遞過程中不失真，從而及時發現問題并更快地分析和解決問題，實現低成本高效率的企業運營與資產利用水平，開發出新的產品和市場，最終實現更好地為客戶服務的目的。

(一)集團企業全面財務監控

集團企業的財務監控不應該只是一個僅僅涉及財務的狹小范疇，而應該是一個綜合的概念，要把戰略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環境等一并來考慮，即要認識到現代企業中財務管理的廣泛性，樹立全面財務監控概念，使之成為一種管理哲學。首先，要做到內容與方式上的全面監控。不僅要著眼于企業財務的監控，而且要注重從企業戰略的高度審視企業財務監控。同時，還要注重采用多種方法和技術，包括科學的組織管理工作、各種專業技術、數據統計方法、成本分析等。其次，要做到全過程控制。要把財務監控作為核心貫穿到企業業務流程的管理中，即從市場調查、產品開發、生產、檢查、倉儲、銷售一直到售后服務的各個環節都要進行財務監控，不但要生產出物廉價美的產品，而且要為企業的戰略規劃服務，實現企業價值最大化。最后，要做到全員性。即企業全體員工包括企業高管、工程技術人員、一般管理人員和一般企業員工等都要參與到全面財務監控中，并各司其職對財務監控負責。為此，要在企業中通過培訓教育制造良好的企業文化氛圍，改變企業文化和管理形態，制定企業人、事、物及環境的各種標準，保持信息的通暢，以人為本，充分調動各級人員的積極性，推動全員參與。

(二)信息共享與集成

在如今這樣高度信息化的時代，信息已經成為企業生存和發展的重要資源。為了在市場中獲得更有利的競爭地位，企業必須重視信息在企業運營中的巨大作用。集團企業是一個多層次多系統的復雜結構，信息是其內部各系統及總分機構之間密切聯系、協同工作的“黏合劑”。然而，在傳統的財務監控模式下，集團企業的內部各系統及總分機構相對獨立的各自決策和運營，無法共享戰略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環境等信息，導致對一些涉及全局性、戰略性的財務監控問題的解決乏力，集團企業的整體運作效率得不到充分提高。在舊有的信息溝通模式下，其信息溝通主要通過電話、傳真、普通郵件等途徑進行，雖然能在一定程度上實現跨越時空的界限，但是，使用成本高，信息處理的數量和內容有限，信息傳遞的速度不夠，滿足不了集團企業整體運營的要求。因此，為了實現集團企業的目標，必須通過適時信息的不斷傳遞，一方面進行縱向的上下級的信息傳遞，把不同層次的經濟行為協調起來;另一方面進行橫向的信息傳遞，把各分支機構、各部門、各崗位的經濟行為協調起來，通過信息技術處理人、財、物和產、供、銷之間的復雜關系，這樣，集團企業就有了一個信息共享與集成的問題。

二、全面財務監控中信息共享與集成的必要性

集團企業在高度信息化的時代，更多面對快速變化的動態市場。在這樣不確定的市場環境下，為了實現集團企業的全面財務監控，信息的共享與集成尤為重要。

(一)信息共享與集成促成財務監控作業的全局觀

財務監控作業是合理確保企業經營效率效果、財務活動可靠性和企業戰略規劃遵循性的一種監控活動，圍繞著這種監控活動的是企業財務信息溝通系統，這些信息系統使得企業內部的員工能夠獲取和交換他們所需要的信息，以指揮、管理和控制企業的運營。為此，企業的財務監控作業一般可以劃分為3個步驟:(1)衡量實際績效;(2)將實際績效與標準進行比較;(3)采取管理行動來糾正偏差和不足。績效標準的制定與實際績效的衡量是財務監控的起點，績效的比對是財務監控的過程，糾正偏差和不足是財務監控的手段，最終的目的就是使整個集團企業的財務活動處于高效和諧的狀況，其中任何一個步驟或者幾個步驟低效率或不作為都會極大地影響財務監控作業的有效性。在傳統的管理模式下，由于集團企業各總分機構甚至其內部各系統之間沒有充分的信息共享和交流，從財務信息的采集、傳遞和分析到財務信息的處理和反饋都不夠準確及時，監控常常處于各自為政的狀態，這樣的集團企業財務監控就缺少了必要的全局性，甚至帶有很大的盲目性。然而，在信息共享與集成的全面財務監控模式下，集團企業的計算機技術得到廣泛使用，財務監控部門和人員就可以適時地獲得統計報告來衡量企業的實際工作績效，這種報告不僅有計算機輸出的文字文檔，還包括多種線性圖、直方圖、數值展示等便于理解和分析的多種方式。這種統計報告不但可以清楚有效地顯示各種數據之間的關系，而且可以使得績效的實際狀況與標準狀況能及時地比較，準確有效地反映其中的異同，使得接下來的糾正偏差和不足的管理行動更為有效。因此，借助信息共享與集成，集團企業的實時共享戰略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環境信息，可以避免各系統和總分機構出現財務監控的脫節和失誤現象，從而保證集團企業的整體利益。

(二)信息共享與集成減少財務信息溝通的失真

綜上所述，企業的財務監控作業一般可以劃分為實際績效的衡量、將實際績效與標準進行比較以及采取管理行動來糾正偏差和不足這3個步驟。這3個步驟中不管是績效的衡量比較，還是行動的糾正偏差歸根結底都離不開財務信息的溝通。財務信息溝通是一個比較復雜的過程，財務信息溝通過程始于被傳遞的信息。信息被轉化為信號形式，并通過媒介傳遞至接受者，由接受者將收到的信號再轉譯過來。在整個信息傳遞過程中容易發生遺漏、失真，傳遞環節越多，傳遞時間越長，遺漏就可能越多，失真也就可能越嚴重，必然影響企業信息的有效溝通和正確使用。減小這種財務監控失真效應的有效方法是在集團企業內部共享財務信息，即為集團企業的各個系統和每一個成員企業提供有關戰略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環境的全部財務信息。集團企業的各內部系統和總分機構之間都可以使用全部的財務數據來進行適時和更加準確的績效衡量比較，并能及時針對發生的問題，分析問題，找出問題根源所在，然后采取恰當的管理行動來對出現的問題進行改正，這樣就可以有效減少由于財務信息溝通不善而帶來的財務監控失真。因此，通過信息的共享與集成，集團企業的財務信息就可以被及時、準確、完整地收集，并使這些信息以適當的方式在集團企業相關系統以及總分機構之間進行及時傳遞，有效溝通和正確應用。

三、集團企業全面財務監控中信息共享與集成的可行性

集團企業內部各系統及總分機構之間實現高質量的信息溝通是其全面財務監控的前提條件，因此信息傳遞和信息處理能力就決定了集團企業全面財務監控的水平。如何方便地在財務監控部門和人員之間高效地進行信息傳遞就成為集團企業的領導和員工共同關心的問題。由于信息需要一定的載體和方法才能實現有效的傳遞，在計算機沒有成為主要的財務監控的支撐工具之前，實現信息傳遞的最好方式是通過紙張作為載體，利用通知、文件、信函、傳真、報告等方式在不同的財務監控部門和人員之間進行。這種傳統的以紙張為載體的信息傳遞與處理方式效率很低，這種方式不但需要花費相當多的人力、物力來完成信息的處理、組織、存儲和查詢檢索，而且很大程度上降低了集團企業對財務事件的響應速度，給企業的運營帶來了極大不利。隨著計算機技術的廣泛應用，企業信息化的不斷發展和進步以及企業信息平臺技術的日益成熟，使得集團企業財務信息的共享與集成成為可能。

一方面，企業信息化的不斷發展和進步，使得企業全面財務監控的信息溝通更為便利。從20世紀90年代開始，企業資源計劃(Enterprise Resource Planning，ERP)系統的迅速傳播和廣泛應用，企業的信息和業務都實現了高度的集成;業務流程重組(Business Process Reengineering，BPR)使企業領導人逐漸認識到把企業的組織結構與主管人員的相關業務目標和績效激勵機制結合起來，可獲得效益;以及這些變革背后的主要推動力——跨職能部門團隊的協作，都推動企業財務管理朝著更加一體化的方向發展，并不斷從直線型財務管理向網絡型財務管理轉變。技術的進步以及計算處理成本的降低，加快了全企業范圍的業務處理。特別是高級計劃排程(Advanced Planning and Scheduling)系統、物流信息系統(Logistics Information System)、知識管理(Knowledge Management)、數據倉庫(Data Warehouse)、數據挖掘(Data Mining)等管理信息技術的相繼問世使得企業在內部管理上從計劃、組織、領導到決策和控制，都從企業資源計劃的基礎上更上一層樓，在有限的資源上合理、有效、及時地開展各項業務。

另一方面，在知識經濟時代，為實現企業資金流、物流和信息流的融合，及時對外部環境、客戶、供應商的變化做出反應，企業應利用計算機網絡技術和信息管理軟件構建企業信息平臺，奠定了集團企業全面財務監控的信息溝通基石。企業信息化平臺建設的關鍵在于信息的共享與集成，即實現將關鍵的準確的數據及時地傳輸到相應的決策人手中，為企業的各種運作決策提供數據支持。這樣，通過共享與集成的企業信息化平臺，整合單證管理系統與檔案管理系統、業務流程分析和監控系統、信息采集與信息統計及分析系統、投資風險預警系統、新型財務管理系統，由計算機網絡系統收集企業各監控點的信息，實時地向財務監控執行者提供監控報告，包括監控對象的圖像、數據、聲音、控制標準及差異等信息，幫助企業管理人員及其他員工實時掌控企業的財務狀況，財務監控的執行者可對信息及時做出反饋和處理，可以強化企業全面風險管理能力。

因此，在計算機廣泛普及和企業信息化水平日益提高的情況下，通過在集團企業內部建立集團企業信息平臺，把數據庫系統、文件系統和業務應用系統集成起來，讓財務監控流程中的各個環節的信息，包括戰略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環境信息，實現信息共享，既實現了集團企業財務監控內容和方式的全面性，也為財務監控的全過程控制奠定基礎;通過提供透明的訪問接口，保證其分支機構和內部系統在適當的時刻能夠獲得需要的信息，為各級管理人員提供可靠的決策依據，進一步實現集團企業全面財務監控的全員性。

四、全面財務監控中信息集成共享的實施

實施全面財務監控的集團企業在構建財務管理信息系統時，要正確處理各種關系，并充分考慮各種因素的影響程度。根據集團企業所處環境、自身條件和運營策略，建立一種現代企業的財務管理信息系統，這包括企業財務管理理念、方式和手段的轉變，它將產生新的深層次變革。一般企業可以通過高速數據專用線連接到Internet骨干網中，通過路由器與自己的Intranet相連，再由Intranet內主機或服務器為其內部各部門提供財務信息服務。

為實現基于Internet/Intranet的全面財務監控信息集成共享，需要集團企業充分利用Internet和Intranet建立3個層次的財務管理信息系統。

(一)外部信息交流

集團企業首先應當建立一個Web服務器。通過Internet，一方面完成對集團企業在不同地域的總分機構、分銷代理、合作伙伴的財務信息溝通與控制，實現對重要財務信息及時收集和數據的整理;另一方面可以實現集團企業的適時財務監控，在網上進行籌資投資、采購銷售、現金控制以及其他金融交易的監控。這一層的工作主要由企業外部的Internet信息交換來完成。

(二)內部信息交換

集團企業的財務管理信息系統的核心是企業的Intranet，因為企業的事務處理、信息共享、協同計算都是建立在Intranet上的，要與外部交換財務信息也是以Intranet組織的財務信息為基礎的。因此，企業建立了硬件框架之后的關鍵工作就是要決定在Intranet上共享財務信息的組織形式。財務信息處理系統主要完成數據處理、狀態統計、趨勢分析等任務，大部分都可以由企業部門內部獨立的個人計算機應用系統組成，主要涉及企業內部所有部門的業務流程。它們所處理的信息是企業內部Intranet財務信息共享的主要對象。

(三)信息系統的集成

在共享與集成的財務監控環境下，要實現企業內部獨立的信息處理系統之間的財務信息交換，就需要設計系統之間信息交換的數據接口。以往企業各部門的信息之間往往由于系統結構、網絡通訊協議、文件標準等環節的不統一而呈現分離的局面，而通過Internet的“標準化”技術，Intranet將以更方便、更低成本的方式來集成各類財務信息系統，更容易達到財務數據庫之間的無縫連接，使企業通過財務信息管理系統使內外信息環境集成為一個統一的平臺整體。

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